Principales errores en el manejo de inventarios

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Dentro de la administración de una empresa, una pieza clave es la gestión de inventarios, aunque no lo parezca este tema se convierte en uno de los más importantes de la gestión estratégica de las empresas, ya que cualquier falla en este elemento nos puede ocasionar problemas en diferentes partes del proceso de venta, si esto pasa, existe la posibilidad de que desencadenen problemas relacionados con los mismos.

El inventario es el órgano principal de una empresa, es el corazón de esta, ten en cuenta que hay varios tipos de inventario, y todos son importantes por eso en este artículo te contaremos los principales errores en el manejo de este importante factor de la empresa.

Un buen control de inventarios es el gran aliado para aumentar la rentabilidad de tu empresa, aun así, no todos los empresarios se preocupan por invertir recursos (económicos, humanos, infraestructura) que optimicen el stock, es por ello por lo que es de vital importancia tener en el radar los posibles errores en los que se puede incurrir al manejarlos, para así evitarlos y buscar soluciones oportunas que nos impidan caer en ellos.

A continuación, los errores más comunes en el manejo de inventarios:

1. Desconocimiento de la demanda

Desconocer cuál será la demanda futura aproximada no solo hace que tus ventas peligren al no contar con la existencia suficiente para cumplirles a los clientes, sino que puede disminuir significativamente su flujo de caja al tener sobrestock de productos no solicitados. Cuando no conocemos la demanda real del mercado, corremos el riesgo de acumular productos innecesariamente que generan gastos de almacenamiento, reducen la eficacia de nuestros procesos y pueden repercutir en la atención que le damos a los consumidores.

Los datos sin duda nos facilitan la toma de decisiones a corto y largo plazo, es por eso por lo que conocer las tendencias del mercado nos ayudará a controlar también nuestras existencias en almacén. Por tal motivo, debemos contar siempre con información confiable y actualizada sobre las preferencias de nuestros clientes en relación con nuestros productos.

Una manera de protegerse contra este tipo de errores es contar con un software que pueda recopilar información histórica de tus ventas y puedas tener un mapa de navegación que te indique las estacionalidades de tu producto.

2. Llevar tu inventario de forma manual

Si eres de los que llevan el control de inventario en hojas de papel u hojas de cálculo en Excel (gestión manual), aumenta exponencialmente la probabilidad de cometer errores humanos. La automatización asegura una mayor calidad del proceso, hace mucho más fácil las rutinas de trabajo, permitiendo crear automatismos que reduzcan los errores humanos. lo que finalmente se traduce en menos fallas, más oportunidades de negocio identificadas y un aumento en las ventas.

Por otro lado, corre el riesgo de desintegración o pérdida de información, ya que, al actualizarse de forma manual, genera islas de trabajo y no le permite a todo el equipo estar al tanto de la situación actual en tiempo real.

Un buen sistema de administración, con tecnología de nube y la posibilidad de automatizar tareas como pedidos, entregas y registro puede resolver estas situaciones con una sola herramienta, un sistema de gestión de inventario automatizado nos permite actualizar la información en tiempo real, ahorrando tiempo y reduciendo las equivocaciones al mínimo.

Es importante que tu empresa cuente con procesos eficientes y confiables, además de que la persona a cargo se encuentre capacitada para realizarlos. Los sistemas de gestión nos permiten reducir la inversión de recursos, identificar las oportunidades de negocios, aumentar las ventas y te permiten enfocar nuestros esfuerzos en otras áreas críticas de la empresa.

El uso de un software de inventarios trae múltiples beneficios que impactarán no sólo esta área sino toda la empresa, Cuando una empresa adquiere un software control de inventarios entra en un ciclo de mejora continua. Si tienes dudas de quién debería usar uno no dudes en consultarnos.  

3. Fallas en la comunicación

Se puede decir que este error se relaciona directamente con los primeros dos, ya que, con la gran cantidad de información que se maneja en las empresas hoy en día y la tecnología disponible para gestionarla, se podría suponer que las grandes problemáticas están cubiertas. Sin embargo, el uso de estos recursos no representa una solución por si solas.

Si bien una gran cantidad de información nos ayuda a perfeccionar la gestión del inventario, no sirve de mucho si los flujos de comunicación no están correctamente optimizados, si esta información pasa por diversos canales, debe ser lo más concreta, actualizada y expedita posible para evitar errores de inventario. En todo tipo de empresas, es muy común que los problemas de disponibilidad de inventario se generen debido a la ausencia de una correcta coordinación entre el proveedor y la cadena, o incluso entre el equipo comercial y el de terreno de una misma empresa.

Un ejemplo de ello es cuando una compañía se queda sin stock antes que finalice una promoción que tuvo mucho éxito, dejando a los clientes y proveedores descontentos, sin artículos para comprar. Con información simplificada, actualizada y oportuna, se mejora y facilita la comunicación entre los fabricantes y el comercio, para no tener retrasos en los pedidos y las demandas.

La relación con los proveedores también es una parte importante de esta comunicación, debido a que, si llegamos a tener algún problema de disponibilidad por algún error, ellos podrán surtir la mercancía necesaria y perfecta en tiempo y forma.

4. Tener personal no capacitado

Algo que suele pasar en los negocios es que cuentan con algún sistema de administración de inventarios que sólo uno de sus empleados sabe manejar o fue el único que se tomó el tiempo necesario para aprenderlo, depender todo el proceso de inventarios de una sola persona para ingresar toda la información al sistema no es un modelo eficiente, ni replicable.

El desconocimiento y la falta de formación en el uso de software de gestión de inventarios o si tienes un ERP puede ser perjudicial para llevar una buena gestión del  inventario. Los miembros del equipo que vayan a trabajar en la elaboración y perfeccionamiento del inventario deben tener muy claro cómo funciona el programa. Para eso, ten en cuenta siempre al adquirir un software que este debe ser sencillo e intuitivo así te facilitará enormemente evitar los errores de inventario.

La implementación de un sistema que sea sencillo de aprender es muy importante, así mismo que cuente con un servicio de capacitación por parte del proveedor para los usuarios, con lo cual se asegurará que cualquier persona involucrada en los procesos sea capaz de contribuir al esfuerzo global.

Como puedes ver, son varios los errores en los que las empresas incurren cuando de gestión de inventarios se trata, esto sumado a una competencia fuerte, es un gran peligro, las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto.

Es preciso que detectes y soluciones estas y otras equivocaciones si quieres instalar una estrategia robusta que lleve al éxito de tu negocio.


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