El proceso de habilitación de facturación electrónica en Colombia tiene varios pasos que debes realizar en su totalidad, sin importar si tienes una micro, pequeña, mediana empresa o si eres gran contribuyente.
Esto se debe a que la facturación electrónica es un procedimiento de tipo informático que se encarga de soportar la venta de servicios o bienes, siempre y cuando las facturas cumplan las condiciones y el control de la información que exige la DIAN.
Regulación procedimientos y requisitos de la facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica en Colombia se encuentra regulada por medio del Decreto 2242 de noviembre de 2015. Fue expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se encuentra recopilado en los Artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria (DUT) 1625 de 2016, y en este se indican las condiciones de expedición e interoperabilidad de la facturación electrónica.
Resolución de procedimientos y requisitos de la facturación electrónica
A lo anterior se suma la Resolución 000019 de 2016, que se modificó con las Resoluciones 000055 de julio de 2016 y la 00001 de enero de 2018, en las que están los requisitos y procedimientos que deben realizar los interesados en facturar electrónicamente.
Procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente
Todas las personas jurídicas, como naturales, que estén interesados en facturar electrónicamente pueden optar por alguna de estas dos opciones que te mencionamos a continuación.
- Utilizando tu propia solución de facturación electrónica, ten presente que en este caso el obligado a facturar electrónicamente es quien diseña su herramienta.
- A través del uso de una solución de facturación electrónica, diseñado por un proveedor tecnológico que se encuentre previamente autorizado por la DIAN.
Una vez hayas decidido alguna de estas dos opciones debes iniciar tu proceso de habilitación, para facturar electrónicamente, ante la DIAN, esto quiere decir que tanto los obligados como los voluntarios para facturar de manera electrónica deben suministrar diferentes datos para el registro, así como la información de su proveedor tecnológico, luego deben gestionar otros requisitos de manera obligatoria para poder generar facturas electrónicas.
Pruebas tecnológicas de facturación electrónica
La finalidad de las pruebas tecnológicas de facturación electrónica es demostrar que el software que has elegido o que has creado cumple con todos los requisitos técnicos de generación, validación previa entrega, recibo y rechazo o aceptación.
Registro del facturador electrónico
En este paso debes diligenciar en el sistema de la DIAN tus datos de identificación, teniendo cuidado de que esta información coincida con la que se encuentra registrada en tu RUT, además debes indicar si te encuentras adelantando el proceso de manera voluntaria o por voluntad propia. Aquí puedes saber quiénes pueden ser voluntarios de facturación electrónica.
Registra tu software o asocia tu proveedor de facturación electrónica
Si creaste tu propia solución para facturar electrónicamente, en este paso debes registrarlo. Pero si vas a utilizar el software de algún proveedor electrónico autorizado por la DIAN debes ingresar sus datos.
Ten presente esto si eres facturador electrónico voluntario
En el caso de que estés adelantando tu proceso de facturación electrónica como voluntario debes tener en cuenta que desde este paso te empezará a contar los términos para que la DIAN, por medio de resolución, te habilite como facturador electrónico.
Incluye tu nueva responsabilidad como facturador actualizando tu RUT
Luego de que la DIAN te notifique tu resolución de habilitación para facturar electrónicamente, debes solicitar la actualización de tu RUT específicamente en la casilla 53 en donde debes incluir alguna de las siguientes responsabilidades dependiendo de tu caso.
- Responsabilidad 37 para obligados a facturar electrónicamente: esta responsabilidad la deben utilizar aquellos contribuyentes que fueron seleccionados por medio de resolución para facturar de manera obligatoria.
- Responsabilidad 38 para voluntarios: Esta responsabilidad la deben utilizar aquellos contribuyentes que solicitan facturar electrónicamente de manera voluntaria y que están habilitados para esto por medio de resolución.
- Responsabilidad 39: esta responsabilidad la deben utilizar todas aquellas empresas que se postulen ante la DIAN como proveedores de servicios tecnológicos y que cumplan en su totalidad con los lineamientos y especificaciones técnicas y tecnológicas impuestos por la DIAN para facturar electrónicamente, a esto se suma que deben estar autorizadas por medio de la resolución para funcionar bajo este concepto.
Solicita tus rangos de facturación
En este paso como facturador electrónico habilitado debes solicitar tus rangos de autorización de numeración de la facturación; aquí te contamos cómo hacerlo. Entra al Sistema Informático Electrónico que ha sido establecido por al DIAN. Luego de que tengas tus rangos de facturación, puedes preparar tu consulta de rangos de facturación autorizados, el servidor te responderá con el resultado de tu petición junto con la clave técnica para cada uno de estos.
Asociación de los prefijos
Por medio de esta opción, los facturadores electrónicos habilitados pueden asociar y registrar los respectivos prefijos de numeración para cada uno de los proveedores tecnológicos que autorizó en tercer paso; o con su propio nombre, en el caso de que haya registrado su propia solución de facturación electrónica. Esta asociación es muy importante debido a que es fundamental para el envío de las facturas en ambiente de producción a la DIAN.
Estos son los pasos que debes realizar para cumplir con tu proceso de habilitación como facturador electrónico sigue cada uno como te hemos explicado para que no tengas ningún inconveniente y evites todo tipo de sanciones asociadas a la facturación electrónica.
Facturar electrónicamente es un proceso que trae muchos beneficios y ventajas para tu empresa así que no esperes más para iniciarlo.
En Loggro contamos con todas las herramientas para que puedas empezar tu proceso de facturación electrónica. Te asesoramos en cada uno de los pasos que debes seguir para que tu habilitación como facturador sea más rápida y no tengas ningún tipo de problema. Somos un proveedor habilitado por la DIAN para emitir facturas electrónicas, pero además te ayudamos con todos los temas administrativos de tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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