La liquidación de la nómina se puede realizar de distintas formas en las empresas colombianas, una de estas es utilizando Excel y contratando el personal idóneo para esta tarea.
Debes tener en cuenta cuánto te puede costar cada método. Lo cierto es que utilizar un software de nómina siempre implicará menos costos en comparación con cualquier otro método de liquidación de la nómina.
En este artículo te contamos los costos y requerimientos que necesitas cuando utilizas métodos tradicionales y métodos tecnológicos, con el fin de que analices e implementes el que más beneficie a tu empresa.
¿Cuánto cuesta implementar la nómina electrónica utilizando un proveedor?
Desde $7.000 COP, hasta 286.440 COP mensuales. Todo depende del número de empleados que tengas en tu empresa y las funcionalidades que quieras contratar; estos dos aspectos se encuentran directamente relacionados con el tamaño de tu organización, pero es muy importante que te asegures de que tu proveedor te permite mejorar tu plan en la medida en que tu empresa suma nuevos trabajadores.
¿Cuánto cuesta generar la nómina de tu empresa de forma manual?
Una plantilla de Excel para el uso de la nómina es común todavía, aunque próximamente se hará masiva la nómina electrónica.
Los métodos tradicionales de cálculo de la nómina implican gastos prestacionales por cada empleado; además, elaborar la nómina de tu empresa de forma manual aumenta la posibilidad de cometer errores en los cálculos, lo que puede conducir a tener problemas legales o sanciones por parte de la DIAN y de la UGPP; esto disminuye la eficiencia de tus colaboradores gracias a los reprocesos que se ocasionan, pues es normal cometer errores humanos, más aún cuando tu trabajador cumple varias labores en simultánea, lo cual es un escenario común en el contexto colombiano.
Otros costos que se presentan al gestionar la nómina de forma manual
El uso de papel, tinta y energía para las máquinas impresoras es otro aspecto que debes tener en cuenta cuando generas tu nómina de forma manual, además de ser un método de alto impacto ambiental; en este caso debes entregarles a tus empleados sus respectivos desprendibles de nómina y almacenar una copia de tu nómina en el archivo físico.
Si en tu empresa realizan el cálculo de la nómina de forma manual, utilizando un archivo de Excel o, si estás considerando implementar estos métodos para realizarla, te invitamos a que tengas presentes los costos de contratación del personal encargado de la nómina y disminuyas errores utilizando métodos no tecnológicos.
¿Qué facilita la implementación de la nómina electrónica?
Todos los beneficios se traducen en costos económicos, intelectuales u operacionales; algunos de los procesos que se optimizan con la nómina electrónica son:
- liquidación de los parafiscales y aportes sociales por medio de archivos planos.
- envío a cada trabajador su desprendible de nómina, ya que se realiza por correo electrónico
- puedes subir la información de los meses anteriores con el fin de mantener la trazabilidad de tu nómina.
- cálculos de nómina automáticos por diferentes conceptos
- Liquidación de contratos de forma rápida y exacta
- generación de certificados de ingresos y retenciones,
- registro de vacaciones para conocer el detalle de los días que debes pagar a tus trabajadores, cuáles han solicitado y fechas en que se hicieron efectivas
- entre otros.
¿Un software de nómina electrónica ahorra costos?
Los software de nómina electrónica siempre serán la mejor opción para ahorrar costos asociados a la liquidación de tu nómina, bien sean costos de recurso humano, espacio físico, horas laborales, prevención de errores, etc. Otras ventajas implícitas que te trae la liquidación de la nómina mediante un software.
Automatización de los procesos
Si liquidas tu nómina con un software de nómina electrónica automatizas distintos procesos, como la edición de la nómina, el envío de recibos de pago, etc. Con esta automatización ahorrarás tiempo y podrás concentrarte en tareas estratégicas que hagan crecer tu empresa.
Un software de nómina electrónica reduce errores
Con tu software de nómina electrónica reduces el riesgo de cometer errores cuando generes tu nómina. Puedes lograrlo automatizando tus tareas, pues la DIAN debe validar tu nómina antes de que se finalice el proceso de emisión del documento soporte de nómina.
Tus empleados pueden tener acceso
Si contratas los servicios de un software de nómina, tienes la ventaja de integrar a tu equipo de trabajo; esto quiere decir que tus empleados pueden acceder a toda la información de su nómina cuando lo deseen; además, puedes controlar los accesos a diferentes módulos o funciones, esto depende del perfil del usuario.
Es decir que los trabajadores de tu departamento de Recursos Humanos tendrán acceso a toda la información de tu nómina, mientras que tus demás empleados tan solo van a poder acceder a su información personal; incluso existen políticas de tratamiento de datos e información privada que debes implementar cuando emites tu nómina electrónica.
Un software de nómina cumple con todo
Los software de nómina debe cumplir con todas las obligaciones legales relacionadas con la nómina, en muchos casos ofrecen gestión de impuestos, incluyendo las diferentes tasas aplicables. Si surge un nuevo lineamiento legal para la nómina, tu software lo incluirá con una actualización.
Por otro lado, la DIAN estableció varios requisitos que debe tener la nómina electrónica que se encuentran plasmados en la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, esto quiere decir que si tu proveedor se encuentra autorizado por esta entidad es porque cumple con todos ellos.
Puedes tener reportes gerenciales
Con tu software de nómina puedes generar diferentes tipos de reportes gerenciales personalizados o sintetizados con solo un clic; estos reportes son de gran ayuda para que realices seguimientos detallados de lo que pasa en tu empresa y luego de analizarlos, gestiones tus gastos e inversiones de forma adecuada más precisas.
Como puedes ver, existen dos formas en las que puedes liquidar la nómina de tu empresa. La primera es gestionando de forma manual y la segunda es utilizando un software de nómina electrónica autorizado por la DIAN; si realizaste el cálculo del costo mensual, puedes ver que la segunda es más económica en comparación con la primera.
Si te encuentras interesado en gestionar tu nómina contratando los servicios de un proveedor, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que vas a liquidar tu nómina, cumpliendo la nueva legislación para Colombia y haciendo crecer a tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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