Si eres responsable de realizar la facturación electrónica en tu empresa ya debes saber que uno de los requisitos para poder hacerlo es contar con un software que te permita generar este documento.
¿Cuáles son las opciones que tengo para poder facturar electrónicamente?
Estas son las tres opciones o formas en las que puedes realizar tu facturación electrónica:
- Servicio de facturación gratuito que ofrece la DIAN
- Desarrollo de software Propio
- Elegir los servicios de un proveedor tecnológico que esté autorizado por la DIAN
Elegir entre estas opciones al inicio te puede parecer algo confuso y difícil de solucionar incluso si sabes mucho del tema y ya has hecho tus propias averiguaciones no es inmediatamente fácil saber qué es lo que te conviene más, por eso te explicaremos a profundidad de qué se trata cada una.
Opción 1: Servicio de Software Gratuito de la DIAN
La Dian puso a disposición una herramienta que te permitirá facturar electrónicamente a través de cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Esta es una de las primeras opciones contempladas por los empresarios ya que una de sus mayores ventajas es que está disponible para todo el mundo y puedes empezar rápidamente a facturar si sigues los pasos.
Para el proceso de habilitación, la DIAN dispone de una página con los pasos a seguir, puedes acceder aquí: Habilitación de facturación electrónica DIAN
Es un servicio ideal para quienes le genere valor agregado que el servicio de facturación tenga una interacción manual con el sistema contable, es decir, que no requiera la existencia de una interacción automática entre la contabilidad y la facturación.
Opción 2: Desarrollo de software de facturación electrónica propio
Como su nombre lo indica, esta opción es una en la que el empresario más intrépido puede desarrollar a la medida su software respondiendo las necesidades particulares del negocio. En general, es una opción que toman las empresas que tienen grandes áreas de desarrollo y cuentan con los profesionales idóneos para este trabajo. Lo importante es que su solución le permita facturar electrónicamente, usted tendrá la libertad de elegir cómo funciona y cómo se ve.
Opción 3: Proveedor Tecnológico de facturación electrónica
Un proveedor tecnológico de software se trata de una empresa que la DIAN ha autorizado previamente para ofrecer soluciones de facturación electrónica ya que cumple con unos requisitos especiales para poder hacerlo.
En esta opción existen varios tipos de software, el proveedor puede instalarte un programa en el computador, que ocupará el espacio y capacidad de procesamiento de éste, también puede adicionar un módulo a algún software que ya hayas obtenido anteriormente y se puede comunicar con el de facturación, o una tercera opción es un software en la nube en la cual tan sólo es necesario internet para acceder a él y toda tu información estará disponible 24/7 desde donde estés.
La apariencia y funcionalidades varían de proveedor en proveedor, y todos ofrecen un tipo de acompañamiento y soporte distinto.
¿Cuáles son las ventajas de las tres opciones?
Software gratuito de la DIAN
Esta opción es la favorita de las Pymes ya que tienen limitación en su presupuesto y no quieren destinar grandes cantidades de dinero en este proceso. Algunas de las ventajas de esta opción son:
- Es un desarrollo gratuito y abierto para todos.
- Está alojada en la nube, podrá acceder con cualquier dispositivo.
- Se ofrece soporte a través de un contact center.
- Permite generar facturas ilimitadamente.
- Tan solo necesita tener RUT para ingresar.
- La solución gratuita permite emitir facturas, notas de crédito, notas de débito y acuses de recibo.
- Permite consultar las facturas que recibió de sus proveedores por sus compras
Desarrollo Propio
Si decides elegir esta opción estas serán algunas de las ventajas que puedes obtener:
- Podrás tener autonomía de decisión sobre su propio software, los colores, cómo se ve, módulos, todo lo que quieras hacer.
- Podrá otorgarle las funcionalidades que usted desee, reportes especiales, cálculos adicionales.
- Contará con un equipo interno especializado propio que le de soporte inmediato) lo ideal es que lo tengas previamente para no incurrir en nuevos gastos).
Es importante que si estás pensando en elegir esta opción realices un estimado de que los costos de operatividad, debes tener en cuenta que los costos de personal de desarrollo y mantenimiento del sistema es costoso, si no los tienes será algo que sin duda puede pesar en tus gastos. Adicionalmente si este equipo de trabajo ya está encargado de otros desarrollos debes verificar que tienen el tiempo para encargarse de este nuevo y que no tengas problemas en la capacidad instalada.
Proveedores Tecnológicos:
Esta opción es algo temida ya que se tiene la premisa que costará mucho dinero y que sólo se encuentran en el mercado opciones que requieren de una gran inversión inicial, sin embargo, esto no es cierto, al buscar un proveedor tecnológico para tu facturación electrónica podrás encontrar herramientas de diversos valores y características, así mismo una gran cantidad de empresas que ofrecen estos servicios. Algunas de sus ventajas son:
- Son capaces de ser parametrizados con las características y necesidades particulares de tu negocio.
- Estos softwares permiten cargar automáticamente los datos de sus clientes a partir de archivos de procesos masivos.
- Hacen el proceso de integración, configuración y prueba de funcionalidad.
- Si tu empresa lo requiere, puede contar con soporte 24/7.
- Algunas de estas empresas cuentan con otros módulos que complementan la operatividad de tú negocio y te ayudarán a automatizar procesos. Además, podrás generar reportes transversales entre las áreas encargadas.
- Las propuestas pueden integrar otros tipos de documentos de negocio electrónicos, entre otros: órdenes de compra, pedido, despacho, etc.
Si optas por esta opción una recomendación clave es que investigues muy bien las empresas proveedoras, elige una que tenga trayectoria y reconocimiento en el mercado, toma las pruebas gratis y no te apresures para que puedas elegir el mejor software del mercado.
¿Qué debo tomar en cuenta para elegir entre estas tres opciones de facturación electrónica?
- Analiza qué es importante para tu negocio: Haz un listado de tus necesidades en cuanto a la interacción requerida (manual o automática) con los módulos contables, actualización de inventario y facturación.
- Define un presupuesto: Pon un límite de inversión para implementar la facturación electrónica, un mínimo y un máximo.
- Escucha las necesidades del equipo: hay soluciones que se adaptarán en menor o mayor medida a su equipo de trabajo, escucha las necesidades y revisa si esta implementación es una oportunidad para automatizar otras tareas.
- Estudia el valor agregado: cada opción brinda diferentes propuestas de valor, analiza cual se ajusta más a sus necesidades actuales y futuras de una forma más flexible.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
