Nómina electrónica: recomendaciones para mantener la confidencialidad de la información

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Con la entrada en vigor de la resolución 000013 de 2021 expedida por la Dian que contempla la implementación de la nómina electrónica en Colombia, son muchos los empresarios y empleados que aún mantienen ciertos temores frente a este procedimiento y de cómo garantizar la confidencialidad y seguridad de la información que se habilita y transmite a la DIAN.

Por qué es importante garantizar la privacidad de la información de tu nómina.

Los registros de nómina de los empleados incluyen información esencial como su número de identificación, datos de contacto y tipos de contrato. También registra detalles financieros como salarios, datos bancarios y formas de pago. Si estos detalles caen en las manos equivocadas, pueden representar un riesgo para la integridad de las empresas y por supuesto de los trabajadores.

Recomendaciones para mantener a salvo la confidencialidad de tu nómina.

A continuación, te presentamos algunos consejos prácticos para mantener la confidencialidad de la nómina.

  1. Controlar la divulgación de información

Asegúrate de que tu personal encargado de registrar, habilitar y transmitir de nómina sepa quién está al tanto de esta información y quién debe estar excluido. En este aspecto, es recomendable considerar tener una política que enumere todos sus documentos y los datos que se manejan en este proceso y los nombres y cargos de las personas que tienen acceso directo a tu software de nómina electrónica para visualizar y operar dicha información. Asimismo, el personal autorizado, deberá garantizar la privacidad de su usuario y contraseña para acceder al sistema en el que se llevan los registros de la nómina de tu empresa.

En el caso de presentarse solicitudes expresas por parte de las entidades de control, para ver estos registros de nómina, la política deberá establecer quién será el principal encargado de descargas estos reportes y presentarlos, cumpliendo con las disposiciones legales establecidas en el país.

2. Generar desprendible de pago electrónico

Considera generar desprendibles de pago electrónicos. Esta forma, reduce el uso de papel y mejora la eficiencia de los procesos fiscales. Los desprendibles de pago en línea permiten a los empleados acceder a sus registros e información de manera inmediata. De igual forma el uso de estos desprendibles mejora la confidencialidad de la información de tu nómina. Solamente el personal autorizado y cada empleado individualmente pueden acceder a los detalles salariales y las respectivas novedades que se registren en cada periodo de pago. No olvides que de esta manera contribuyes a promover el uso responsable de los recursos al no utilizar papel y garantizar la confidencialidad de la información.

3. Utiliza contraseñas seguras y cambiarlas periódicamente

El uso de contraseñas sólidas y únicas reduce la probabilidad de que las personas equivocadas accedan a la información de nómina. Las personas encargadas de este proceso deberán utilizar contraseñas seguras y de uso exclusivo tanto para acceder al software de nómina en la nube como para sus computadores. De acuerdo con información de expertos en ciberseguridad del CAI virtual de la Policía Nacional de Colombia, se recomienda que las contraseñas para procesos electrónicos cumplan como mínimo algunos estándares de seguridad como:

  • Utilizar letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos.
  • Crear una contraseña de mínimo 16 caracteres y cambiarla periódicamente, cada tres meses aproximadamente.
  • No utilizar nombres o apellidos como contraseña.
  • Utilizar claves diferentes para acceder al software en la nube diferentes a las de acceso a equipos, correos electrónicos u otras cuentas.
  • Evite palabras que estén directamente vinculadas con su cargo u empresa.

4. Utilizar soluciones de almacenamiento en la nube

La principal ventaja de llevar la nómina electrónica es que existen soluciones en la nube para almacenar esta información; de esta forma nunca más tendrá que preocuparse por el espacio de almacenamiento físico o en los discos de los computadores corporativos. El almacenamiento en línea es más seguro, ya que cuenta con opciones de cifrado y funciones avanzadas de seguridad de datos. Puede almacenar documentos grandes de forma segura sin afectar su accesibilidad.

5. Seguridad del personal encargado de la nómina

Los miembros del personal de la nómina deben trabajar en áreas seguras y confidenciales. Incluso si solo tiene uno o dos miembros del personal de nómina, manténgalos en lugares confidenciales. Enfatíceles la importancia de mantener la privacidad en los datos de nómina y ofréceles capacitación constante. Enfatiza en la responsabilidad y las ventajas de llevar el proceso de manera 100 porciento confidencial. De igual forma, garantizar que luego de finalizar cada registro en el software de nómina debe cerrar sesión y desconectarse del aplicativo.

6. Discusiones sobre sueldos y salarios

Mantener la confidencialidad de la información de la nómina es difícil si tienes empleados hablando sobre sus sueldos, comisiones y beneficios particulares. Asegúrales que tu empresa ofrece un salario competitivo. Aunque los empleados que hablen de sus sueldos y salarios pueden no ser muy buenos para los empleadores, no es algo que puedas prohibir.

7. Clarificar los procedimientos de seguridad de la nómina

Mantener procedimientos claros de seguridad de tu nómina te mantendrá a salvo de posibles violaciones de seguridad de la información. Procura actualizar y formar constantemente a tus colaboradores que están directamente involucrados en el proceso de nómina.

Asegúrate de que tu proveedor de software de nómina electrónica actualice periódicamente y a tiempo el sistema garantizando el correcto almacenamiento de los datos y novedades que se puedan registrar. sus sistemas de nómina se actualicen periódicamente y a tiempo.  Loggro como proveedor experto en soluciones de nómina cuenta con actualizaciones automáticas del sistema. Por lo tanto, puedes estar seguro de que este módulo de gestión empresarial se actualizará cuando sea el momento.

8. Seguridad móvil y del correo electrónico

Sin importar el tamaño de tu empresa, te aconsejamos tener una política de seguridad general que permita identificar amenazas a través de software antimalware y antivirus y que esta política cubra la seguridad del software de nómina. Capacita a tus colaboradores para que la comprendan.

Asegúrate de que los encargados de la nómina cumplan con las políticas de correo electrónico. No debe haber riesgo de que los empleados reciban o envíen archivos adjuntos que puedan contener información privada de la nómina.

9. Establecer protocolos para solicitudes externas

Las solicitudes externas de información de nómina pueden llevarse a cabo por parte de las entidades de control, sin embargo, es importante que los empleados de tu empresa estén seguros de la identidad de la persona que realice estas solicitudes.

Asegúrate de que el personal encargado de registrar la nómina conozca los procedimientos a seguir antes de divulgar información confidencial a terceros.

Mantener la confidencialidad de la información de la nómina de tu empresa es imprescindible. Promueve la seguridad y previene que los datos confidenciales lleguen a manos equivocadas, esto podría generar conflictos en el lugar de trabajo o, lo que es peor, comprometer la seguridad de sus empleados; así que si estas buscando al aliado idóneo para registrar, habilitar y transmitir la nómina electrónica de tu empresa, te invitamos a conocer nuestro software de nómina. En Loggro te garantizamos la ciberseguridad que necesitas y además podrás cumplir sin errores con todos los requisitos y los tiempos que exige la DIAN.


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