¿Quién debe usar un software de inventarios?

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En el mundo empresarial, el correcto orden en la administración y control preciso de los inventarios se ha vuelto uno de los principales factores que repercuten en el desempeño y ganancias de las organizaciones.

En una PYME esta gestión cobra aún más importancia, tener siempre un inventario correctamente administrado donde el control sea puntual y preciso, logrando mantener niveles óptimos para que no se den gastos innecesarios impacta directamente en tu bolsillo.

Sin lugar a duda, la mejor forma de administrar el inventario dentro de cualquier negocio es a través de un software o programa de inventarios que permita realizar el seguimiento de los productos desde que ingresan al stock hasta que salen del mismo.  ¿Tu negocio necesita un software para gestionar los inventarios? Estas son algunas señales que te ayudaran a saberlo, te contaremos quién debe usar uno.

1. No sabes qué tienes ni cuánto dinero hay invertido en tu inventario

¿Sabes cuánto stock te tienes de cada producto? si la respuesta es no, es momento de tener un sistema de control de inventarios.

En una empresa los productos siempre están en constante flujo, llevar un control manual es casi imposible cuando todos los días hay movimientos de entradas y salidas. Si estás lleno de hojas de Excel, planillas físicas y requieres de conteos diarios para asegurarte de lo que tienes, necesitas urgentemente un software de inventarios.

Con un sistema de control de inventarios tendrás el control total y en tiempo real. Acceder rápidamente al status y valor de tu mercadería, las entradas, movimientos, facturación, salidas y todo tipo de operaciones realizadas te asegurará su correcta gestión y óptimo movimiento. Además de almacenar esta información en un histórico para su posterior análisis. Recuerda que la mercadería es dinero que tienes congelado y que generará ganancia solo cuando se venda. Por eso conocer su estado es algo que siempre debes tener presente.

2. Quieres hacer compras más eficientes

Si hay meses en los que no sabes cuáles y cuántas referencias comprar, si alguna vez te has quedado sin inventario de algún artículo o exceso de otro, es evidente que necesitas un software de inventarios, con este sistema podrás:

• Identificar estacionalidad de productos
• Establecer máximos y mínimos con alertas
• Detectar artículos de lento movimiento
• Identificar márgenes de ganancia por ítem

Mejorar el flujo de efectivo es posible haciendo control efectivo de tus inventarios, cuando se compra de forma más eficiente basados en la información de tu mercado objetivo, tiene como resultado una sana rotación de inventarios, el dinero no se la pasará estancado en el almacén sino estarán en constante movimiento. Y esto, se verá reflejado en mayores ganancias.

3. Sientes que necesitas más tiempo para labores estratégicas

Los primeros años de constitución de una empresa es común que el gerente se encargue de todo, de la parte administrativa, comercial, contable, entre muchas otras. Pero a medida que tu negocio crece, es necesario aumentar también las herramientas y ayudas que te ahorren tiempo. La sistematización de labores operativas, procesos diarios y tareas manuales son el primer gran paso para lograr optimizar tu tiempo y enfocarte en donde realmente te necesitan.

Un software automatiza y agiliza el proceso de gestión del inventario, monitoreando el stock en un determinado momento y su flujo por los diferentes canales de venta, brindando a su vez informes relevantes para el negocio, de esta forma en poco tiempo podrás cubrir varias tareas que antes te tomaban una enorme cantidad de tiempo.

4. Necesitas vigilar la calidad de los productos.

Un sistema organizado de control de inventarios te permite realizar el control de la antigüedad de los lotes o fechas de vencimiento de tu mercadería. Esto es fundamental para evitar deterioros o posible caducidad, además de asegurar su adecuada venta, ¿te ha pasado que vendes un producto vencido?, o que tu cliente llegue al punto de venta y vea en un producto ya vencido, esto ocasionaría una pésima imagen de nuestra empresa. Evitar este tipo de errores es mucho más sencillo si todo está digitalizado y sistematizado con un software de inventarios.

5. Quieres dar un mejor servicio al cliente

Todos queremos enamorar a nuestros clientes dándoles una experiencia tan fantástica que quiera regresar. Ahora bien, imagina que un cliente llega al punto de venta y pregunta por un producto, el vendedor verifica la disponibilidad identificando que no hay, el cliente se va parala competencia y es posible que no regrese porque si era uno nuevo, se ha llevado la impresión que quizás tu establecimiento no tiene todo lo que necesita. ¿Te suena familiar? Si la respuesta es afirmativa, no lo dudes, eres el candidato perfecto para tener un software de inventarios.

Además, si adquieres uno de estos puedes reunir información relevante del comportamiento de compras, datos fundamentales para elaborar estrategias que aumenten la recompra y mantengan al cliente interesado en tu negocio.

6. Quieres administrar el inventario de tu negocio sin desplazarte.

Si tienes que administrar múltiples bodegas de un mismo establecimiento o múltiples establecimientos con una o con múltiples bodegas y te la pasas trasladándote de un lado a otro para poder gestionar acertadamente sus inventarios, un software de inventarios en la nube es ideal para tu negocio. Un software en la nube puede usarse desde cualquier ubicación en la que estés y en el que tengas un computador y conexión a internet, eso es todo lo que necesitas para tener a la mano toda la información que necesitas. Actualmente, la movilidad más allá de ser un beneficio más es algo fundamental si tenemos en cuenta el trabajo en casa, la posibilidad de gestionar tu inventario, cada bodega, saber en tiempo real cuál es tu inventario, se vuelve determinante en la toma de decisiones oportunas y en la productividad de tu jornada de trabajo. Podrás llevas tu puesto de trabajo a todas partes.

Quieres generar diferentes reportes con un clic

Para un gerente de una PYME la información se convierte en un recurso esencial en la toma de decisiones, tener miles de tablas, formatos, archivos descentralizados puede ocasionar pérdidas de oportunidad al no reaccionar a tiempo ante cualquier imprevisto o reto que se presente. Tener la información en un software de inventario te permitirá generar diferentes reportes e indicadores, que te apoyarán en este proceso.  Si esto actualmente no es posible en tu empresa, es hora de invertir en un sistema que te ayude a lograrlo.

Controlar robos y pérdidas de mercancía

Has oído hablar del “robo hormiga”, desafortunadamente es una de las realidades que puede experimentar todo inventario. Puede pasar que personas encargadas de un almacén sustraen productos o mercancías para uso propio sin que nadie lo note, identificar faltantes será muy simple, lo que se indique en el sistema debe coincidir con el stock real en tu almacén o tienda, si esto no se da, entonces te dará indicios de que algo no anda bien.

Y si a esto se le suma la merma, esa mercancía que nunca se registró y que también puede ser fácilmente sustraída, el problema es mayor.  Un sistema de control de inventarios en la nube brinda toda la seguridad para terminar con este tipo de malas prácticas, que suelen poner el peligro el futuro de la empresa.

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Si te sientes identificado con estos puntos, no lo pienses más, un software de inventarios cambiará la forma en la que trabajas y te traerá más beneficios de los que te podemos contar, no sólo en ahorro de gastos, o liberar espacios en los almacenes, sino que optimizará tu energía y horas de trabajo, lo cual se traducirá en un incremento de la rentabilidad y menor estrés en el día a día.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.