10 características que debe tener tu Software de Nómina

Tiempo de lectura: 6 min

Hoy en día cualquier empresa que quiera ser competitiva y mantenerse actual debe tener procesos dinámicos y flexibles, deben estar preparados para adaptarse a las necesidades y a un entorno constantemente cambiante. El mercado, los clientes y en general un ambiente más digital y automatizado, reta constantemente a los gerentes en su labor. 

La gestión de la nómina es quizá uno de los dolores de cabeza más frecuentes en las medianas y pequeñas empresas ya que son estas las que usualmente realizan manualmente estos cálculos generando demoras, incumplimientos , reprocesos e incluso incurriendo en constantes errores , sin hablar del desgaste del equipo administrativo que sin duda tiene todo el peso de este proceso.

Es por eso que ya muchas empresas están dando el gran paso de llevar una excelente gestión de su nómina y un buen desempeño en su departamento de recursos humanos y qué mejor que hacerlo de la mano de un software de nómina. Viene entonces el siguiente paso, ¿Cómo elegir un software?, ¿Cuál es el mejor para mi empresa?.

Para poder elegir entre la diversidad de sistemas y no abrumarte en el proceso, te ayudamos con esta lista que debes tener en cuenta y ser objetivo en la selección del mejor software de nómina para tu empresa. Estas son las 10 características que debe tener tu Software de nómina. 

Conoce el proceso para auditar la nómina de una empresa.

10 Características que debe tener tu Software de Nómina 

1. Acceso a la información en tiempo real 

Elige un software de nómina 100% en la nube que pueda darte la información que necesites en tiempo real, desde donde sea que estés. El tiempo es oro, así que la posibilidad de obtener informes, cálculos y datos en cuestión de minutos teniendo sólo acceso a un computador y a conexión de internet se traduce no sólo en ahorro de tiempo sino en un aumento considerable en la productividad de todos los involucrados en este proceso. Además, poder ver posibles errores o realizar cambios inesperados al instante es sin duda una característica que debe ser prioritaria en la selección de tu herramienta.  

2. Que sea intuitivo y fácil de manejar. Pide una prueba gratuita. 

No tiene sentido automatizar tus procesos si para hacerlo debes gastar horas de capacitación y entrenamiento. Un software de nómina debe ser fácil de usar, es ahí donde una prueba gratuita puede ayudarte a identificar si la interacción del usuario con el sistema es auto explicativo y evidente. Comprueba que con pocos clics tú y tu equipo pueden operar el sistema sin tener largas instrucciones y manuales de usuario. No seas tímido, solicita una prueba gratuita, explora la solución en vivo, así resolverás tus dudas y experimentarás de primera mano qué tan intuitivo es el sistema. 

3. Pagos en línea en tu banca local  

Elegir un software que esté integrado con la banca local del país en el que te encuentres se convierte en un factor prioritario para que puedas generar pagos automáticos sin tener problemas o demoras en el proceso. La rapidez en los pagos es clave! Pregunta siempre por este tipo de integraciones. 

4. Reportes e indicadores para diferentes tipos de usuarios  

Un software de nómina es realmente útil cuando agiliza y optimiza la toma de decisiones en todos los niveles, por ello debe generar reportes de valor con información relevante para diferentes tipos de usuarios. Para el contador, para el gerente o áreas involucradas. Revisa atentamente los reportes que te ofrezca cada proveedor y escoge lo más útiles para ti. 

5. Atención al cliente personalizado 

Incluso si ya has comprobado que el software cuenta con un alto grado de facilidad de uso, siempre vas a tener preguntas y obstáculos al usar un software, es parte del proceso de aprendizaje del usuario. Opta por una compañía que proporcione un buen soporte, que te ofrezca ayuda rápida y fácil, hoy en día tenemos la posibilidad de contactar a los equipos de soporte al cliente a través de diversos canales como chats, videoconferencias, mensajería instantánea, etc. Asegúrate de escoger un software que te ofrezca atención al cliente personalizada, entrenamientos gratuitos y soporte multicanal, esto te asegurará una resolución de problemas rápida e individualizada. 

