¿Qué es la autorización de numeración de facturación?

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Aunque la factura electrónica tiene un largo recorrido en Colombia, se han realizado constantes mejoras e incorporando nuevos documentos tributarios a su esquema declarativo electrónico.

La factura electrónica en Colombia está en constante evolución y es el principal impulsor de la transformación digital del sistema tributario del país, es por eso por lo que aún estamos aprendiendo conceptos y algunos procedimientos que vienen atados a ella.

Como empresario o contador responsable de la facturación debes conocer las obligaciones que se tienen a la hora de facturar, los contribuyentes que tengan la responsabilidad de expedir facturas deben solicitar a la Dian una resolución en la que se autorice el rango de numeración a utilizar en la facturación. En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber acerca de esta autorización, cuales es su vigencia y muchas otras cosas más.

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¿Para quiénes va dirigido el trámite de autorización de numeración de facturación?

Primero que todo es preciso entender que este trámite va dirigido a todas las personas o entidades con calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, y que, por cualquier otro motivo legal, requieran expedir factura o documento equivalente en las operaciones que realizan.

¿Qué es la habilitación de numeración para facturar?

De acuerdo con la resolución de la Dirección de impuestos nacionales número 0042 de 2020 a partir de su artículo 37, la autorización de numeración consiste en la facultad administrativa que le otorga la DIAN a las empresas para que las entidades puedan facturar de acuerdo con una numeración que es consecutiva, la cual es autorizada por intervalos, es decir de un número a otro y su vigencia es máximo de 2 años.

Es importante aclarar que cuando se habla de habilitación de numeración de facturación electrónica, se refiere que a pesar de haber agotado el rango autorizado para facturar no se agotó la numeración. En ese caso se deben habilitar estos consecutivos para poder facturar. Este trámite debe realizarse 15 días antes de la fecha de vencimiento de la vigencia de la numeración que se tenga.

Diferencia entre autorización y habilitación de facturación electrónica

Muchos confunden la autorización de la habilitación, hay que tener claro que mientras que la autorización es la solicitud de nuevos rangos o la ampliación de rangos consecutivos, la habilitación es la solicitud de ampliación de rangos que previamente han sido autorizados o que no han sido utilizados.

Cuáles son las solicitudes de numeración de facturación

Para evitar confusiones estos son las solicitudes o trámites que puedes realizar entorno a la numeración de la facturación:

• AUTORIZACIÓN DE RANGOS: Este proceso es la solicitud de nuevos números o la ampliación de rangos consecutivos de números.
• HABILITACIÓN DE RANGOS: Este trámite consiste en la solicitud de rangos consecutivos previamente autorizados próximos a vencer y que no han sido utilizados por el contribuyente.
• INHABILITACIÓN DE RANGOS: Por ocurrencia de causales taxativas, es decir, de fuerza mayor, tales como la liquidación de la persona jurídica, o el cese definitivo de actividades comerciales, o incluso un cambio de sistema de facturación, entre muchas otras que te pueden suceder, se debe solicitar la inhabilitación de rangos sobrantes, los cuales no podrán ser utilizados una vez realizado el trámite.

Qué es el formato 1302:

Puede que hayas escuchado de este formato varias veces, en éste se realiza la solicitud de la numeración de facturación por parte del contribuyente, en él se incluye el rango consecutivo que se denomina con un: desde-hasta, se incluye la modalidad de facturación, el prefijo, si da a lugar el establecimiento de comercio.

Vigencia de la autorización de numeración de facturación:

Esta es una pregunta muy frecuente, ¿por cuánto tiempo estoy autorizado a usar estos números?, el término de tiempo que señala la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para utilizar la numeración de facturación podrá ser de 6, 12, 18 y 24 meses de pendiendo de algunos criterios técnicos de control que analiza la Dian.

En qué criterios técnicos de control se basa la entidad para determinar la autorización y vigencia de la numeración de facturación.

De acuerdo con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario y la Resolución 000055 de 2016, la Dian puede determinar la vigencia de la numeración de la facturación analizando ciertos criterios técnicos de control, estos son un ejemplo de ellos:

• El volumen de operaciones actuales.
• Las actividades económicas con las que cuente.
• La ubicación.
• El tipo de facturación que realiza.
• El número de establecimientos operando.
• Los ingresos, el patrimonio, comportamiento y cumplimento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias del obligado a facturar.

Qué sucede con la numeración de facturación cuando se presenta un cambio de razón social o nombre:

Esto es muy importante, ninguna entidad debería continuar facturando si no cuenta con un rango de números vigente para tal fin, en consecuencia, la Dian puede tomar duras sanciones que se pueden encontrar en el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.

Solicitud de la autorización de la numeración de facturación

Ahora bien, ya sabes todo lo que involucra la numeración de la facturación, debes saber también que es un proceso que se realiza en línea y que no tiene mayor complicación, eso sí debes tener habilitada tu cuenta en el portal de la DIAN para poder hacerlo.

1. Debes ingresar al portal de internet www.dian.gov.co

2. Seleccionar la opción “Nuestros Servicios a tu alcance”.

3. Ingresar por Usuarios registrados para que e sistema pueda autenticar tu usuario y cuenta registrada.

4. Inmediatamente visualizarás la pantalla del menú inicial del sistema muisca, allí debes seleccionar el icono numeración de facturación.

5. En esta sección encontrarás todo lo referente a la información del contribuyente y recordatorio de vencimiento, solo debes seguir las instrucciones del sistema.

Recuerda que, para solicitar la numeración de facturación, debes tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercios.

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.