¿Cómo saber si necesito un software de nómina en mi empresa?

​En el momento en que empiezas a hacer trabajos repetitivos empiezas a querer saber si necesitas un software, programa o sistema de nómina en tu empresa.

La respuesta es muy fácil: si en tu empresa realizas trabajos manuales y repetitivos cada mes, como la gestión de nómina, el conteo de inventario o los balances financieros, ten por seguro que debes contratar un software de gestión que te permita enfocarte en áreas importantes, como:

• hacer crecer tu empresa;
• abrir tu negocio a nuevos productos:
• aumentar tu participación en el mercado,
• entre otras variables a las que todo emprendedor quiere llegar.

El principal mensaje que debes tener claro que la nómina es solo uno de los procesos que debes automatizar si quieres crecer y, aunque parezca de mucho esfuerzo, en realidad consiste en utilizar un único software. Será un movimiento estratégico en tu empresa, de muy bajo costo, pero con un impacto altísimo. Conoce por qué en Loggro tenemos las mejores soluciones para todo tipo de empresas.

Lo primero es saber qué es la nómina

Si cuentas con una empresa o haces parte del departamento de Recursos Humanos, es muy importante que sepas qué es la nómina. Otro aspecto importante es actualizar los conceptos y la legislación para que evites problemas y puedas atender todas las dudas de tus empleados o de quien lo necesite. Conoce aquí cuáles son las sanciones asociadas a la liquidación errónea de la nómina.

¿Qué es la liquidación de la nómina?

La liquidación de la nómina es un proceso que se materializa, mes a mes o quincenalmente, en un documento que la empresa debe generar para pagar a sus colaboradores la remuneración por los servicios que le prestaron a la empresa. La nómina en sí misma va más allá, esta es una factura en la que se refleja la relación que existe entre la empresa y el empleado, por esta razón es de suma importancia gestionarla o liquidarla de forma correcta.

¿Cómo gestionan las empresas su nómina?

​En las empresas, cuando no hay implementado un sistema de facturación, es usual que el departamento de Recursos Humanos o de contabilidad liquide la nómina utilizando métodos obsoletos, como hojas de Excel o de forma manual. A continuación, te contamos los pros y los contras para que analices el método que estás utilizando en tu empresa, pero antes es importante que comprendas en nuestro artículo la relación que existe entre el sistema de nómina y la contabilidad.

Liquidación de nómina en Excel

El paquete Office con seguridad está instalado en la mayoría de los computadores a nivel mundial y se utiliza para muchas tareas, por esta razón no supone un costo extra para realizar la nómina de tu empresa. Pero la gestión de la nómina en Excel se traduce en un trabajo manual que requiere de altos esfuerzos y que necesita de mucho conocimiento para evitar errores, a esto se suma que la liquidación de tu nómina en Excel requiere de mucho tiempo para atender todas las incidencias de los colaboradores.

Desventajas de liquidar tu nómina en Excel

Si en tu empresa liquidan mes a mes la nómina con este programa debes conocer cuáles son las principales desventajas y por qué deberías implementar todas las funciones de un software de nómina, con el fin de que mejores tus servicios y seas más competitivo en el sector al que perteneces.

• ​Inseguridad:

A pesar de que Excel permite crear una contraseña para acceder a sus hojas de trabajo, no es posible tener la certeza de quién accede a esta. A esto se suma que, si perdemos un Excel o lo eliminas por equivocación, debes volver a crear todo desde cero o recuperarlo con la posibilidad de perder información que te demando mucho tiempo en registrarla.

• No tiene un proceso fijo:

esto puede suceder por la rotación del personal encargado de esta tarea o sencillamente por falta de formación para estandarizar el proceso, esto sin duda se traduce en diferencias considerables al momento de gestionar la nómina. En otras palabras, este programa requiere de un modelo de trabajo fijo y que se resuelvan diferencias que suponen una inversión de tiempo considerable para tu empresa.

