¿Qué debo tener en cuenta al elegir un Software ERP?
Cuando las compañías incursionan en la decisión de adquirir un Software ERP, se enfrentan a una realidad y es que el mercado ofrece múltiples posibilidades, en los que el modelo de negocio podría ser abarcado perfectamente. Sin embargo, ante esas múltiples opciones que el mercado ofrece, el potencial adquirente de un Software ERP puede tomar la decisión incorrecta y adquirir uno que no esté acorde a las necesidades del negocio. Es por ello, que resulta esencial que el potencial adquirente logre tener identificadas ciertas variables para que al momento de tomar la decisión sobre el Software ERP, sea de la manera mejor informada y con la certeza de que logrará abordar todas las necesidades que el negocio requiere.
A continuación, vamos a revisar ciertas variables a tener en cuenta para que la elección del Software ERP sea la más precisa posible.
Un Software ERP con el enfoque de mejorar la rentabilidad
De entrada pensar que la implantación de un Software ERP genere rentabilidad puede resultar algo irónico, en función de la inversión que debe realizarse. Sin embargo, este tipo de sistemas están bajo la premisa de reducir tiempos en procesos rutinarios que no generan valor a la empresa y, por ende, encarecen los procesos administrativos dentro de la compañía. Un Software ERP adecuado debe estar en la capacidad de lograr integrar todas las áreas y procesos de la compañía a través de procesos transversales, es decir, que la afectación de uno logre afectar los otros, sin independencias y doble procesos. Esto mejorará sin duda temas de trazabilidad. Así mismo, debe estar en la capacidad de poder optimizar los tiempos de tareas rutinarias, como por ejemplo, los procesos de pago dentro de la compañía con relación a los niveles de aprobación, así una vez la persona responsable de montar el pago tenga la posibilidad de transmitir desde el Software ERP a la persona responsable de aprobación, sin necesidad de crear un correo y/o similar sujeto a errores y/o omisiones.
Un Software ERP con el enfoque gerencial de mejorar la toma de decisiones
Cuando la Gerencia decide adquirir un Software ERP, es porque sabe que sus sistemas actuales le están haciendo tomar decisiones en tiempo tardío y que no generan el mismo impacto si se hubiesen tomado en tiempo real. Es ahí cuando la Gerencia espera que el Software ERP que se adquiere esté en la capacidad de mostrar información en tiempo real para la toma de decisiones de acuerdo a las dinámicas del medio en el que opera el negocio, soportado en una visualización de información a través de gráficos que permite visualizar desde manera general hasta granular, es decir, desde el hecho macro hasta el micro, lo que mejora la calidad en los análisis efectuados sobre la información. Así mismo, tener la posibilidad de acceder a múltiples reportes con la posibilidad de que estos se personalizan de acuerdo a las necesidades de información de la gerencia, mejorando así el impacto en la toma de decisiones dentro de la empresa.
Un Software ERP que mejore la seguridad de información dentro de la empresa
Una de las grandes preocupaciones que se generan al momento de adquirir un Software ERP, es el tema relacionado con la seguridad de la información, dado que en estos tiempos actuales la información se ha vuelto objeto de ataque y por ello se exige una salvaguarda mayor. Esta es la forma en cómo y quiénes acceden a la información. Por ello, es importante que el Software ERP esté en capacidad de permitir las jerarquías para el acceso de información, esto entendiendo que hay información delicada a la que solo puede acceder ciertos usuarios. Así que en la medida de que un Software ERP permite realizar personalizaciones para seguridad de la información, más salvaguarda y confianza tendrá la Gerencia en cómo se administra la información dentro de la compañía y así evitar fugas de información.
Un Software ERP a la medida y a las futuras medidas
Al momento que la Gerencia decide adquirir un Software ERP, se debe realizar bajo la concepción del momento actual y del momento futuro. Esto es, que no hay que elegir el Software ERP solo para atacar la necesidad actual, sino que, con base en el conocimiento que tiene la Gerencia sobre el negocio, sea capaz de visualizar y pronosticar los potenciales cambios en función de factores externos, para que así mismo sean considerados al momento de la implantación del Software ERP, para así tener certeza que si la empresa crece, el programa no se queda chico ante futuros cambios y así asegurar una vida útil mayor del Software ERP adquirido. Esto debe ser como cuando se compra un par de zapatos: una talla de más para cuando el pie crezca.
Un Software ERP a la vanguardia de las legislaciones y cambios
Uno de los aspectos más importantes al adquirir un Software ERP, es la certeza de que el Software está acorde con las legislaciones actuales y cambios dentro del medio en el que opera. Ejemplo de ello, es para el caso de Colombia, que el Software ERP tenga las bases lógicas para reportar la información bajo estándares NIIF, las cuales hoy en día son sobre las que se basan los principios de preparación de información en Colombia.
Un Software ERP robusto, pero siempre parametrizable
Un Software ERP no debe ser una camisa de fuerza en la manera como se ejecutan los procesos dentro de la compañía, esto es, que no debe ser el Software quien conduzca el negocio, sino es el negocio quien conduzca el Software; el Software es un medio, no el fin. Por ello, dada la robustez de un Software ERP, es importante que el Software sea siempre parametrizable de acuerdo a los cambios de proceso que la empresa tenga. Esto permite que la empresa siempre pueda alinear sus procesos de acuerdo a sus necesidades y no a las posibilidades que el Software ofrece. Podemos concluir que, para hacer una buena elección de un Software ERP, este debe ser escalable y parametrizable, para que así se adapte a los cambios internos como a los externos, de acuerdo a las dinámicas del negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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