Liquidación de nómina en Excel VS software de nómina

Tiempo de lectura: 6 min

La gestión de la nómina mediante planillas de Excel siempre será obsoleta, incluso si tienes pocos datos de trabajadores por liquidar.

A esto se suma que existen factores de riesgo, como la pérdida de información o la discontinuidad de procesos, por eso es importante que consideres los pro y los contra de manejar un software de nómina, versus tener todas las liquidaciones de tus trabajadores en Excel. 

Conoce la legislación relacionada con la nómina 

​En Colombia, la legislación se ha encargado de proteger a los trabajadores, por medio de Instituciones como Colabora, que pertenece al Ministerio de Trabajo; por esta razón es importante que conozcas todo sobre las leyes relacionadas con la nómina para que no tengas ningún problema al momento de gestionarla.

Revisa aquí nuestro artículo relacionado con las sanciones asociadas a la mala liquidación de la nómina.

La gestión de la nómina en Excel puede resultar insuficiente, sobre todo si tu propósito es experimentar crecimiento es alto; si por el contrario, tu proyección de crecimiento es inferior al 10% mensual, bastará con un software básico, como Excel, siempre y cuando tu nómina no supere tres colaboradores.

Lo que debes tener en cuenta al momento de liquidar tu nómina en Excel 

Como puedes ver, liquidar la nómina no solo es cuestión de realizar cálculos, por esta razón te contamos lo que debes tener presente al momento de liquidar tu nómina, en caso de que utilices Excel, de modo que te libres de sanciones por omitir el pago de prestaciones o por si no implementas los cambios pertinentes de acuerdo con la actualidad laboral.

Aspectos relacionados con el contrato laboral

Cuando pactes un vínculo laboral con algún empleado debes tener un contrato laboral en el que se especifique de forma detallada cuáles son las obligaciones que debe cumplir cada una de las partes que están vinculadas en el contrato; también debes tener presente que los contratos pueden ser escritos o verbales y cada uno cuenta con un tratamiento en cuanto al pago de las prestaciones y la presentación de novedades.  

No olvides las afiliaciones de tus empleados 

Otro de los aspectos importantes que no puedes dejar pasar es la afiliación de tu empresa en las distintas entidades prestadoras de salud, ARL, caja de compensación familiar, fondo de pensiones y cesantías, ICBF y SENA. Esto quiere decir que después de registrar tu empresa en estas entidades, debes hacer las respectivas afiliaciones para tus empleados en estas diferentes empresas prestadoras de servicios; en conclusión, cuando tu empleado inicie sus labores ya debe contar con todas sus afiliaciones legales.

Un software de nómina, a diferencia de métodos tradicionales, como Excel o archivos físicos, te permite tener registro en el sistema de información para que sepas cuál es el costo que paga tu empresa por trabajador, pero a la vez estás enterado de las entidades a las que están suscritos tus colaboradores.

Tu sistema de nómina automatizado también te permitirá realizar cálculos exactos, vincularse con los bancos y con tu sistema de contabilidad para que tengas la trazabilidad del proceso y tu información financiera esté actualizada siempre.

Otros aspectos que debes tener en cuenta en las afiliaciones 

Otro aspecto que debes tener en cuenta es el lineamiento de la Ley 1819 de 2016, esto se debe a que en su Artículo 65, se adicionó el Artículo 114-1 al Estatuto Tributario en el que se determinan los lineamientos para que algunas empresas queden excluidas del pago de aportes a parafiscales. Tu software contable te permite mantenerte actualizado respecto a toda la legislación de nómina vigente. Un software de nómina se actualiza automáticamente y por eso aquí te contamos qué más debería tener y cuánto debería costarte.

Requisitos para liquidar tu nómina en Excel 

Si piensas liquidar tu nómina utilizando el programa Excel es importante que tengas en cuenta los requisitos que mencionaremos a continuación; a esto se suma la importancia de disminuir el margen de error en tu nómina que te puede costar sanciones considerables o desfalcos por consignar de más. Ten presente que para lograr una óptima gestión de la nómina debes utilizar un software de nómina que automatice las funciones y que facilite la gestión de novedades. Aquí puedes conocer todas las funciones principales que debería tener tu software de nómina.

