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En Colombia, la nómina electrónica se ha convertido en una obligación para todas las empresas ya que se ha venido implementado por la Dian paulatinamente.

¿Es el sistema de nómina electrónica una herramienta útil para cumplir con las obligaciones laborales en Colombia? Esta es una pregunta que muchos propietarios y gerentes de negocios se hacen día a día. En este artículo analizaremos este tema a profundidad.

Con el advenimiento de la tecnología, muchas empresas han optado por llevar sus procesos a un nivel más digitalizado con el fin de ahorrar tiempo y recursos, la nómina ha sido una de las áreas en las que la digitalización ha sido protagonista en los últimos años en nuestro país.

¿Qué es la nómina electrónica?

La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario. Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

Todas las compañías deben enviar la nómina electrónica a la Dian y validada por esta, más exactamente se debe generar el documento soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo con los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software especializado que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta. Este software funciona igual que la factura electrónica, puedes utilizar un software propio o contratar uno con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

¿Cuándo se transmite a la DIAN el documento soporte de pago?

El documento soporte de pago debe generarse y trasmitirse de forma mensual, no importa la periodicidad con la cual le pagas la nómina a tus empleados. El empleador debe acumular la información con los valores devengados y deducidos de nómina y el valor de la diferencia del mes que va a reportar.

Esta información se debe transmitir a la DIAN los primeros 10 días del mes siguiente a los pagos a reportar, para que el administrador tributario proceda a su validación, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte de la empresa.

El documento soporte de pago debe generarse y trasmitirse de forma mensual, no importa la periodicidad con la cual le pagas la nómina a tus empleados. El empleador debe acumular la información con los valores devengados y deducidos de nómina y el valor de la diferencia del mes que va a reportar.

Esta información se debe transmitir a la DIAN los primeros 10 días del mes siguiente a los pagos a reportar, para que el administrador tributario proceda a su validación, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte de la empresa.

Artículo recomendado: Transmisión extemporánea del documento soporte de nómina electrónica

Cómo ha ayudado la nómina electrónica a cumplir las obligaciones laborales en Colombia:

La implementación de la nómina electrónica ha revolucionado el proceso de pago a los empleados y en última instancia, ha ayudado a los empresarios a cumplir con sus obligaciones laborales, con la ayuda de un software especializado, esta herramienta se ha convertido en una solución de almacenamiento y administración de datos de trabajadores y empleados, evitando así el uso de medios tradicionales como los libros de papel o los archivos físicos.

  • Permite pagar a tiempo

La nómina electrónica ha resultado ser una herramienta muy útil para todas las empresas, esta herramienta permite a las empresas administrar los pagos de los empleados de manera rápida y eficiente. Uno de los principales beneficios de usar un software de nómina electrónica es la agilidad que ofrece en el proceso de pago a los empleados. Esta forma de administración de nóminas permite a las empresas poner en marcha los pagos de los empleados de forma inmediata, lo que les permite ahorrar tiempo y esfuerzo, lo cual, sin duda, aumenta la productividad de la empresa.

En el pasado el equipo contable pasaba horas realizando los cálculos correspondientes a los salarios, descontar vacaciones, calcular primas, bonos, incapacidades, entre muchos otros ítems, son tareas que tomaban mucho tiempo. Con el uso de un software de nómina electrónica, esta gestión se hace rápidamente, como resultado, los empleados tendrán la seguridad de tener listo su pago a tiempo.

  • Disminuye errores

La nómina electrónica ofrece una serie de beneficios que ayudan a los empresarios a cumplir con sus obligaciones laborales de manera más eficiente. La digitalización de la administración de la nómina hace que los cálculos se realicen con mayor precisión y así disminuye la cantidad de errores que se pueden ocasionar por procesar tanta información, inconsistencias que pueden llevar a causar sanciones por incumplimiento de la ley.

  • Mejora la administración de las obligaciones laborales

Los sistemas de nómina electrónica también ofrecen la posibilidad de generar una variedad de informes, esto permite a las empresas llevar un control exhaustivo de todas las operaciones que se realicen en el sistema. Asimismo, ofrece la posibilidad de generar informes avanzados, que sirven para mejorar el control y la toma de decisiones de la empresa.

Además, permite a los empresarios llevar un registro de todos los pagos y deducciones realizados a sus empleados. Esto permite que los empresarios mantengan un control adecuado sobre sus obligaciones laborales y evite errores administrativos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a los empresarios y les permite cumplir con sus obligaciones laborales de forma más eficiente.

Finalmente, la nómina electrónica también ayuda a los empresarios a cumplir con sus obligaciones laborales de forma más segura. Esto se debe a que todos los pagos y deducciones realizados a través de la nómina electrónica son procesados por una entidad financiera autorizada. Esto significa que los empresarios pueden estar seguros de que sus obligaciones laborales se cumplen de forma segura. Anímate y consigue ya tu software especializado.

En conclusión, es evidente que la nómina electrónica ha ayudado a los empresarios colombianos a cumplir con sus obligaciones laborales de forma más eficiente y segura. Esto se debe a la variedad de beneficios que ofrece la nómina electrónica, como la posibilidad de llevar un registro de todos los pagos y deducciones realizados a sus empleados, y la seguridad que ofrece el procesamiento de los pagos por una entidad financiera autorizada. Por lo tanto, es evidente que la nómina electrónica es una herramienta útil para cumplir con las obligaciones laborales en Colombia.

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.


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