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En tiempos donde los desarrollos tecnológicos se han acrecentado de manera exponencial, es importante que las empresas aborden de manera casi inmediata la transformación digital, que no es más que utilizar las tecnologías de la información, para digitalizar todos los procesos de la empresa y alcanzar mayores niveles de eficiencia.

Por lo anterior, en este artículo abordaremos 3 herramientas que sin duda ayudarán a la empresa a dar el paso al siguiente nivel en aras de alcanzar niveles de eficiencia que generen valor al interior de la empresa y optimizar tiempos en términos de análisis, reduciendo la carga manual tanto como sea posible.

Software ERP

Una de las grandes herramientas que ayudarán a dar el siguiente paso, será la posibilidad de implantar un Software ERP. Estos Software están diseñados para abarcar un sin número de procesos de la empresa vinculados uno con el otro. La premisa de estos Software ERP es la de explotar un solo dato, por lo que no habrá necesidad de gestionar múltiples programas para consolidar la información de la empresa.

Entre los módulos que gestiona un Software ERP están:

  • Módulo de Contabilidad.
  • Módulo de Ventas.
  • Módulo de Tesorería.
  • Módulo de Cuentas por Cobrar.
  • Módulo de Compras.
  • Módulo de Bodegas.
  • Módulo de Manufactura.

Sin duda, resulta una gran ventaja tener una herramienta como un Software ERP porque permite tener todo centralizado y, con la gran ventaja de poder acceder a múltiples y poderosos reportes en forma real, lo que potencia el poder de la toma de decisiones al interior de la empresa. Además, estos Software ERP están en la capacidad de presentar en gráficos los reportes, lo que facilita y brinda una mejor visión de la información que se desea analizar en el interior de la empresa.

En el mercado, se ofrecen básicamente dos tipos de Software ERP: los on-premise y el Cloud. Los primeros tienen la connotación de que se instalan con la infraestructura de la empresa, esto es que los servidores y demás están a cargo de la empresa y el proveedor instalará en dichos servidores el Software. La otra opción denominada Cloud, es una opción más económica, porque para este tipo de programas, usualmente se requiere solamente un computador con acceso a internet, ya que toda la infraestructura la brinda el proveedor, por lo que resulta un gran alivio en términos de flujo de caja. Adicionalmente, el modelo cloud, en la mayoría de los casos, incorpora la posibilidad de que todas las mejoras están consideradas en el canon de arrendamiento mensual, por lo que la empresa podrá contar siempre con lo más actualizado del mercado sin tener que sacrificar más flujo de caja.

Así mismo, hay que tener en cuenta que el Software ERP se desliga del concepto que es un mero Software Contable, porque es un Software con un enfoque mucho más amplio y gerencial. Al estar totalmente vinculado con todos los procesos de la empresa, es más fácil entender el comportamiento de la operación, ya que los números arrojados en contabilidad están soportados por las operaciones de los demás módulos (que alimentan simultáneamente), por lo que la gerencia tendrá una gran visión de la información, tan necesaria para la toma de decisiones.

Por último, es importante tener en cuenta que para que el proceso de implementación del Software ERP no sea dispendioso, es menester que la empresa tenga los procesos debidamente definidos y documentados, para que desarrollar los procesos de arquitectura empresarial sean lo más sencillo posible, lo que redundará en menor tiempo y más ahorro.

Modeladores de Procesos

Una gran herramienta que pueden implementar las empresas es la adquisición de un modelador de procesos. Este tipo de herramientas brindan la posibilidad de poder diseñar a través de diagramas de flujo cómo operan los procesos y permiten identificar oportunidades de mejora.

Estos modeladores de procesos resultan muy útiles cuando se implanta un Software ERP porque una vez los procesos están modelados, resulta mucho más fácil poder implementar el modelo de negocio en el Software ERP bajo ese modelo. Igualmente, estos modeladores de procesos cuentan con la posibilidad de poder medir los tiempo de uno y cada uno de los procesos y subprocesos, por lo que resulta una herramienta muy útil cuando de medir tiempos se trata, identificando así aquellos procesos y/o subprocesos que no generan valor a la compañía y que pueden ser suprimidos o sustituidos.

Para poder sacar el máximo provecho a este tipo de herramientas, es importante conocer toda la lógica de diagrama de flujos, así como cada uno de los significados de las compuertas, para modelar de manera correcta el proceso.

Plataformas CRM

Los CRM (Customer Relationship Management, lo que traduce Gestión de las relaciones con los clientes se han puesto muy en boga en las empresas dado su facilidad para poder gestionar los clientes porque los maneja desde todas las perspectivas: esto es desde el marketing, las ventas los puntos de venta y la atención al cliente.

Este tipo de Software son muy útiles porque además de caracterizar y perfilar a los clientes actuales, permite hacer la misma gestión con los potenciales clientes, por lo que la empresa encontrará un gran insumo para gestionar nuevas oportunidades de ventas y así incrementar los negocios para su crecimiento.

Los CRM, al igual que los Software ERP, tienen como principal objetivo poder automatizar aquellas tareas rutinarias y obsoletas que no generan valor al negocio, por ello, los CRM permite a la empresa mejorar sus resultados tales como:

  • Cerrar más negocios, al ser el CRM capaz de identificar los leads que dan valor al negocio.
  • Al centralizar mejor la información, permite una gestión más efectiva de los clientes, por lo que un cliente contento es una certeza de recompra, además del impacto positivo en términos reputacionales.
  • El Retorno de la Inversión de Marketing es positivo, una vez que los esfuerzos se canalizan de manera inteligente. No todos los clientes quieren la misma publicidad, por lo que las acciones de marketing son bien segmentadas.

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