6. Que siempre esté actualizado con la normatividad local, que te evite sanciones 

Si eres uno de los miles desafortunados que ha sufrido la espantosa experiencia de ser multado o sancionado por la UGPP, sabrás la importancia que tiene estar siempre al día con el pago de la nómina y con la legislación actual, por eso siempre infórmate y elije un software que cumpla y realice todos los cálculos conforme a la ley y a los requerimientos de la UGPP, además, que responda rápidamente a los cambios que la normativa tenga en el transcurso del tiempo. 

7. Que sea confiable, con trayectoria, respaldo y solidez 

Cuando empieces tu búsqueda, te sorprenderá la enorme cantidad de oferta actual de software de nómina, día a día nuevos sistemas te tentarán con promesas y precios casi irresistibles, sin embargo, debes tener mucho cuidado, elije una empresa con trayectoria, que tenga experiencia comprobada durante no menos de 10 -20 años, preferiblemente con testimoniales y cientos de clientes satisfechos. Una compañía que tenga la solidez para garantizar que te acompañará constantemente durante el crecimiento de tu negocio dándote las soluciones que necesites a lo largo del tiempo. Adicionalmente, que cuente con respaldo y un equipo robusto, así tendrá un personal entrenado y capacitado de soporte que sabrá cómo resolver eficientemente las dudas o requerimientos que puedas tener en este camino. 

8. Que te ofrezca soluciones integrales  

El crecimiento trae consigo retos de competitividad y eficacia, es muy probable que una vez seas testigo de los beneficios que trae implementar un software de nómina en tu empresa, quieras hacer lo mismo con otros procesos administrativos tales como el control de inventarios, generación de facturación electrónica, procesos contables, entre muchos otros. Por ello, te recomendamos que escojas un proveedor de software especializado con la capacidad de brindarte módulos multidisciplinarios que te den una solución integral en la administración de tu negocio, así en el futuro no sufrirás cuando quieras sumar a tu sistema otros software, ahorrarás tiempo y dinero. 

9. Adaptable y flexible 

El futuro es incierto y debes estar preparado para diferentes escenarios que se puedan presentar, es por eso que debes elegir una solución que se adapte al tamaño y necesidades de tu negocio. La pregunta que debes hacerte es: ¿Esta herramienta tiene la capacidad de evolucionar tu empresa y responder a necesidades en constante cambio? Asegúrate que el software pueda respaldar tu crecimiento y el de tu fuerza laboral en un entorno cambiante. Asimismo, que te permita flexibilidad, en la complejidad que necesites, en la forma de pago, similar a un plan de telefonía móvil, que puedas elegir un plan e incluso que puedas pagar mensualmente por usar el servicio, así mismo que puedas cancelarlo en cualquier momento. 

10. Seguridad para que duermas tranquilo 

La seguridad constituye una prioridad, tener tu información a salvo y confidencial es un factor esencial al escoger tu software contable. Elije un software con un robusto módulo de seguridad para controlar el tipo de información a la que acceden las diferentes personas. Además que cuente con protocolos que garanticen que la información viaja encriptada y se encuentra respaldada en múltiples copias de seguridad, una plataforma especializada, te dará seguridad y confianza al proteger tus datos con herramientas actualizadas y los estándares de seguridad al día. Además de todo lo anterior, es evidente que un software de nómina debe ayudarte a crecer. No sólo debe ser una herramienta que agilice tareas administrativas haciendo que el día a día de tu empresa sea más productivo, o ayudar a llevar de principio a fin procesos y actividades importantes que se hacían manualmente y a verificar que estén bien hechos, no, no sólo eso. El software de nómina ser un pilar que haga que tu empresa en su totalidad avance conduciéndola al éxito. 

Como ves, elegir tu software de nómina no debe ser una tarea difícil, debe ser cuestión de analizar sus funcionalidades y necesidades para que inviertas en la solución más acertada para ti. Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu compañía y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina en la nube, ofrecida con seguridad, respaldo, escalabilidad y flexibilidad.


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