En la web se encuentran algunos riesgos para la información electrónica, pero ahora existen múltiples formas para garantizar su seguridad y mecanismos que reducen considerablemente los ataques cibernéticos, con los requisitos que exige la DIAN para la nómina y facturación electrónica es posible garantizar su ciberseguridad.
En este artículo te contamos lo que debes saber para proteger tus archivos digitales.
¿Qué es la ciberseguridad para documentos electrónicos?
La ciberseguridad es un conjunto de herramientas, acciones, políticas, directrices, prácticas, métodos, y mecanismos tecnológicos que se utilizan para proteger tanto a los usuarios como los activos de información que sus empresas procesan, transportan por sistemas que están interconectados y que almacenan a diario.
Es decir que los activos en información tienen que ver con los datos y/o conocimientos de gran valor para una organización porque se necesitan para que esta funcione u obtenga objetivos que plantean sus directivos, en otras palabras, con los activos en información es más fácil tomar decisiones para cambiar el rumbo de una empresa y por esta razón es tan importante cuidarlos de cualquier ataque cibernético.
Funcionamiento de la ciberseguridad en la facturación y nómina electrónica
La seguridad de la información para la nómina y facturas electrónicas es posible porque cuentan con mecanismos que están integrados a sus documentos como una parte fundamental de su composición; además esos mecanismos son un requisito que exige la DIAN para que puedan ser validados.
Los mecanismos que garantizan la seguridad de la información y que podemos encontrar, tanto en la nómina como en la facturación electrónica son:
- El Código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) para el caso de la facturación electrónica.
- El Código CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) para el caso de la nómina electrónica.
- El formato XML (Extensive Markup Language).
- La firma digital de cada emisor.
Todos los mecanismos individuales que mencionamos se caracterizan por responder a diferentes lógicas que al trabajar en conjunto brindan una mayor seguridad cuando envías y recibes facturas y documentos soporte de nómina electrónica.
¿Cómo funciona el Código CUFE?
El Código CUFE es una combinación alfanumérica única e irrepetible que tiene por objetivo la identificación individual de cada factura electrónica que generen los obligados a facturar electrónicamente; con este código es posible reconocer las transacciones de forma exclusiva datos como los montos, el objeto social, las empresas que se encuentran implicadas, entre otros.
¿Qué es el Código CUNE?
Con el Código CUNE es posible identificar sin equivocarse un documento soporte de pago de nómina electrónica. Este código se genera gracias al uso de la función “one-way hash”. Esta función posibilita la entrada de un conjunto de elementos, parecidos a cadenas, y los transforma en un rango de salida finito, generalmente en cadenas con longitudes fijas.
¿Qué se debe utilizar para generar el Código CUNE?
Quien desee generar el Código CUNE debe utilizar el algoritmo SHA-384. Este algoritmo se encarga de garantizar que dos cadenas de texto no generen el mismo “hash”, tal cual como lo exige el anexo técnico para la nómina electrónica que se encuentra en la Resolución 000013 de 2021.
¿Cómo funciona el formato XML?
El formato XML se caracteriza por ser el lenguaje que se utiliza para decodificar la información que se encuentra, tanto en las facturas, como en los documentos soporte de pago de la nómina electrónica. Tiene un papel importante en el momento que los obligados los envían a la DIAN y, cuando dicha entidad se los devuelve porque garantiza la integridad y la seguridad de la información que contienen.
¿Por qué la DIAN escogió el formato XML para las facturación y nómina electrónica?
Con el formato XML establecido por la DIAN es posible estandarizar el lenguaje en el que se deben escribir, tanto las facturas, como los documentos soporte de nómina electrónica. Esto se debe a que es un formato de fácil legibilidad para los computadores y personas; además con este formato es posible garantizar la integridad y la portabilidad de la información en la web porque están encriptados.
¿Cómo funciona el archivo XML en trámites de validación con la DIAN?
Cuando creas tu factura o nómina electrónica utilizando tu software, codificas los datos automáticamente y se transforman en un archivo XML, haciendo un par de clics. Todo lo hace el software por ti. Tú solo te dedicas a emitir la factura electrónica o la nómina electrónica.
Al recibirlo, la DIAN los decodifica utilizando códigos específicos para luego sellarlos y timbrarlos. Gracias a este proceso es posible validar que la empresa o la persona que envía el documento electrónico es real y se encuentra inscrito en los registros de la DIAN; Además de la validación, esta entidad también verifica que los documentos electrónicos cumplan con todos los requisitos técnicos antes de reenviarlos.
¿Cómo funciona la firma digital?
Otro de los aspectos importantes para garantizar la seguridad de la información de las facturas y de la nómina electrónica es que cuente con la firma digital. La firma digital es un mecanismo criptográfico que permite identificar a la entidad que generó el documento electrónico.
Trabaja en la Nube tus documentos electrónicos
Otro mecanismo que debes conocer para garantizar la ciberseguridad de tus documentos electrónicos es trabajar en la Nube, ya son muchos los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN que almacenan y gestionan los documentos de sus clientes utilizando este método.
Utilizándolo podrás tener sistemas de seguridad específicos para evitar la pérdida o modificación de tus archivos. Tendrás opciones avanzadas para que des accesos a cierta información y a ciertos empleados. Es más fácil encontrar tus datos y podrás acceder desde el dispositivo que quieras siempre y cuando tengas conexión a internet.
Cumplir con todos los requisitos asegura que tu proceso sea transparente y reduce de forma significativa los riesgos para tus facturas y documentos de nómina electrónica, así que si aún trabajas tus archivos en papel o sin ningún tipo de protección y quieres comenzar a cumplir con la facturación y nómina electrónica de tu empresa, te invitamos a conocer nuestro software de nómina y facturación. Con ellos tendrás la ciberseguridad que necesitas y cumplirás con todos los requisitos que exige la DIAN para ser validados.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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