La formalización, en el ecosistema de facturación electrónica, nos está llevando a la legalidad. El 98% de las imputaciones contables se hace automáticamente.
Colombia inició su camino hacia la digitalización y transformación digital con la implementación de la Facturación Electrónica sin validación previa mediante el decreto 2242 del 24 de noviembre del año 2015, como mecanismo efectivo de control ante la evasión fiscal.
A la fecha el país cuenta con más de 700.000 facturadores electrónicos entre obligados y voluntarios, expidiendo factura electrónica; lo cual le permite a la DIAN contar con información sobre ventas e impuestos involucrados en tiempo real.
Se han ido agregando nuevos componentes al ecosistema de factura electrónica, uno de ellos es la nómina electrónica, la cual comenzó su masificación desde el año 2021.
Un tercer componente para el ecosistema de factura electrónica se trata del “Documento Soporte” para quienes no estén obligados a facturar, y próximamente se empezará la implementación de “Acuse de Recibo” de las facturas recibidas cuando las empresas realicen ventas a crédito, esto con el fin de poder tomar o restar dichos costos y gastos asociados en la declaración de renta.
Pero la realidad es que, aunque la adopción de estas prácticas contables es de carácter obligatorio, son varios los retos que viven las PYMEs que han hecho que el proceso de implementación de esa tecnología se desarrolle con contratiempos.
Luis Alfredo Alcaraz, Líder de facturación electrónica, de Loggro, comparte los retos más relevantes que, esta empresa dedicada a soluciones contables en la nube, ha identificado que viven las PYMEs colombianas:
- Muchas veces las pequeñas empresas no cuentan con una organización adecuada de sus procesos contables, estos se llevan a cabo con informalidad, lo cual dificulta la incorporación a un ecosistema digital. Por otro lado, también se encuentran muchos casos de emprendimientos donde sus integrantes están bastante familiarizados con la tecnología, y dar el paso a la adopción del tema contable en la nube, es una solución inmediata para este tipo de personas y empresas
- El tema del valor de los servicios contables en la nube es un paradigma para las PYMEs. Actualmente se pueden conseguir servicios contables ERP en la nube desde $ 60.000 según el tamaño y las características de las empresas. Se tiene la idea que un servicio de talla mundial como lo es un software contable en la nube es costoso. Muchas PYMEs creyendo que el costo es muy alto, buscan soluciones independientes y desarticuladas, esto hace que la información que se envíe a la DIAN no sea congruente.
- La interacción de los temas contables con los otros procesos de la compañía debe ser una realidad. Uno de los paradigmas de la facturación electrónica no es solamente el paso de los papeles físicos a la información digital, realmente las empresas deben articular todos los procesos con la contabilidad, pues se da una interacción inmediata cuando se realiza la facturación electrónica. La DIAN está vigilando que el IVA generado por los valores en las facturas sea liquidado y pagado a la administración tributaria.
- Es necesario que las PYMEs entiendan que deben estar acompañadas de personal calificado en el área contable. Un Contador le ayuda a un empresario a que pague menos impuestos y que tribute lo justo. En la actualidad empresas como Loggro, y otras que ofrecen estos servicios, han diseñado programas especiales como “Contador Partner”, que incentivan la conexión entre empresas PYME´s y personal calificado en el área contable, logrando economía a escalas que benefician a las empresas.
- El tema de la seguridad en la adopción de estas soluciones tecnológicas en la nube para PYMEs es prioritario. Se convierte en una solución mucho más segura para las PYMEs por varias razones: La primera es evitarse la pérdida de información en servidores o computadores por inundaciones o incendios que puede sufrir un sitio físico. Loggro por ejemplo, al ser un proveedor tecnológico de la DIAN, tuvo que pasar un proceso riguroso para lograr la certificación ISO 27001 que vela por la confidencialidad, integridad, disponibilidad de la información, soportado por un proveedor serio y reconocido en este tema, que es AMAZON, lo cual permite la seguridad de la información y que se mantenga respaldada continuamente.
- El Rol del Contador cambió. Con un software contable como el de Loggro, el 98% de las imputaciones contables se hace automáticamente. Cuando en una factura se ingresa un ítem, el sistema en menos de 1 segundo genera la contabilización con los 8 o 10 asientos que deba tener el comprobante contable. El contador ahora es revisor o auditor, y le puede ayudar al empresario a ser estratega revisando ganancias, costos, e ingresos de sus productos.
- Empresarios y contadores comparten el rol de administradores del software contable. Los empresarios ahora están interactuando directamente, una vez parametrizada la operación por el contador, el empresario sigue haciendo las facturas directamente, sin depender del contador. El empresario puede ver los estados de situación financiera, donde puede revisar los activos, pasivos, patrimonio, inversión de los socios entre otros datos financieros en tiempo real.
- La formalización, en el ecosistema de facturación electrónica, nos está llevando a la legalidad, lo que ha hecho que los recaudos hayan sido un éxito, pues la DIAN tiene información en tiempo real.
“Son varios los retos que viven las empresas colombianas, entre ellas las PYMEs en materia de transformación digital en especial en temas contables pero al mismo tiempo los proveedores tecnológicos y la DIAN trabajan continuamente con el objetivo de ofrecer de una forma segura, económica y sencilla soluciones tecnológicas; con un equipo de especialistas que respaldan la gestión de cada empresa para hacer realidad la integración del ecosistema digital contable en el país” comentó Luis Alfredo Alcaraz.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
