La licencia de maternidad es un derecho esencial que apoya a las mujeres trabajadoras en Colombia. Esta permite un retiro remunerado del trabajo, otorgando a las nuevas madres la oportunidad de cuidar y fortalecer los lazos con sus hijos recién nacidos o adoptados. Desde una perspectiva de nómina y contabilidad, es crucial comprender cómo se administra adecuadamente este tiempo. A continuación, exploramos los puntos vitales a tener en cuenta y cómo puedes facilitar el trabajo contable con un Software de Nómina.
El Marco Legal: Ley 1822 de 2017
La Ley 1822 de 2017 amplió la duración de la licencia de maternidad en Colombia de 14 a 18 semanas. Esta normativa también se aplica a las madres adoptantes, quienes tienen derecho a la misma duración de licencia, sin importar la edad del menor adoptado.
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Duración y Remuneración
A lo largo de las 18 semanas de licencia, la madre tiene derecho a percibir una compensación que corresponde al 100% de su salario base. Este importe es cubierto por la Entidad Promotora de Salud (EPS) a la que la madre se encuentra inscrita, no por la compañía. Cabe resaltar que esta remuneración se basa en el salario promedio que la empleada haya devengado durante el último año, o durante el tiempo de su contratación si este es inferior a un año.
Proceso de Solicitud
Para solicitar la licencia de maternidad, la madre debe presentar ante la EPS un certificado médico que conste la fecha probable del parto. Posteriormente, debe notificar a su empleador sobre la licencia. Es crucial que los empleadores tengan una comunicación abierta y efectiva con sus empleadas en este periodo.
Aspectos contables y de Nómina de la licencia de maternidad
Desde la perspectiva contable y de nómina, es fundamental manejar de manera adecuada el proceso de la licencia de maternidad. A pesar de que es la EPS la que asume el pago del subsidio durante este periodo, la empresa tiene responsabilidades importantes en este proceso.
Registro contable
Desde el punto de vista contable, el subsidio que recibe la madre no se considera una renta laboral, por lo que no está sujeto a retenciones ni contribuciones a la seguridad social. Sin embargo, la empresa debe seguir realizando los aportes correspondientes a salud y pensión sobre el salario base de la empleada.
Gestión de la Nómina
En términos de nómina, el departamento de Recursos Humanos debe estar al tanto de las fechas de inicio y fin de la licencia de maternidad. Esto es esencial para garantizar que los cálculos salariales sean correctos y que se realicen los pagos y deducciones necesarios. Además, es crucial notificar a la EPS sobre el inicio de la licencia de maternidad para que esta pueda asumir el pago del subsidio.
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Conclusión
Es de vital importancia manejar correctamente la licencia de maternidad en términos de contabilidad y nómina para asegurar que se cumplan las obligaciones jurídicas y se respeten los derechos laborales de las empleadas. Aunque es la EPS quien asume la responsabilidad financiera del subsidio en este período, la empresa juega un papel crucial en la comunicación adecuada y seguimiento de las fechas de inicio y fin de la licencia, además del correcto procesamiento de la nómina.
Recomendaciones Finales
Es recomendable que las empresas cuenten con procedimientos claros y estandarizados para la gestión de la licencia de maternidad, incluyendo la notificación oportuna a la EPS, la adecuada gestión de la nómina y el correcto manejo de los registros contables. Este enfoque facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y asegura que las trabajadoras reciban el apoyo que merecen durante este período tan importante de sus vidas.
En este sentido, la utilización de software de nómina y contabilidad, como Loggro, puede facilitar considerablemente estos procesos, asegurando un manejo eficiente y efectivo de la licencia de maternidad y minimizando el riesgo de errores en el cálculo de salarios y deducciones.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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