Factores para tener en cuenta al pagar la nómina en un software de nómina

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Todas las empresas deben tener claras las políticas relacionadas con los beneficios extralegales que tienen a la hora de realizar de forma adecuada su software de nómina. Se consiguen al cumplir con las normas legales, de seguridad social, y garantizando a los colaboradores el pago de su salario en la periodicidad que se especifica al iniciar el contrato. En este artículo te contamos algunos puntos que debes tener en cuenta a la hora de liquidar tu nómina.

El pago de la nómina es una tarea de mucho cuidado  

La gestión de la nómina en Colombia es una tarea en donde se deben cumplir con varios tipos de requisitos con el fin de cumplir con el pago correcto del salario de los trabajadores, es decir que, esta es una labor que requiere del seguimiento de diferentes normas básicas, estas normas son de cumplimiento obligatorio por parte de las empresas, y su objetivo el de garantizar que se cumplan los derechos laborales de los trabajadores.

Variables que se deben tener en cuenta al gestionar la nómina

En conclusión, no solo es suficiente cumplir con el salario que se pactó en el contrato, también es importante gestionar de forma correcta todas las variables, como parafiscales, bonificaciones, licencias, entre otras; por esta razón existen varios factores que se deben tener en cuenta al momento de realizar tu nómina. Te contamos cuáles son…

  1. cumplir con la normatividad legal
  2. cumplir con las políticas de beneficios extralegales
  3. confidencialidad de la información
  4. seguridad en la información
  5. implementa tu política de calidad
  6. mantén un flujo de caja y obligaciones relacionadas con la familia
  7. Lineamientos de la UGPP
  8. Responder siempre a requerimientos varios

Cumplir con las normas legales 

Estar actualizado de forma rigurosa con el cumplimiento de las normas que tienen que ver con el tema laboral, de seguridad social y tributario es un aspecto muy importante para evitar errores y sanciones.

Para cumplir con este aspecto es importante contar con personal altamente capacitado y con experiencia en la gestión de las nóminas; aquí por ejemplo, puedes leer nuestro artículo relacionado con quién hace el manejo de un software de nómina.

Por otro lado existen en el mercado diferentes tipos desistemas de nóminas para todo tipo de empresas que se encargan de cumplir con estos y otros aspectos. 

Cumple con las políticas de los beneficios extralegales 

Otro de los aspectos de mucho cuidado es tener claro cuáles son las políticas de los beneficios extralegales con las que debe cumplir la empresa, es decir el pago adecuado de las primas extralegales, las bonificaciones salariales e incentivos ocasionales, estos se encuentran fuera de la Ley y tienen políticas específicas.

El pago es un acuerdo entre el empleador y el empleado. Ten presente que estos beneficios deben estar alineados con las normas vigentes. Aquí te contamos por qué un software de nómina es una de las mejores opciones para mantenerte al día con la normatividad, debido a su actualización automática y constante.

Confidencialidad de la información 

Respetar la confidencialidad de la información del área de recursos humanos es otra variable que debes tener muy presente, para esto debes asegurarte de que la información tanto personal como laboral de tus empleados esté protegida y que quienes tienen acceso a esta no la utilicen de forma incorrecta, ni que la pongan a disposición externa o interna de la empresa.  

Un software de nómina asegura tu información 

Con un software de nómina es más fácil tener la información personal de tus trabajadores asegurada, esto se debe a que puedes dar permisos generales o parciales sobre la información que consideras que debe manejar cada empleado que se encuentra vinculado a esta tarea.

Implementa tu política de calidad 

Del mismo modo, debes establecer la política de calidad de tu empresa con el fin de garantizar que el pago del salario de tus empleados se realice en las fechas establecidas y sin errores, esto es muy importante para garantizar el bienestar y la tranquilidad de tus empleados. Aquí te contamos cómo funciona la auditoría del sistema de nómina.

No afectes el flujo de caja ni las obligaciones familiares 

Los expertos en nómina de Endeavor manifiestan que, para no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares, lo mejor es cumplir con las fechas de pago que se encuentran acordadas en el contrato laboral.  

Cumple con los lineamientos de la UGPP 

En la gestión de la nómina es muy importante cumplir con los lineamientos que estipula la UGPP (Unidad especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social), esta entidad se encarga de auditar de forma constante a las empresas para que cumplan con el pago correcto de la seguridad social de sus empleados.

Aquí puedes leer cuáles son las sanciones de la UGPP por liquidar de forma errónea la nómina.

Responder a otros requerimientos  

Para complementar el punto anterior, ten presente que debes responder de manera oportuna a los requerimientos de todos los entes de control, como el DANE, la DIAN, el Ministerio de Trabajo, Colabora, entre otros.  

Los pagos de seguridad social y parafiscales se traducen en bienestar  

Aunque parezca increíble, otro de los aspectos que en muchas ocasiones se obvia es el pago de los aportes a parafiscales y de seguridad social

A pesar de que es una obligación legal, muchas empresas pasan por alto el pago oportuno de las obligaciones parafiscales y de otro tipo; esto representa desatención en salud, incumplimiento en obligaciones pensionales, descuentos a fondos de ahorro, entre otras acciones vinculadas al pago de la nómina.

El pago de estas obligaciones tiene una relación directa con el bienestar de los trabajadores, debido a que, si no se cumplen en las fechas establecidas, los empleados y su familia pueden tener suspendidos los servicios que se encuentran relacionados con estos pagos. 

Capacita a tus empleados para que conozcan más sobre la nómina 

Gracias a los constantes cambios, reformas y ajustes en la reglamentación para el pago de la nómina, es importante que instruyas a tus colaboradores para que entiendan todo lo relacionado con las retenciones en la fuente y cómo son todos estos cambios en las normas laborales.

Esto quiere decir que, la asesoría para que los empleados tengan presente qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se realizan liquidaciones de una forma específica, genera tranquilidad y buen ambiente laboral en tu empresa. 

Atiende las prestaciones sociales como debe ser 

Otro aspecto importante es conocer cuáles son las prestaciones sociales que se deben cumplir en las empresas, es decir:

  • La prima de servicios
  • Las cesantías
  • Los intereses sobre las cesantías
  • La dotación

En este aspecto te aconsejamos que conozcas cuál es la base para el pago y cómo debe ser su liquidación, por otro lado, si cuentas con un sistema de nómina, debe estar parametrizado de forma correcta, con el fin de evitar errores y cálculos inadecuados, que pueden traducirse en demandas por parte de exempleados y sanciones por parte de los entes que lo controla.

Paga las liquidaciones de contrato  

En las liquidaciones de contratos es importante tener claros los conceptos que se deben pagar, como el salario devengado por el trabajador al finalizar su vínculo laboral, la seguridad social, prestaciones como las cesantías, los intereses de cesantías, prima y vacaciones.

Atender esta obligación lo más antes posible puede generar una buena imagen y buenos comentarios sobre tu empresa, también puede evitarte problemas legales con los exempleados.

Para concluir, la nómina es una tarea que necesita de mucha atención, personal capacitado y una herramienta que te ayude a evitar errores, en Loggro tenemos el software de nómina que sin duda podrá atender todas las necesidades de tu empresa, también puedes contar con asesoría especializada en el momento que más lo necesites. 


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