Documento soporte para los no obligados a facturar electrónicamente

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La facturación electrónica hace parte de un ecosistema digital conformado por diferentes elementos, como el documento soporte, los cuales contribuyen a impulsar el camino hacia una era 100 % digital, que a su vez impulse un entorno de mayor legalidad en el país, donde las transacciones económicas deben estar debidamente soportadas y visibles al escrutinio de la máxima autoridad tributaria en Colombia.

En este artículo te aclararemos que es el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, en qué casos se usa, quién lo emite, y quién está obligado a emitirlo. Recuerda que, aunque el documento soporte ya exista, ahora debe ser electrónico para que cumpla con la nueva normatividad de la DIAN.

Documento soporte en la Facturación Electrónica: función, emisión y normatividad actual

¿Qué es el Documento Soporte?

El Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que es elaborado por el comprador cuando hace transacciones con un vendedor de un bien o servicio que no está obligado a expedir factura de venta o documentos equivalentes, éste se realiza para que sirva como soporte de costos y deducciones en la declaración de renta.

Por otra parte, los documentos equivalentes conforme al decreto 358 de 2020 son aquellos que reemplazan la factura de venta y son expedidos por el vendedor, por ejemplo, los tiquetes de las máquinas registradoras, boletas de cine, tiquetes de transporte de pasajeros, documentos de juegos localizados, boletas y billetes de juegos de azar, documentos de cobro de peajes, entre otros.

Requisitos para generar el Documento Soporte

Retomando, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, según lo establece la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN, se debe generar con el siguiente contenido y/o requisitos:

1. Debe tener el nombre específico de “Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”
2. Fecha de generación del documento.
3. Nombres, apellidos, razón social. NIT del vendedor.
4. Nombres, apellidos, razón social. NIT del adquiriente o comprador
5. Numeración consecutiva autorizada por la DIAN de conformidad al artículo 38 de la Resolución 042 del 5 de mayo de 2020
6. Describir el producto o servicio
7. Valor de la compra
8. Firma del emisor del documento soporte.
9. Formato electrónico que establece la DIAN
10. Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar – CUDS

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Beneficios de usar el Documento Soporte

Los beneficios que te brinda usar este documento soporte son:

1. Mantener control de los costos, deducciones e impuestos reportados a la DIAN.
2. Usar el valor del documento soporte como gasto para la deducción en la base gravable del impuesto de renta.
3. Tener el documento soporte como prueba del gasto.
4. Habilitar el uso de servicios electrónicos de devoluciones automáticas de saldos a favor y declaraciones sugeridas por parte de la DIAN.
5. Disminución del uso de papel- desmaterialización de documentos.

¿Quién está obligado a emitir el documento soporte?

Como ya vimos, el documento soporte lo debe generar el comprador de un bien o servicio suministrado por un vendedor que no es obligado a facturar, ahora bien, ¿qué compradores están obligado a generar el documento soporte?

De acuerdo con lo dispuesto en el decreto 1625 de 2016, todos los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente deben generar Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

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¿Desde cuándo se debe emitir y exigir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura?

Asimismo, el plazo para que los obligados a facturar generen el Documento Soporte venció el 15 de agosto de 2020.

De conformidad a lo estipulado en la Resolución 000488 de abril de 2022, estos Documento Soporte deben ser electrónicos y reportados a la DIAN a más tardar desde el 01 de agosto de 2022. La generación y transmisión de forma electrónica deben cumplir con las condiciones, términos y especificaciones técnicas y funcionalidades descritas en el anexo técnico expedido por la DIAN.

¿Cómo realizar la autorización de numeración para el documento soporte?

La solicitud de autorización de numeración en documentos soporte se hace en línea con tu usuario en el portal de la DIAN, y se hace igual a la solicitud de numeración de la facturación electrónica.

Ten presente la diferencia entre autorización y habilitación de facturación electrónica. La autorización es la solicitud de nueva numeración de consecutivos, mientras que la habilitación es la solicitud de ampliación de vigencia de la numeración autorizada.

Opciones tecnológicas para generar el Documento Soporte

Otro aspecto que deberán tener los contribuyentes para generar los Documentos Soporte es la solución de software para generar el documento electrónico, y para ello tiene tres opciones:

En primer lugar, el software gratuito que proporciona la DIAN; en segundo lugar, un desarrollo tecnológico propio; y, por último, un software ofrecido por tu proveedor tecnológico de confianza, que puede ser el mismo que ya tienes para tu facturación electrónica.

Loggro, por ejemplo, ofrece una implementación fácil de operar donde todos los elementos que hacen parte del ecosistema de facturación electrónica, incluido el documento soporte, están integrados en tiempo real y a solo un clic con el sistema contable.

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¿Cuándo se debe transmitir a la DIAN el Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar?

El documento soporte debe transmitirse para que la DIAN lo valide, esto lo puedes hacer:

1. Tan pronto se lleve a cabo la operación; o
2. El último día hábil de la semana, acumulando todas las operaciones de la semana que se realizan con el mismo proveedor.

¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?

Si al realizar la transmisión del Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, se presenta un inconveniente tecnológico en la plataforma de la DIAN, este reporte se realizará hasta 48 horas después, contadas a partir del día siguiente de que el inconveniente se solucione.

Si, por el contrario, el inconveniente lo tiene el contribuyente que debe realizar el reporte, se debe hacer dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del día siguiente a que se haya superado el inconveniente tecnológico, y se debe guardar el soporte de la falla.

Para concluir, el Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar es el documento que acredita una compra a un sujeto que no está obligado a facturar, lo genera el mismo comprador y debe emitirlo si es contribuyente y está obligado a facturar electrónicamente. Además, para ello debe contar con un software especializado y tener una numeración consecutiva autorizada por la DIAN. Por último, aclaremos que todo comerciante debe expedir factura, pero las personas que no son responsables de IVA son exceptuadas de esta norma; sin embargo, legalmente podrían expedir factura por su función como título valor, aunque el Estatuto Tributario no se los exija. Si es así, su facturación deberá cumplir con todos los requisitos de los obligados a facturar.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.