Con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 se establecieron todos los lineamientos que deben cumplir los obligados a emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, los procedimientos que se deben tener en cuenta a la hora de emitir nómina electrónica son: la generación, transmisión y validación. Te los describimos con más detalle en este artículo para que prepares a tu empresa para cumplir con el nuevo requisito de la DIAN.
Generación de la nómina electrónica
La generación es un procedimiento que debes desarrollar una vez hayas cumplido con el proceso de habilitación. Consiste en estructurar toda la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste; estos documentos deben ser generados de forma independiente por cada uno de los beneficiarios de los pagos que realice el obligado a emitir la nómina electrónica, tal como lo indican los Artículos 5 y 17 de la Resolución. Cabe destacar que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste, debes elaborarlas cumpliendo con todas las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que se encuentran dispuestos en esta nueva Resolución.
Código CUNE (Código Único del documento soporte de pago de nómina electrónica)
El código CUNE corresponde a un valor alfanumérico que se obtiene por el uso de datos en el documento de nómina electrónica; este código tiene una función similar al código CUFE (Código Único de Facturación electrónica) que se utiliza en el proceso de facturación electrónica. Para que el documento soporte para el pago de nómina electrónica sea validado, debe contar con su código CUNE, tal cual como lo indica el anexo técnico de la Resolución. Para el caso de las notas de ajuste también ocurre lo mismo, solamente debes asegurarte de que el software incluya, tanto la fecha de emisión del primer documento, como la fecha de la nota de ajuste y el CUNE de ambos documentos. ¡Con un software es menos complicado de lo que parece!
Transmisión para validación del documento soporte de nómina electrónica
Es un procedimiento que se realiza cuando tu documento soporte cumple con los requisitos y está libre de errores.
Debes realizar el mismo procedimiento para el caso de las notas de ajuste. Deben validarse una vez se emiten bajo el título de notas de ajuste.
Inconvenientes de la transmisión de la nómina electrónica por problemas tecnológicos de la DIAN
Si intentas generar tu documento soporte o notas de ajuste y la DIAN está presentando inconvenientes técnicos que te impide el envío de estos soportes, debes intentar nuevamente cuantas veces te resulte necesario para que esta información sea validada por la DIAN en un plazo máximo de 48 horas luego de que se resolvió el problema tecnológico.
Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos del obligado
Lo anterior también aplica si el inconveniente lo presenta tu empresa, en este caso también tiene un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente en el que superes tu inconveniente; sin embargo, a esto debes anexar los soportes del inconveniente que tuviste, para cuando la administración tributaria realice inspecciones aleatorias o de rutina.
Cabe destacar que la Resolución 000013 indica que el reporte electrónico de los inconvenientes tecnológicos por parte del obligado debe ser elaborado y certificado; además debes conservar los soportes para que los exhibas en el momento que la DIAN los exija.
Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica
Una vez generas y transmites la información que contiene el documento soporte de todos los beneficiarios de quien liquidas la nómina, la DIAN genera un documento electrónico que contiene la misma información y 26 elementos adicionales consagrados en los Artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021.
¿Qué sucede cuando se valida el documento soporte de pago de nómina electrónica?
Cuando todos los soportes de pago cumplen los requisitos de validación, la DIAN registra en su base de datos el documento electrónico con el valor “Documento validado por la DIAN”; además genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación que será enviado al emisor de la nómina electrónica para que la conserve con los fines que sean pertinentes.
¿Qué sucede cuando la DIAN rechaza el documento soporte de pago de nómina electrónica?
En caso de que el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste no cumplan con los lineamientos de validación, la DIAN remitirá un mensaje en el que se indica que el documento fue rechazado, en este se indican cuáles fueron las causas por las que la validación fue rechazada y, el obligado debe realizar las notas de ajuste con las indicaciones y enviarla de nuevo hasta que sea validada.
Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca del nuevo proceso para la generación, transmisión y validación del documento soporte de nómina electrónica. Recuerda que este es un nuevo proceso que muchos empresarios deben implementar y por esto debes estar atento al calendario de implementación.
Por otro lado, te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que vas a poder cumplir con este requisito sin mucho esfuerzo, nuestro software cumple con todos los lineamientos que exige la DIAN para que tu documento soporte de nómina electrónica sea validado rápidamente, además puedes contar con la asesoría de nuestros especialistas en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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