La utilización de un software contable es esencial y requerido por la ley para todo negocio. Por tal motivo, una de las principales decisiones de una PYME es seleccionar el tipo de software con la que operará su negocio desde el punto de vista financiero y fiscal.
Características de funcionamiento según la organización
Para atender su contabilidad, las PYME suelen asesorarse de un contador externo que atiende a múltiples empresas pequeñas. Este asesor contable, además de proveer consultoría financiera y contable como tal, muchas veces facilita también el uso de un software propio para llevar la contabilidad de un negocio. El problema con este esquema donde el software contable pertenece y reside con el contador, es que separa la fuente de la información (el negocio que genera transacciones) del repositorio de la información (el software que un contador tiene en su oficina para sumar las transacciones y convertirlas en reportes gerenciales).
Lo anterior causa un grave problema: cuando el empresario debe tomar una decisión en su negocio para la cual necesita información financiera y contable, se ve obligado a acudir a su contador, quien, al atender decenas de clientes, no siempre puede responder con la prontitud necesaria al pedido de información. Lo anterior genera una desconexión que obliga al empresario a tomar decisiones sin información oportuna o actualizada, a gran riesgo para su empresa.
Para superar este inconveniente, se han venido desarrollando plataformas en el mundo —y más recientemente en Latinoamérica—que permiten operar un programa contable desde internet, o desde la “nube”. Por definición, una plataforma en la nube es aquella que puede ser utilizada desde cualquier lugar, siempre y cuando el usuario cuente con un navegador y acceso a la web. Son muchas las ventajas de operar un software contable web o en la nube, incluyendo una notable mejora en el acceso a la información para el gerente.
A continuación, les compartimos 10 ventajas del software contable en la nube
Al operar en la nube el empresario tiene toda la información contable, financiera y operativa directamente en sus manos, en línea y en tiempo real. Al estar en la nube, un software se vuelve fácilmente accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta manera, el empresario puede leer un reporte financiero que involucra hasta la última transacción hecha en la empresa (aún estando de vacaciones en otro país!). Lo anterior garantiza que el empresario: 1) tiene acceso a la información consolidada de su empresa (aun la de ventas generadas en otras ciudades o establecimientos); 2) tiene información relevante y fresca para tomar decisiones de negocio, minuto a minuto, sin tener que depender de que se la envíe su contador o asesor financiero.
Un software contable en la nube también le conviene al contador, quien ahora puede asesorar al empresario más ágilmente, evitando desplazamientos innecesarios o re-procesos. De similar manera, a través de un software en la nube un contador puede ingresar a la plataforma de su cliente sin necesidad de desplazarse físicamente donde éste, sabiendo que la información que encuentra en la nube es la más fresca y actualizada. De esta manera, el contador puede interpretar cifras y datos de su cliente sin importar donde esté, y puede también apoyar a su cliente, si es del caso, vía telefónica o vía teleconferencia, mejorando así su disponibilidad para el empresario. Adicionalmente, los software contables en la nube son construidos de tal forma que la información que se ingresa no se tiene que re-digitar en el sistema de la empresa y luego en el del contador, puesto que un mismo sistema integrado debe poder operar la facturación, los inventarios, la venta POS, los reportes y la contabilidad. Esto disminuye la carga de trabajo para el contador, quien en vez de pasársela imputando comprobantes contables manualmente, se ahorra trabajo manual y libera tiempo para ser más estratégico al momento de asesorar a su cliente.
