Gran parte de los mensajes que enviamos por Internet tienen sus datos cifrados o encriptados para garantizar la seguridad de la información que estamos enviando, en la facturación electrónica, el cifrado de archivos electrónicos tampoco puede faltar.
Así que te vamos a contar qué es, para qué sirve y cómo funciona el encriptado para las facturas electrónicas de venta.
¿Cómo se encriptan los archivos de facturación y nómina electrónica?
Los métodos de cifrado se componen fundamentalmente por dos elementos: el algoritmo criptográfico y una o más claves. Esto significa que el algoritmo describe el método de encriptado, y la clave brinda el parámetro “C= tres posiciones”. Este procedimiento es el que permite definir al cifrado como el procedimiento por el que se entrega un texto y una clave para el algoritmo criptográfico de modo que se pueda obtener el texto o mensaje cifrado.
En la actualidad, la mayoría de los servicios se encargan de cifrar automáticamente los archivos que envíes, y lo único que debes hacer como usuario es elegir la aplicación que cuente con un buen cifrado si es que necesitas proteger al máximo tus mensajes y archivos, en conclusión, la mayoría de los servicios que puedes encontrar en la red, cifran tus mensajes y datos así no estés buscando este servicio.
¿Qué es cifrar o encriptar?
Cuando ciframos cualquier tipo de información quiere decir que estamos ocultando el contenido de nuestro mensaje a simple vista, de esta forma lo único que se necesita es una interacción correcta para que puedas revelar la información. El contenido del mensaje cifrado puede ser un archivo, mensajes, datos o cualquier otro tipo de información que necesites proteger. Esto significa que, en Internet puedes encriptar cualquier mensaje desde tu red local u ordenador.
¿Para qué sirve el cifrado de mensajes o datos?
La encriptación o el cifrado de datos es un proceso que hace la comunicación más segura, porque puedes obtener la confidencialidad de tus mensajes y la garantía de que no estarán al descubierto, en conclusión, cuando le envías un mensaje a otra persona los algoritmos criptográficos de la aplicación que estés utilizando te ayudarán para que nadie pueda leer el mensaje de forma fácil si es interceptado por el camino de entrega al destinatario.
El cifrado mantiene la integridad de los mensajes
Otra de las ventajas que ofrece el cifrado de la información es que te garantiza la integridad de tus mensajes; en otras palabras, con el cifrado de la información tus mensajes siempre se van a mantener en un orden correcto y completos sin importar desde el lugar o el dispositivo que lo envíes.
Otras funciones del encriptado de la información
A todo esto se suma que existen algoritmos criptográficos que brindan los mecanismos necesarios para verificar la identidad de quien envía el mensaje; además, existen métodos de encriptado aún más específicos que son capaces de vincular un documento o transacción con una persona o a un sistema de gestión en concreto.
A pesar de todas estas ventajas para lo que más se utiliza el cifrado de la información es para proteger la comunicación, porque si envías un texto sin cifrar, cualquier operador, agencia o persona puede leer o adueñarse de la información que tiene tu mensaje.
¿Cómo es el encriptado de las facturas electrónicas de venta?
Uno de los requisitos principales de la facturación electrónica según el Decreto 000040 del 30 de abril de 2020 es que debe utilizar el formato XML (Extensible Markup Language) que también se conoce como Lenguaje Extensible de Etiquetado, este se define como un lenguaje marcado que se utiliza en documentos que tienen información estructurada, como las facturas electrónicas, y que a la vez cuenta con contenido como palabras o imágenes y algunas indicaciones que dan a entender por qué se generó.
Ventajas del archivo XML
Dentro de las ventajas principales que brinda el archivo XML exigido por la DIAN en el proceso de facturación electrónica se encuentran las siguientes:
- Este es un archivo abierto, flexible y que se usa con gran frecuencia a la hora de publicar, almacenar e intercambiar información.
- Ofrece portabilidad y el uso de la información utilizando diferentes tipos de plataformas.
- Pueden soportarlo diferentes tipos de aplicaciones y programas.
- Una ventaja importante es que lo pueden leer computadores y personas.
- Este es un formato que cuenta con especificaciones ágiles, sencillas y precisas.
- Brinda la seguridad que se necesita para garantizar la integridad de la información, mientras el archivo o el mensaje viaja por la web.
Software de facturación electrónica y encriptado de la información
Los software son sistemas especializados que realizan cualquier tipo de tarea compleja en segundos. Funciona de la misma manera en el caso de la facturación electrónica y de la nómina electrónica, pues utilizan el formato XML para enviar la información que debe ser validada por la DIAN y que puede ser soportado y generado, tanto por el software de facturación como el de nómina electrónica.
A esto se suma que con este tipo de software es posible cargar información y datos de forma masiva, contar con funciones adicionales, generar, enviar y recibir archivos XML en cuestión de segundos, entre otras funciones más.
Para concluir, hoy en día es posible cifrar prácticamente cualquier tipo de dato que requiera privacidad, sin necesidad de tener conocimientos especializados en informática y pagar de más por este servicio. Ten presente que los software que realizan las funciones fiscales obligatorias en el país cumplen con este formato porque es uno de los principales requisitos para los facturadores electrónicos del país.
Si eres uno de los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente o a enviar la nómina electrónica, queremos que conozcas nuestro software de facturación electrónica y de nómina electrónica con los que vas a poder cumplir con este y otros requisitos que exige la DIAN, para que además mantengas tu información de forma segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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