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La contabilidad y los inventarios son dos aspectos fundamentales en cualquier empresa, ya que la correcta gestión de éstos son parte del éxito de un negocio.

En este artículo ampliaremos algunos conceptos de los inventarios y de la contabilidad del inventario.

¿Qué es un inventario?

Es importante recordar la definición de inventario, en términos contables se le llama inventario al registro de la totalidad de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica, dicho en otras palabras, es un documento donde se enumeran todas las pertenencias de un individuo o de una empresa.

Ahora bien, la definición más común de inventario corresponde a las existencias de la empresa, que es el registro de materias primas, bienes intermedios y bienes finales.

Importancia del inventario

La correcta gestión del inventario es clave, porque permite a las empresas controlar la compra y venta de bienes y servicios, además los apoya en planificar sus actividades y mantener siempre un stock mínimo disponible de materias primas o de productos terminados para la venta. Igualmente, el hacer un inventario de forma periódica permite a la compañía identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico. Además, podrá contar de manera oportuna con indicadores de rotación de productos, tiempos de reabastecimiento, valor de la mercancía.

Por otro lado, llevar un adecuado mecanismo de control de inventarios permite detectar pérdidas o posibles robos. Un mal control de inventarios puede tener consecuencias terribles en las utilidades de tu negocio.

Tipos de inventario

Los inventarios se clasifican con base en distintos criterios.

  1. Según el momento: Tenemos inventario inicial o inventario final.
  • Según la frecuencia, el inventario puede ser intermitente, o permanente cuando cuenta en tiempo real las variaciones de existencias y se administra con un software de base de datos que se actualiza cada vez que se registra una entrada o salida de producto.
  • Según su forma, es decir, del tipo de existencias, el inventario puede ser de materias primas; de productos en proceso; de productos terminados e inventarios de suministro de fábrica, que son los materiales que se tienen para elaborar o fabrica productos pero que no pueden ser contabilizados de forma exacta.
  • Según el punto de vista logístico, el inventario puede clasificarse como de previsión o anticipación, es el que responde a un eventual aumento esperable de la demanda. Inventario en lote, Inventario en consignación, o inventario de existencias obsoletas.
  • Según la función, encontramos inventarios de seguridad, o los inventarios cíclicos.

Impacto financiero del inventario

La constitución de inventarios en finanzas puede tener dos comportamientos:

  • Positivos: Ya que mediante los inventarios podemos producir y la empresa puede tener una buena gestión de los inventarios permite a los negocios tener ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen.
  • Negativos: ya que al adquirirlos aparecen costos financieros y de gestión que resultan nocivos para la economía de la organización.

Por otra parte, al realizar un análisis financiero se observa el impacto del inventario en tres de cos conceptos básicos:

  • En la Utilidad Neta incide al aportar gastos o costos como arrendamiento o compra de bodegas, depreciación, sistemas de administración de materiales, costos laborales asociados a su mantenimiento y administración, entre otros.
  • En el flujo de efectivo impacta en la conocida prueba ácida [(Activo Corriente – Inventarios) ÷ Pasivo Corriente], que muestra la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo. Cuando se cuenta con una gran cantidad de inventario tendremos menor capacidad para responder con las deudas y pagos.
  • En el Retorno Sobre la Inversión (ROI) [Utilidad Neta ÷ Activo Total], impacta tanto la Utilidad Neta, por la vía del gasto como ya se explicó, como al Activo Total (Activo Fijo + Activo Corriente) ya que hace parte del activo corriente junto con las cuentas de bancos y cuentas por cobrar.

Desglose de cuentas asociadas al inventario

Los inventarios se miden por el costo o valor neto realizable, el que sea menor. Es importante aclarar que estos valores deben incluir todos los costos en que se incurrieron de su adquisición o compra, de la transformación o producción, así como costos para que tengan las condición y ubicación actual.

  • El Inventario inicial: Este valor corresponde al de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y pérdidas directamente.
  • Las Compras: En esta cuenta se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas para obtener ganancia y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. Es decir, no se incluyen en esta cuenta la compra de lotes, maquinarias, edificios, equipos, bodegas etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por ganancias y pérdidas o costo de ventas.
  • Devoluciones en compra: Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia ya sea calidad, recambio etc.; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
  • Gastos de compra: Los gastos incurridos por las compras de mercancías deben dirigirse a esta cuenta. Tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
  • Ventas: Como su nombre lo indica, esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin.
  • Devoluciones en venta: ésta cuenta a diferencia de la de compras, es creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
  • Mercancías en Tránsito: En algunas oportunidades, fundamentalmente si la empresa realiza compras en el exterior, debe realizar ciertos desembolsos o adquirir compromisos de pago por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta.
  • Mercancía en Consignación: Esta cuenta reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se haya vendido.
  • El Inventario Actual (Final): Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

Como ves, aunque el control de inventarios parezca un tema aislado de la contabilidad de la empresa, éste impacta directamente la parte financiera y debe ser un pilar en la administración de un negocio. Es por ello que el uso de un software de gestión de inventarios sumado a tu software contable serán los mejores aliados para llevar tu empresa a otro nivel e impulsar el crecimiento de tus ganancias.

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