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En las tareas administrativas y contables, la posibilidad de tener un software contable que en tiempo real le entregue soluciones al empresario, es una ventaja competitiva que ninguna empresa puede en la actualidad darse el lujo de desperdiciar.
El ritmo vertiginoso en el que se desenvuelve el mundo actual, revolucionado con los avances tecnológicos que han cambiado la manera en la que nos comunicamos y entendemos, ha hecho que la información esté disponible en tiempo real en cualquier lugar del planeta donde haya una conexión a internet. Esta situación se ha convertido en un reto mayúsculo para las empresas que deben ajustar todos sus procesos de tal forma que puedan no solo adaptarse si no también aprovechar esas nuevas posibilidades.
Para los empresarios, además del desafío que estos cambios representan en sus estructuras organizativas, es un complemento necesario para tomar las mejores decisiones que le permitan mejorar su competitividad y enfrentarse al mercado con las mejores herramientas que lo ayuden a consolidar su posición.
Esto aplica para empresas grandes y por supuesto para las pequeñas y medianas empresas que con estos avances han logrado extender sus fronteras, además les representa invertir menos esfuerzos de los que requerían hace algunos años para afianzarse en el mercado.
Beneficios de contar con un software contable en línea
1. Actualización en línea y automática de normas contables y tributarias
Una de las ventajas del software contable en línea es que permite que el programa se actualice casi en tiempo real con las normas contables y tributarias que se originan en los ámbitos jurídicos nacionales. Los programadores están conectados permanentemente para que cuando el contador interactúe con el software, este ya tenga vinculadas dichas normas y de esa manera su trabajo sea fiel y exacto según las reglas fiscales vigentes. Lo anterior se hace especialmente relevante en éste momento, que está a punto de salir una nueva Ley de Financiamiento que cambiará condiciones de IVA y otros para los emrpesarios PYME.
2. La generación y el envío automático de facturas y cotizaciones
No hay nada mejor para un microempresario que el software contable le permita automatizar procesos que antes debía hacer de forma manual, para invertir ese tiempo en otras actividades que mejoren su productividad. Con la generación y el envío automático de facturas y cotizaciones a sus clientes, el ahorro en tiempos será significativo, pues esto se hará tan pronto el usuario ingrese la información.
3. Generación de reportes con información actualizada
En la toma de decisiones, no hay nada más importante que el tener la información actualizada y disponible en el momento en que se la requiera. Cualquier minuto que se pierda mientras los datos llegan a destino pueden representar pérdidas en tiempo y dinero. Por eso, el software contable en la nube le dé al microempresario los elementos ideales para tomar decisiones adecuadas a la situación de su negocio en ese momento.
4. Envío de la información a la DIAN en los plazos establecidos
Desde 2019 y de manera progresiva, las empresas colombianas que hagan parte del régimen común estarán obligadas al envío de la Factura Electrónica por disposición de la DIAN, que además estableció un plazo máximo de 48 horas para recibir la documentación de soporte de dichos trámites. Para cumplir con ese plazo, nada mejor que contar con un software contable que les permita a los microempresarios tener la seguridad de que una vez la factura quede asentada en el programa, este se encargará de su generación como documento electrónico, despreocupándose de estar en riesgo de una sanción severa por no cumplir con la disposición.
5. Actualización de inventarios
Otra de las grandes novedades de tener un software contable que ofrezca un diagnóstico exacto de la empresa, es que, al estar en constante actualización, el empresario tendrá la posibilidad de saber con precisión el inventario de su negocio. Esto le ayudará a ser más eficiente en sus pedidos y en el manejo de su stock, garantizando que en bodega siempre tenga las cantidades necesarias, sin caer en sobreoferta o escasez.
6. Cuentas por cobrar y por pagar
Vital para el buen desempeño de una organización es saber qué cuentas tiene pendientes por cobrar, y cuáles por pagar, sin dejar pasar nada por alto. Y si esta información se conoce en tiempo real, día a día, permitirá la sanidad de las finanzas y una estabilidad operativa fundamental para el éxito del negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
