En el ámbito empresarial, la implementación de la nómina electrónica es un paso crucial hacia la eficiencia y el cumplimiento legal. Sin embargo, como en cualquier proceso tecnológico, pueden surgir obstáculos que obstaculicen su correcta ejecución. En nuestro nuevo artículo de blog, te ofrecemos una guía detallada sobre cómo abordar estos inconvenientes tecnológicos de manera proactiva. Descubre qué acciones tomar para prever y resolver cualquier contratiempo, garantizando así el cumplimiento oportuno de tus obligaciones legales en materia de nómina electrónica .
El 11 de febrero de 2021, la DIAN emitió la Resolución 000013 con la que implementó y desarrolló, dentro del sistema de facturación electrónica, una nueva funcionalidad que se llama documento soporte de pago para la nómina electrónica.
Este es el documento que debes enviar a la DIAN como cumplimiento del requisito de nómina electrónica. Aquí te contamos qué hacer cuando hay algún tipo de inconveniente que impide la generación, transmisión o validación de la nómina de forma eficiente o cuando falla alguna parte del sistema operativo para la generación de tu nómina.
Proceso de transmisión para la validación de la nómina electrónica
La transmisión de la nómina es un proceso que debes realizar luego de que generes tu nómina electrónica en tu software; en este proceso lo único que debes hacer es transmitir todos los documentos soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste de los empleados que hacen parte de tu nómina; para esto es importante que tu software cumpla con todas las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que reglamentó la DIAN en la Resolución 000013 de 2021.
Por otro lado, debes tener presente que, si tu software no cumple con las condiciones, términos y con los mecanismos técnicos y tecnológicos, tu nómina será invalidada y debes realizar las correcciones que te sugiere la DIAN y enviarla de nuevo hasta que la valide.
Documento soporte de pago de la nómina electrónica
Este es un documento con el que puedes realizar el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, además en los impuestos descontables en el IVA. Este se genera por el pago o abonos que le realizas a tus empleados por contar con un vínculo laboral o legal y reglamentario.
Este documento se compone por los valores devengados de la nómina, los valores deducidos y el valor total de la diferencia que existe entre estos dos últimos, una vez lo generes debes transmitirlo, de forma independiente, para que la DIAN los valide.
Notas de ajuste del documento soporte de pago de la nómina electrónica
Las notas de ajuste son los documentos que ha dispuesto la DIAN para que puedas realizar correcciones en tus documentos, soporte de pago de nómina; estas correcciones las puedes hacer, bien sea porque presentan errores en los cálculos o en su contenido.
¿Qué son los inconvenientes tecnológicos en la nómina electrónica?
Según lo indica el Artículo 13 de la presente Resolución, son los impedimentos para que puedas transmitir tu nómina electrónica por cualquier inconveniente de tipo tecnológico y por esta razón tu nómina no puede ser validada por la DIAN. Algunos de ellos son:
- Inconvenientes tecnológicos para la validación de la nómina electrónica presentados por la DIAN.
- Inconvenientes tecnológicos para la validación de la nómina electrónica presentados por el obligado.
Inconvenientes tecnológicos para la validación de la nómina electrónica presentados por la DIAN
En este caso los inconvenientes tienen lugar debido a que la DIAN presenta inconsistencias en su plataforma.
¿Qué debes hacer si tienes este inconveniente tecnológico con la DIAN?
Si tienes algún inconveniente tecnológico al momento de transmitir tu nómina electrónica y por esta razón no la puedes enviar, debes hacer nuevamente la transmisión de los documentos soporte de la nómina electrónica o las notas de ajuste en un plazo máximo de 48 horas que se cuentan a partir del día siguiente en el que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación electrónico de la DIAN.
El impedimento de la transmisión para la validación de los documentos soporte de la nómina electrónica por inconvenientes tecnológicos presentados por el sistema informático electrónico de la DIAN será válido cuando esta entidad implemente algún aviso de inconveniente en su plataforma.
La DIAN monitoriza constantemente su plataforma y, por lo tanto, emite comunicados de intermitencia o falla en sus servicios, por lo que existe un registro detallado de los horarios en los que el sistema informático está fuera del aire. Es importante que te asegures de que en tus documentos estén las fechas y las horas en las que intentaste emitir tus documentos para que tu novedad coincida con los tiempos de inconsistencia tecnológica de la DIAN.
Inconvenientes tecnológicos para la validación de la nómina electrónica presentados por el obligado.
Otro de los inconvenientes puede estar de tu lado, como empresa obligada a emitir nómina electrónica.
¿Qué debes hacer si tienes este inconveniente tecnológico con tu software de nómina electrónica?
Lo primero que te recomendamos es contratar un software de nómina electrónica óptimo, como Loggro, que esté autorizado por la DIAN y que además te garantice una entrega eficiente de los documentos soporte de nómina.
Tener el reconocimiento de la DIAN como proveedor autorizado es esencial, como también lo es que tu software tenga un recorrido importante en el mercado como software de gestión, pues la nómina electrónica opera de forma similar al sistema de facturación electrónica y, por lo tanto, un software que tenga este aprendizaje te garantiza procesos eficientes de generación de tu nómina.
Ahora bien, si tienes problemas con el software de tu proveedor para transmitir los documentos soporte de tu nómina, tienes un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente en el que tu proveedor supere el inconveniente tecnológico, además debes dejar un soporte del inconveniente que presenciaste, para cuando la DIAN lo requiera.
Para concluir, si presentas alguno de estos dos inconvenientes tecnológicos, la validación de tus documentos soporte de nómina electrónica se realizará una vez los transmitas dentro del plazo que te indicamos para cualquiera que sea el caso.
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¿Quién debe elaborar el informe de inconvenientes tecnológicos?
Según lo indica la Resolución 000013 de 2021, debes realizar el soporte para constatar los inconvenientes tecnológicos en cualquiera de los dos casos; además, debes conservarlo para que los exhibas en caso de que la DIAN lo exija.
Esto es todo lo que debes saber en caso de que presentes algún inconveniente tecnológico, tanto con el sistema informático electrónico de la DIAN, como con el software de nómina que contrates para realizar esta tarea. Recuerda que para cualquiera de los dos casos tienes 48 horas contadas a partir del día siguiente en el que superes el inconveniente para transmitar tu nómina.
También queremos que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube con el que vas a poder evitar este tipo de errores tecnológicos, además cumplimos con todos los requisitos para la generación y transmisión de la nómina electrónica lo que te va a garantizar que tu nómina sea validada más rápido, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas con los que vas a poder solucionar todas tus dudas aun cuando ya estés adelantado en el proceso de generación de tu nómina.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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