Cuando una empresa implementa el uso de un software en la nube para su gestión contable, hay un impacto positivo en el uso de sus recursos. Y no sólo nos referimos a los financieros considerando que en Colombia la inversión mensual puede partir desde 60.000 pesos, sino también a los humanos y de tiempo.
La automatización de cualquier proceso se hace con el objetivo de que sea más rápido y efectivo. Y el software en la nube permite abarcar perfectamente estos aspectos, por lo que se convierte en la alternativa más competitiva que existe actualmente en el mercado para gestionar la contabilidad de una compañía, independientemente de su actividad, sector y dimensión.
Los principios de la contabilidad siguen siendo los mismos, pero ahora con herramientas más potentes y fáciles de utilizar que, además, facilitan la relación con el contador a cargo de esta tarea. Los profesionales de esta área han ido incorporando la tecnología en su oferta de servicios, considerando las múltiples ventajas para su trabajo y para sus clientes. Una de las más importantes es que con el software en la nube es posible tener, en todo momento, una fotografía real y completa del estado financiero de la empresa, sin perder la rigurosidad y el nivel de detalle que implica la actividad contable.
Por otro lado, el software en la nube permite gestionar grandes volúmenes de información, en forma sencilla e intuitiva; así como tenerla centralizada para un mayor control. Esto se traduce en la facilidad de tener toda la información en una sola plataforma, no solo la contable, sino las distintas variables que tengan impacto en el negocio como inventarios existentes en múltiples bodegas, ventas POS en múltiples establecimientos geográficos, cartera consolidada y herramientas para operar la facturación electrónica, entre otras.
Es importante resaltar que este tipo de plataformas son flexibles, por lo que cada empresa puede seleccionar los parámetros que se ajusten mejor a sus necesidades. Existe una configuración con funcionalidades básicas, pero se pueden ir agregando otras.
Software en la nube es sinónimo de disponibilidad total
Mediante el registro sistemático y cronológico de todas las operaciones financieras de la empresa -compra, venta, gastos e inversiones- es posible tener la información actualizada y disponible en el momento que se requiera.
El software en la nube es una plataforma 24/7, que nos permite consultar información de vital importancia desde cualquier lugar del mundo, desde prácticamente cualquier dispositivo –celular, computadora o tableta-, siempre que se tenga conexión a Internet. Esta funcionalidad es muy útil para las empresas que tienen sucursales en distintas regiones o países porque se puede transmitir y consultar la información con mayor rapidez, eliminando los traslados físicos de documentos y facturas.
Su utilización también contribuye a mantener constante comunicación entre el contador y la empresa, aunque estén en lugares diferentes. De esta forma, solo serán necesarias reuniones puntuales, lo cual también se traduce en ahorro de tiempo y recursos para ambas partes.
Durante todo el año, la gestión contable en la empresa no se detiene, pero existen algunas actividades que requieren mayor atención. Una de las gestiones de contabilidad que consume mayor tiempo es la preparación, presentación y pago de la tributación. Teniendo un software en la nube, este proceso se puede agilizar en algunos aspectos como: el ingreso de las imputaciones contables derivadas de las ventas (el software moderno lo hace automáticamente una vez parametrizado), el envío de información al contador (no es necesario este paso, pues tanto el empresario como el contador tienen toda la información disponible en la nube al mismo tiempo), la gestión de las cuentas por cobrar (el empresario conoce el estado de su cartera en tiempo real, en todo momento), la administración de pago de facturas electrónicas, entre otros.
Todos estos insumos son de gran ayuda para el contador a fin de tener toda la documentación tributaria al día y poder completar los procesos exigidos en los tiempos estipulados por la Ley.
Por último, una de las grandes ventajas del software en la nube es que permite analizar la situación financiera y operativa de la empresa a través de decenas de reportes gerenciales. Una vez que se tiene toda la información es mucho más sencillo poder evaluarla, establecer comparaciones, generar estadísticas, informes y reportes que sirvan a la directiva para tener tomar las decisiones que vayan alineadas con sus objetivos de negocio.
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Equipo Editorial Loggro
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