Un software contable en la nube optimiza y flexibiliza los costos de licenciamiento de la tecnología para las PYME. Los softwares tradicionales que deben ser instalados “en sitio” normalmente requieren la compra de una licencia costosa, la cual se paga toda por adelantado, normalmente en una sola cuota (o en muy pocas cuotas). Esta licencia consume preciado capital de trabajo, que bien hubiese podido usarse en la compra de activos de inventario o en inversiones acorde al objeto principal del negocio. Un software en la nube, por el contrario, normalmente se licencia bajo un esquema de “software como servicio”, el cual opera bajo el pago de cuotas mensuales bastante razonables por uso de la plataforma (similar a un plan de subscripción por celular). Debido a lo anterior: 1) el software en la nube se considera un gasto y no un activo, bajando la base impositiva de la empresa; 2) la empresa aliviana su inversión o la difiere en cómodas cuotas mensuales, lo cual es positivo para su flujo de caja, y libera capital para invertir en el core del negocio en sí; 3) adicionalmente, la empresa puede cambiar de plan o tipo de suscripción (por ejemplo, comprar más o menos usuarios para el sistema, etc.) cuando lo estime conveniente, o cancelar el servicio si es del caso (el cual opera normalmente sin límites de permanencia) —todo lo anterior muestra como los esquemas de uso de software en la nube son mucho mas amables y flexibles que el licenciamiento tradicional.
Un software contable en la nube permite una más rápida y fácil expansión geográfica para una empresa en crecimiento. Al expandirse geográficamente a más de un punto de venta o establecimiento comercial, las PYMES comienzan a perder el control de sus negocios, puesto que el gerente ya no puede personalmente monitorear lo que ocurre en dos lugares diferentes. Si bien este es un costo obligado que se paga por el crecimiento, un buen sistema contable en la nube permite que un gerente administre su empresa con total visibilidad de lo que ocurre en sus múltiples establecimientos. Esto gracias a que los sistemas contables en la nube guardan y consolidan la información de todo lo que ocurre en un negocio en un servidor central, el cual puede ser accedido por cualquier persona, en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo (vía internet). Adicionalmente, a la hora de abrir un nuevo punto de venta, el empresario no tiene que salir a comprar costosos equipos (servidores, routers, licencias de bases de datos) o desplegar redes de comunicación engorrosas (redes LAN locales)… Por ser un sistema en la nube, el empresario simplemente contrata una conexión a internet para su nuevo punto de venta, y con esta su nuevo local ya puede operar desde el día uno.
Un software en la nube ayuda a que el empresario se mantenga más actualizado con las leyes fiscales y contables de su entorno, evitando costosas multas. Cada vez que se genera un cambio de ley, las aplicaciones en-sitio deben ser actualizadas prescencialmente, reinstalando el software en la máquina que se encuentra físicamente dentro del establecimiento desde donde opera un negocio. Esto requiere el desplazamiento de un operario, y normalmente tiene un costo adicional. Un software en la nube, por el contrario, permanece actualizado en todo momento, ya que sus actualizaciones son desplegadas centralmente por el proveedor a aquellos servidores en la nube que atienden a todos los clientes por igual. Por tal razón, un empresario que opera un software contable en la nube duerme tranquilo sabiendo que si su proveedor es juicioso para actualizar la plataforma, el o ella siempre estará cumpliendo la norma legal, sin tener que agendar engorrosas y costosas citas de actualización.
Manejar una empresa con un software contable en la nube es más económico que utilizar un software tradicional “on premise” o “en sitio”. Los software tradicionales requieren de una infraestructura local para operar que debe ser periódicamente mantenida. Lo anterior implica la contratación de ingenieros especializados que desplieguen un mantenimiento a los equipos, al menos de manera mensual, so pena de tener una pérdida de información debido a una falla técnica. Los software en la nube, por el contrario, no requieren de ningún tipo de mantenimiento… se corren en el “browser” de un computador, y ya.
Operar un software contable en la nube produce un Retorno sobre la Inversión (ROI) mucho más rápido para el negocio. La instalación de un software en sitio requiere de compra de equipos, despliegue de cableado estructural, instalación de bases de datos y otros trámites pesados que se eliminan completamente cuando se despliega un software contable en la nube. Instalar un software contable en la nube es tan sencillo como prender un computador con acceso a internet y utilizar un navegador gratuito —por ejemplo Google Chrome—para accederlo. Además, debido a que la configuración del software es central, no se requiere re-configurar la plataforma cada vez que se instala el software en un nuevo punto de venta o establecimiento, lo que acelera aún más el retorno sobre la inversión en tecnología.