• Puede presentar problemas en el análisis de datos

como lo tratamos en el punto anterior, cuando falla el establecimiento de una metodología para la gestión de la nómina es difícil realizar un análisis de datos, sacar conclusiones o generar informes relacionados.

Liquidación de tu nómina con un Software de nómina

Si tardas mucho tiempo en gestionar la nómina de tu empresa debes saber que con un software de nómina es probable que te ahorres entre 5 y 6 horas a la semana realizando esta tarea y lo mejor es que más te podría beneficiar es que el manejo del software lo puede realizar una persona que no requiere conocimientos avanzados de recurso humano, contabilidad o personal. Los sistemas de nómina están diseñados para que las empresas y sus colaboradores sean más productivos, esto quiere decir que el tiempo que te sobra puedes invertirlo en tareas de más valor para tu empresa y cuando requieras liquidar tu nómina puedes contar con un proceso ágil y estandarizado gracias a la digitalización y automatización de la información.

¿Por qué utilizar un software de nómina?

Si utilizas hojas de Excel o cualquier otro método para liquidar la nómina en tu empresa, queremos contarte las ventajas que trae utilizar un software especializado en esta tarea para que entiendas por qué tu empresa necesita uno de estos sistemas. Aquí puedes revisar cuáles son los tipos de nómina en Colombia

• Garantiza la seguridad:

Este tipo de programas están diseñados para crear usuarios con ciertos alcances a la hora de gestionar la nómina, esto quiere decir que puedes asegurarte de quién es la persona que accede a la información y quién la modifica porque todo queda registrado y somos nosotros quienes permitimos el acceso.

• Son muy cómodos

Con un software de nómina puedes gestionar la nómina de todos tus empleados a la vez y será más fácil en comparación con el programa Excel en el que debes manejar diferentes hojas.

• Tus datos están protegidos:

Con un software de nómina garantizas el respeto de la privacidad de los datos de tus empleados; esto se debe a que sigue los lineamientos de la Regulación General de Protección de Datos (GDPR).

• Mayor visibilidad y acceso a la información:

Esto quiere decir que tus empleados pueden consultar en el momento que deseen su nómina y su documentación de forma segura.

• Puedes tener diferentes informes:

Son muchos los aspectos que se pueden analizar desde la nómina, por ejemplo, la proyección de contratación o los gastos por departamentos y por perfiles, estos y otros informes los puedes tener en cuestión de segundos.

• Cumplimiento con la legislación:

los sistemas de nómina te garantizan estar siempre actualizados en cuestiones legales y fiscales, esto se debe a que los proveedores lo único que deben hacer es aplicar una actualización y listo, con una hoja de Excel es más complicado porque la inclusión o configuración de la nueva legislación la debes hacer tú.

• Ahorra costos:

Son muchos los procesos relacionados con la nómina que se realizan de una forma inadecuada; esto se traduce en pérdida de tiempo y de recursos para tu empresa. Revisa aquí cuánto cuesta un software de nómina y qué debería tener. con un software de nómina puedes mejorar considerablemente la gestión de muchos procesos lo que sin duda se convierte en un ahorro para tu empresa.

Si aún cuentas con procesos tradicionales para la gestión de la nómina que te demandan mucho tiempo, esfuerzo y más recurso humano, quiere decir que tu empresa necesita un software para la gestión de su nómina. Elige un software que te dé los elementos necesarios para automatizar procesos que aumentan tus costos mensuales.

En Loggro contamos con software administrativo robusto pensado para las microempresas en el que integramos un sistema de nómina que incluye todas las funcionalidades para que lleves a tiempo y de forma legal la liquidación de tu nómina.

que se articula con procesos contables, proveedores, inventarios, entre otros. Son seguridad te va a ayudar en la optimización de muchos procesos organizacionales, te ayuda ahorrando costos y hace tu empresa más competitiva. También contamos con personal especializado que está dispuesto a aclarar las dudas que tengas en el momento que más lo necesites.