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Cuando una empresa está interesada en adquirir un Software ERP, siempre surgen dudas de cómo hacer la mejor elección. Es menester entender que todos los modelos de negocio son distintos, y el Software ERP debe estar en capacidad de abordar la lógica del mismo, para así no entrar en desgastantes reprocesos.

Es por ello que para tomar una mejor decisión a la hora de seleccionar un Software ERP, la respuesta la tiene el RFP. A continuación, vamos a entender mejor qué es y cómo diseñar un RFP para que así haya éxito absoluto al momento de tomar la decisión.

¿Qué es un RFP?

RFP es (Request for Proposal, que traducido significa “Solicitud de Propuestas”), y eso significa una convocatoria para enviar propuestas de proyectos. Muy similar como cuando hacen convocatorias para licitar con el estado y/o otros sectores privados.

En el caso de las empresas que están buscando implementar un Software ERP, usualmente son las mismas empresas las que redactan este documento en aras de plasmar puntualmente sus necesidades (una buena manera de hacerlo es a través de flujos de trabajo, acá debe haber un gran trabajo a conciencia de la empresa en mapear todos los procesos para que la solicitud sea lo suficientemente robusta). En algunos casos, la misma empresa contrata un Consultor ERP para que le ayude a elaborar este documento, en últimas resulta una de las mejores prácticas ya que un Consultor ERP puede tener un espectro más amplio entre las posibilidades del mercado y las necesidades del cliente según el diagnóstico realizado por el Consultor, para así buscar cerrar la brecha entre la oferta y la demanda.

Si bien el documento no es un requisito definitivo para la decisión final, si sirve como guía para tomar la mejor decisión, una vez que la plantilla captura características y funciones exactas que requiere el modelo de negocio. Adicionalmente, sirve como base para comparar las diferentes soluciones de Software ERP en el mercado, ampliando así el espectro de posibilidades, pero a su vez delimitando aquellos que sí cubren las necesidades; es ahí donde el RFP toma mayor valor para poder tomar la decisión.

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¿Qué debería contener un RFP?

Al ser la implementación de un Software ERP un proyecto per sé, es necesario que se definan las pautas sobre las cuales se desea que esté sea implementado. Algunos puntos a considerar:

  • Justificación: entender las razones que llevan a la empresa a adquirir un Software ERP.
  • Modelo de negocio: qué tipo de empresa es la que está buscando implementar un Software ERP.
  • Necesidad: describir puntualmente qué es lo que está buscando la empresa con la implementación del Software ERP.
  • Realización del trabajo: detallar la información requerida por los proveedores del Software ERP, para así canalizar los criterios que se utilizarán en la evaluación para formalizar la operación de implementación.
  • Directrices del proyecto: entender de manera amplia qué productos y servicios busca la empresa a la hora de contratar el Software ERP.
  • Antecedentes: un mapeo que permita contextualizar qué hace, el mercado en el que opera, sus clientes y otra información que permita entender mejor las causas por las que la empresa está interesada en implementar un Software ERP.
  • Alcance: definición precisa de las tareas que el proveedor del Software ERP debe realizar en el proyecto.
  • Entregables: definir qué productos, documentación y otros espera que el proveedor del Software ERP le dé al cliente.
  • Duración del proyecto: donde se define los términos de tiempo en los que se ejecutará y pagará el proyecto de implementación de Software ERP.
  • Cronograma del proceso: como en toda convocatoria, se debe ser muy específico al momento de definir las fechas en las que se reciben propuestas, demostraciones, convocatorias de proponentes, terna clasificada y una fecha de expectativa de contratación; esto con el ánimo de que las empresas proveedoras de Software ERP puedan planear y gestionar los recursos necesarios para competir de la mejor manera en la convocatoria.

Pueden haber otros ítems que el prospecto tenga en mente, y que pueden ser incluidos a criterio del mismo. Sin embargo, acá es importante que los mismos generen valor a la propuesta y genere insumos para tomar o no la decisión.

¿Cómo influye el RFP en la elección del Software ERP?

Al haber mapeado todo lo necesario para realizar la convocatoria y que todos los requerimientos estén claros , ayudará a que los proponentes que se postulen realmente cumplen con las características buscadas, ahorrando así esfuerzos administrativos al prospecto evaluando empresas de Software ERP que carecen de lo que está buscando. Por eso entre más claro y detallado esté el documento, así mismo será más depurada la lista de proponentes a la implementación del Software ERP.

Algo importante pero que puede parecer una nimiedad para el documento, es la longitud del mismo. Este ejercicio debe ser hecho a conciencia en función de la complejidad del proyecto, para un gran proyecto que requiere una solución altamente robusta, un documento RFP tiene todo el sentido que sea extenso. Sin embargo, si lo que se busca es una solución más estándar, que no requiere mayores complejidades y que está fuertemente relacionado con la inversión que se piensa hacer, entonces un documento entre  20 – 25 páginas debería ser suficiente para tener una convocatoria sólida.

Acá se vuelve a la premisa que la convocatoria entre más concreta, más fácil para los potenciales proponentes. Un documento engorroso puede hacer que los proponentes desistan de postularse, por lo que se debería rehacer el documento, lo que implica otro esfuerzo administrativo que puede ser ahorrado si el trabajo se hace con la celeridad y conciencia que el mismo merece dado la decisión que se pretende tomar con el RFP.

¿Debe ser el RFP no solo pensado en la necesidad actual sino en la futura?

Bien, esa es una pregunta que se responde a través del mismo documento. Si bien en un principio, el hecho de crear un RFP está buscado para solucionar una necesidad actual, es importante que también sea pensado de manera prospectiva, para que el Software ERP a implementar no quede obsoleto en el corto-mediano plazo, sobretodo cuando estos proyectos están concebidos para un mediano y largo plazo.

El RFP debe ayudar a concentrarse en lo realmente necesario, para así no desviarse del propósito inicial.

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