El software contable en la nube garantiza un manejo más seguro de la información. Los datos que produce un software contable en una empresa son críticos tanto para conocer el estado de un negocio como para evidenciar a las autoridades fiscales el tamaño de una operación y cuantos impuestos se deben pagar. Son tan delicados estos datos que las leyes de todo país establecen una obligatoriedad de por cuanto tiempo deben ser guardados. Por lo anterior, no es fiable para una empresa mantener una única copia de los datos de operación (facturas, órdenes de compra, informes financieros, balance, P&G, etc) en una única máquina. Esto tradicionalmente obligaba a las PYME a contratar costosos servicios de back-up (o respaldo) de su información, los cuales deben ser operados por terceros especializados que físicamente visitan el sitio para copiar la información y almacenarla en un lugar seguro. Por el contrario, la infraestructura en la nube permite generar copias de seguridad en tiempo real, garantizando que la información más preciada de un negocio siempre perdure y no se vea afectada por fallas comunes como tormentas eléctricas, robos de equipos o un problema en un disco duro.
Un software en la nube permite mejores y más robustas integraciones con otros ecosistemas de tecnología. Una empresa, por pequeña que sea, puede necesitar varias plataformas de software para resolver todas sus necesidades. Además de un software contable, por ejemplo, puede requerir un un CRM, una plataforma de e-commerce, y un software logístico o de producción. Los software en sitio son supremamente complejos de integrar entre sí, y requieren de alta ingeniería y conexiones especiales para hablar con otras plataformas (lo cual hace que las integraciones de los mismos tenga un costo prohibitivo para una PYME). Por el contrario, los sistemas en la nube son desarrollados para ser más abiertos, y contienen APIs (o conectores) que facilitan su integración con otros sistemas. Así, si bien se requiere de algún esfuerzo para integrarlos con otras plataformas, éste es mínimo comparado con el escenario tradicional, y permite a un a PYME gestionar y orquestar su infraestructura tecnológica de mejor manera.
Las plataformas en la nube proveen mejores defensas contra hacking y otros ataques informáticos. Para las casas de software, es más fácil mantener una plataforma en la nube actualizada y con todos los “parches” de seguridad aplicados, que hacerlo con una plataforma en-sitio. Esto debido a que los sistemas “on site” requieren de una visita presencial para ponerlos al día, lo cual es engorroso y —si una casa de software tiene miles de clientes—se puede tardar semanas para actualizarlos todos. En cambio, una plataforma en la nube puede ser actualizada centralmente al mismo tiempo para todos los clientes, asegurando que se encuentre vigente y protegida. Lo anterior redundan en que las plataformas en la nube sean más seguras y blindadas frente a virus y otros ataques que aquellas que residen en un PC o servidor local.
Como conclusión, desde todo ámbito el software contable en la nube es beneficioso para acelerar el crecimiento de las PYMES y robustecer su tecnificación, eficiencia y eficacia. Ahora bien, otra cosa también es cierta: la profesión contable es de naturaleza conservadora, y muchas oficinas de asesores contables probablemente no tomarán el liderazgo de comenzar a ofrecer sus servicios soportados en plataformas que operan vía Internet.
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
Loggro fue el facturador electrónico elegido para El Giro de Rigo Edición la Despedida, un encuentro ciclístico en el que participaron más de 11 mil deportistas. Conoce en nuestro artículo cómo nuestro software todoterreno alcanzó la meta con Rigo.
Aprende qué es un Software de Pago, cuáles existen y cómo benefician la gestión de una Pyme para procesar los pagos, emisión de facturas e, incluso, la gestión de la nómina. ¡Ingresa a este artículo para saber más de sus beneficios!
