La elección de un proveedor tecnológico que te permita empezar tu proceso de generación y transmisión de nómina electrónica es una decisión clave para tu negocio, que entre muchos beneficios te permitirá organizar y adquirir procesos electrónicos más eficientes para así crecer y optimizar el tiempo de tu equipo.
¿Estás justamente buscando un proveedor de nómina electrónica para tu empresa? Con los siguientes tips te ayudaremos a que elijas al que mejor se adapte a tu negocio.
Sabemos que elegir entre todos los proveedores de nómina electrónica que encuentras en el mercado no es tarea fácil y más aún cuando cada compañía puede entenderse como un mundo diferente que tiene sus propias necesidades; por ello, te aconsejamos tener en cuenta las siguientes claves para hacerla mejor elección para tu empresa:
1. Evalúa las funcionalidades y no los precios
Uno de los instintos más frecuentes de las Pymes es inclinarse por el software más económico. Es un error que las empresas solo contemplen el precio como pilar en la toma de esta decisión, sin analizar la propuesta de cada software y sus valores agregados, así que te recomendamos antes de pensar economía haz un check list de las diferentes opciones que hay en el mercado, así puedes hacer una relación costo/beneficio, talvez puedes solucionar muchos de tus problemas y optimizar tu presupuesto ya que ahorras tiempo en procesos innecesarios que puede suplir el software de nómina.
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2. Encuentra tus necesidades
Ahora que conoces el alcance que puede tener un software de nómina electrónica analiza cuáles de esas características quisieras tener en tu empresa, cuáles necesitas y te son importantes. Es clave que vincules a las personas que hacen parte de este proceso para que puedan dar su opinión y puntos de vista, son ellos quienes adolecen este proceso y tiene más información de peso que te ayudará a identificar correctamente lo que necesitas. Se deben de involucrar a las diferentes áreas de la empresa, como recursos humanos, financiera, administración, entre otros, ya que ellos son parte de la operación y tienen sus propios requerimientos.
En este punto es vital delimitar cuáles son las funciones primordiales que esperas que esta plataforma de facturación electrónica haga por tu empresa. De igual manera, te recomendamos definir un presupuesto máximo para no pasarte de lo que tienes estimado para este fin.
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3. Analiza si el proveedor puede crecer o decrecer junto a ti con el tiempo
Es difícil ver el futuro y saber con seguridad la velocidad a la que va a crecer tu número de empleados o incluso si va a disminuir, es por eso por lo que es importante que revises que tu proveedor tecnológico de nómina electrónica tenga la capacidad de adaptarse no sólo a tus condiciones actuales si no a las futuras, cualesquiera que ellas sean, debes poder tener la flexibilidad de cambiar de plan, de subir o bajar los requerimientos y no estar atado por siempre a las mismas condiciones.
4. Analiza la posible integración con otro software de la empresa
Una de las cuestiones más importantes para tu empresa es como tu proveedor de nómina electrónica se puede integrar a tus procesos con el fin de crear una sinergia con otros sistemas que ya existan o que en el futuro quieras adquirir. Es más, si tienes en mente adquirir otras herramientas por ejemplo para facturar electrónicamente, manejar tus inventarios, entre muchos otros, es fundamental que evalúes si el proveedor tiene la capacidad de ofrecértelos así podrás lograr esta integración. Un proveedor que te ofrezca un abanico de posibilidades puede llegar a convertirse en tu mejor aliado en el camino de la digitalización de tu emprendimiento.
5. Usa las pruebas gratis y evalúa si es fácil de usar
Un buen software de nómina electrónica te debe permitir acceder a tu cuenta e información de manera sencilla e intuitiva, en cualquier momento y desde tu celular o computador sin que se presenten fallas. Esto te permitirá generar informes o tener la información que necesitas, sin importar donde estés, siempre y cuando tengas una buena conexión a internet. Un software de nómina en la nube es en la mayoría de los casos la mejor elección.
Para poder comprobar de primera mano cómo funciona el software de nómina electrónica ten en cuenta que puedes solicitar una demostración de las funcionalidades principales para que puedas entender qué tan amigable es la herramienta, que no te dé vergüenza, prueba los que más te gusten y así tu equipo y tu podrán maniobrar dentro del sistema y experimentar su usabilidad y utilidad.
6. Busca referencias y comentarios de los clientes
Así como buscas reviews y recomendaciones para ir a un restaurante o a un hotel, debes hacer la búsqueda para tu proveedor de software de nómina electrónica. Indaga qué dicen los clientes actuales de su experiencia con la plataforma, busca comentarios, casos de éxito y no éxito. Son los usuarios los que te darán las pistas necesarias para saber si el proveedor que elijas será el que mejor te atienda. Revisa sus canales de atención, programas de capacitación, si tienen un buen sistema de soporte que solucione tus dudas cuando asó lo requieras. Nuestra recomendación siempre será identificar los proveedores que lleven un buen tiempo en el mercado, que cuenten con la experiencia y respaldo suficientes para sentirte tranquilo y no improvisar en esta selección.
La empresa que definas tendrá acceso a información valiosa como tu lista de clientes, montos de facturación, datos legales y confidenciales de tu empresa, entre otros; por lo que te recomendamos corroborar que tenga la capacidad necesaria para almacenar tus datos y conocer muy bien cuáles son las políticas de tratamiento de datos y uso de estos.
Por otra parte, es importante que conozcas cuáles son las garantías que el proveedor de facturación te brinde a ti y a tus clientes en caso de robo o pérdida de la información.
Sin duda el proceso de selección no será fácil, cada proveedor tecnológico de software tiene unas fortalezas en las que se especializa para hacer que su servicio sea diferente al resto, es por eso por lo que debes tener muy claro qué es lo más importante para tu negocio y no pensar sólo en cumplir un requisito más sino en el éxito futuro que quieres alcanzar. Si quieres saber más nuestros expertos estarán dispuestos a ayudarte.
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Equipo Editorial Loggro
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