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La correcta administración de los inventarios es fundamental para el éxito de cualquier negocio, uno de los sistemas de clasificación más frecuentes de análisis es el método ABC, que permite organizar la distribución de las diferentes referencias o mercancías de acuerdo con su importancia, valor y rotación dentro de la empresa. Te contaremos de qué se trata y sus principales características.
¿Qué es un inventario?
El inventario es un documento donde se registran todas las pertenencias de un individuo o de una empresa. De allí que esté presente en toda la cadena de suministro desde la fuente del flujo de material hasta el consumo, la eliminación o la destrucción de sus componentes.
¿Por qué es importante la gestión de inventarios?
Como empresa es muy importante llevar una adecuada gestión de inventarios, con el fin de evitar pérdidas por robos o desaparición de productos; pérdida de producción, sobre todo cuando es una empresa de productos perecederos; y pérdida de clientes por faltas de stock de los productos ofrecidos.
Las actividades correspondientes a la gestión de inventario están encaminadas a determinar los métodos de registro, clasificación, puntos de rotación y modelos de registro.
En fin, el objetivo principal de la gestión de inventarios es optimizar los niveles de existencia asegurando la disponibilidad de productos atendiendo su demanda, es decir, es necesario organizar el inventario, teniendo en cuenta que los inventarios se clasifican por ubicación, por función, por tiempo, por volumen y demanda. Hoy en día ya encuentras software de gestión y control de inventarios que te pueden ayudar en esta tarea de forma fácil y eficiente, evitando caer en los errores más frecuentes de la administración de los inventarios.
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Con el fin de analizar los anteriores factores de control de inventarios, se usa el método ABC que presentamos a continuación:
¿Qué es el análisis ABC de inventarios?
Es un sistema de administración de inventarios que se basa en el principio de Pareto, aplicando la regla de 80/20, (el 20% de las referencias genera el 80% de los beneficios) para categorizar, segmentar y organizar el inventario físico en tres zonas diferentes: Zona A, Zona B y Zona C.
Cuando se realiza el inventario, se clasifica en cada zona teniendo en cuenta el valor que ostenta cada artículo, valor que está dado por criterios preestablecidos con base en su importancia, relevancia para la empresa, valor económico, beneficios aportados, rotación generada u otros criterios prestablecidos y de esta forma destinar más recursos a las referencias que son clave para la empresa que se encuentran en la zona A y así de forma proporcional a cada zona.
Zonas o tipos en la clasificación ABC
Con la clasificación ABC se procura priorizar las referencias más importantes de la empresa en un almacén, que serán los productos con mayor impacto por sus beneficios y serán las que supongan mayor rotación, de esta forma, no se tratarán todos los productos por igual.
Así entonces, al usar el principio de Pareto como lógica para organizar el inventario, se pueden tener en cuenta diferentes criterios para hacerlo.
De acuerdo a lo anterior, expliquemos en que consisten las zonas para inventarios con base en su clasificación:
Zona A: Aquí se encuentran los artículos más importantes para la empresa, por su alto costo, nivel de utilización o aporte a las utilidades, dicho de otra forma, son los artículos de mayor valor.
Estos artículos representan solo el 20% del inventario, pero se estima que representan el mayor movimiento de bodega, mayor rotación y entre el 70 y 80% ingresos de la empresa. Por ende, se convierten en las referencias con priorización para que la empresa le asigne más recursos para controles permanentes de stock. Algún problema de stock de estos productos podrá acarrear pérdidas para la empresa.
En cuanto a su almacenamiento, debe ubicarse en zona de fácil acceso y cercana a la zona de alistamiento y despacho de pedidos.
Además, la empresa presta mayor atención a estos productos en la negoción y venta, para programar el suministro constante, realizar pronósticos de demanda más exactos, hacer revisiones permanentes de stock, priorizar las condiciones de almacenamiento, entre otras cosas.
Zona B: Tienen importancia secundaria, su rotación es moderada. Son artículos de valor intermedio. Representan aproximadamente el 30% de las referencias de la empresa, pero aportan entre el 15 y 25% de los ingresos.
Sin embargo, se controlan periódicamente su stock, con el fin de anticiparse a que se convierta en producto de la zona A o descienden a la C.
Los productos o referencias de la zona B, dentro de la bodega deben almacenarse en zonas accesibles y disponibles, posteriores a los de la zona A, en otras palabras, se almacenas en zonas intermedias tal como es su categoría.
Zona C: Siguiendo con el principio de Pareto, los productos de la zona C, son aquellos poco importantes, pero más numerosas, es decir, podrán representar el 50% de las referencias de una empresa y tan sólo aportarían el 5% de los ingresos.
Es decir, representan el mayor volumen de inventario, pero son los artículos de menor valor.
Su rotación es baja, debido a que su demanda es menor, y por lo tanto requieren de poca supervisión en el sentido de control de inventarios y de stock, debe realizarse este control de manera esporádica para evitar daños, obsolescencia o caducidad, o pérdida de unidades. Al ser las referencias con menor demanda, podrán ubicarse en niveles superiores o de difícil accesibilidad dentro del almacenamiento.
¿Cómo hacer la clasificación ABC?
Generalmente definir la importancia de productos para su clasificación se hace siguiendo algunos criterios, en función del sector, tipo de productos o necesidades de la empresa, tales como:
- Clasificación por precio unitario; se ordenan los productos por la inversión que se realiza en cada uno de ellos, de mayor A, a menor C.
- Clasificación por valor total, se ordenan por el valor total de as unidades almacenadas, requiere control permanente de stock y su variación conlleva a una recategorización.
- Clasificación por utilización y valor; tiene en cuenta el valor y rotación de los productos, un producto A es el de mayor demanda y mayor valor.
- Clasificación por rotación; se categorizan en A, los productos que más se mueven en la bodega por su alta demanda.
Ninguno de los anteriores criterios es el ideal, deberás elegir la más adecuada a las circunstancias de tu negocio.
Ventajas y desventajas del método ABC
Las principales ventajas de aplicar el método ABC en la gestión de inventarios son las siguientes:
- Facilita la operación en el almacén
- Control permanente del stock de alta prioridad
- Disminuye costos por almacenamiento y producción de productos con menos demanda.
- Eficiencia en preparación de pedidos y entregas.
No obstante, este método no tiene en cuenta el tratamiento que se le da a inventario de ciertos productos:
- Nuevos productos
- Productos estacionales
- Variaciones de demanda
- Interdependencias entre productos
Otra desventaja, es que puede presentar conflictos con otros sistemas de costos tradicionales
En resumidas cuentas, se debe considerar la naturaleza de la empresa y el modelo de negocio para determinar un modelo de gestión de inventarios cuyo objetivo principal siempre será optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio al cliente.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
