La contabilidad y las finanzas de una empresa representan a todo un universo que está más allá de una lista de números, ingresos y egresos. Actualmente, son muchas las empresas de desarrollo de software que se han medido al reto de transformar toda la teoría y todos los conceptos de la contabilidad en un sistema contable e inteligente.
Optimizando la Gestión Financiera: Los 7 Pilares de un Software Contable Efectivo
Se trata de un trabajo arduo en materia de análisis y desarrollo, pero que ofrece como resultados un mejor desempeño para la empresa en su área contable y productiva. Por tanto, el mejor sistema contable debe caracterizarse por ser robusto y cumplir un numero realmente amplio de virtudes.
Características mínimas del mejor sistema contable
En esencia, lo primero que debe cumplir el mejor sistema contable se puede sintetizar en las siguientes características:
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
- Impuestos
- Administración de terceros
- Costos de producción
- Control de comprobantes
- Conciliación bancaria
- Activos fijos
- Facturación electrónica
- NIIF
Toda esta lista de aspectos, representan a todo el universo contable con el que trabaja una empresa. Las cuentas por pagar por ejemplo tienen que ver con las relaciones comerciales que tiene un negocio con sus proveedores de recursos.
Los impuestos, naturalmente, se enfocan en el campo de legislaciones tributarias que todo proyecto empresarial debe cumplir.
Y así por extensión. El mejor sistema contable debe garantizarle a la empresa que cuenta con estas particularidades para así aportar al destino de la misma y apoyarla en su logística financiera.
Pero, más allá de todo el apartado contable el mejor sistema contable se caracteriza por los siguientes aspectos:
Creación de perfiles y terminales
Para facilitar la gestión de todas las actividades comerciales, se necesita que el software esté abierto para ser utilizado por varios usuarios. Por ello, se deben crear perfiles y conceder permisos para cada usuario.
Además, en los puestos de venta, las terminales POS deben ser asociadas, de modo que cada venta que se registre sea transferida a la misma plataforma de trabajo, permitiendo que cada dato sea almacenado de manera fiel. Esto es lo que también se denomina como la integración que ofrece el mejor sistema contable.
Facilidad de uso
El software debe haber sido desarrollado con interfaces amigables y sencillas que favorezcan la utilidad de uso, de tal modo que la persona menos versada en contabilidad, se haga una idea de lo que supone cada ambiente de trabajo: con solo verlo e interpretarlo.
Ambiente de informes
El mejor sistema contable debe ofrecer un ambiente donde la información acumulada se transforma en gráficos de balances y tablas de presentación. De ese modo se puede estudiar a fondo la situación financiera de la empresa. Se trata en síntesis de un escenario para condensar la información y transformarla en algo mucho más comprensible e inteligente.
ERP y Customer Experience
El ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) y el Customer Experience tiene que ver con el modo en que la productividad de la empresa está siendo enfocada con el cliente. El mejor sistema contable debe ofrecer un escenario donde se pueda analizar que está ocurriendo con sus productos o servicios, cómo los está asimilando el cliente y cómo se pueden potenciar las ventas.
Portabilidad, importación y exportación
Es importante que el mejor sistema contable sea ejecutable para cualquier sistema operativo o plataforma online. Esto no solo incluye que el programa sea ejecutable en Mac, Windows o Linux, sino que también esté disponible para dispositivos móviles como Android o iOS.
El software también debe estar optimizado para que los usuarios puedan importar o exportar información a otros programas, como lo puede ser Excel o PDF, entre otros.
Bases de datos sólidas y Nube
El software contable debe mantenerse actualizado con las bases de datos, llegando incluso a almacenar copias previas, dejando así un registro seguro. Además, otra de las garantías para que la información no se pierda, recae sobre el hecho de que ésta pueda ser subida a la Nube: que es el espacio ideal donde todas las terminales POS y los usuarios logran concretar su actividad diaria.
Soporte Técnico
Y naturalmente, como se trata de un sistema de información enfocado a un modelo de negocio el software debe contar con el respaldo de la empresa desarrolladora, la cual, a través del Soporte Técnico aportará para la solución de problemas o errores, a los que se enfrente la empresa, durante su gestión administrativa y contable.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