Liquidación de cesantías 

Para liquidar las cesantías de tus trabajadores debes tener en cuenta que estas dan cuenta del equivalente de un mes de salario por cada año que haya trabajado tu colaborador.

Cálculo para el pago de los intereses sobre las Cesantías

Para calcular el pago de los intereses sobre las cesantías debes tener en cuenta que esto es el 12% sobre el valor con el que cuenten al momento de finalizar el periodo fiscal.  

Prima de servicios 

Para el caso de la prima de servicios debes tener en cuenta que es equivalente a medio salario del empleado por cada semestre que haya trabajado en tu empresa. 

Pago de vacaciones  

Por vacaciones se liquida la remuneración para tus empleados de 15 días hábiles por un año de trabajo.

Dotación 

Debes tener en cuenta que la dotación se debe entregar dos veces en el año para los empleados que presten su servicio por más de tres meses.

Generalidades para la liquidación de la nómina 

Debes tener en cuenta que la nómina de tus trabajadores debe ser liquidada teniendo en cuenta el periodo de pago que se ha acordado, esto quiere decir que, puede ser de forma quincenal o mensual. Ten en cuenta que en cada periodo debes hacer la liquidación de todos los conceptos que se relacionan en la nómina, incluyendo aquellos que se pagan en un tiempo diferente, o que se pagan a terceros; en este caso se liquidan como provisiones; un ejemplo son las cesantías y la prima de servicios.

Aquí puedes conocer mejor cuáles son las partes de la nómina.

Liquidación de tu nómina con el programa Excel 

Si decides liquidar la nómina de tu empresa con una plantilla de Excel, que puedes descargar por internet, es importante que tengas en cuenta todos los aspectos que te contamos anteriormente.

También debes fijarte que esta plantilla esté actualizada con todos los lineamientos legales vigentes para Colombia, esto se debe a que la gestión de la nómina es una tarea que se debe realizar con mucha precaución con el fin de evitar posibles inconvenientes a futuro tanto con tus empleados como con los entes decontrol es decir, COlabora, del Ministerio de Trabajo y la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).

Aquí te contamos cuáles son los tipos de software que existen en Colombia, para que te asegures de elegir uno que se actualice automáticamente con la legislación vigente. 

Lo que debes tener en cuenta con las plantillas de Excel para nómina 

Las distintas plantillas para la liquidación de la nómina en Excel pueden traer diferentes guías y pasos para que te orientes, pero es muy importante que, si tienes alguna duda en el tema, por más mínima que sea, pide la ayuda de un experto para que así puedas evitar futuros problemas. 

Liquidación de tu nómina con un software  

Los sistemas de nómina son programas que se crearon con el fin de facilitar los procesos de las empresas. Con un software de nómina lo único que debe tener presente son los empleados y las novedades generales que presentas en tu periodo de pago.  

Lo que debes tener en cuenta con un software de nómina 

Con un software de nómina debes tener en cuenta las novedades individuales y revisar de forma repetida los registros de tus trabajadores, incluso si no hay novedades. Esto se realiza con el fin de que te asegures de que la liquidados se está realizando de forma adecuada.

Un sistema de nómina es el apoyo que necesita tu empresa en el proceso contable, en especial para liquidar tu nómina, también puedes contar con asesoría constante o en el momento que te surja alguna duda y así evitas errores, por eso la asistencia y el soporte son elementos con los que no puedes contar si realizas tu nómina en una plantilla descargable de Excel. 

Software de nómina en la nube de Loggro 

Nuestro software de nómina en la Nube está diseñado para que puedas liquidar la nómina de tu empresa de una forma rápida y sencilla. Con nuestro software en la Nube puedes acceder desde cualquier lugar y en el dispositivo que lo desees para que gestiones la información que necesites, pero también te permite:

  • Hacer un reporte de novedades para liquidarlas al finalizar el periodo de pago.
  • Simplifica los procesos y disminuye los errores, esto se debe a que en cada periodo de pago el 90% de los datos para la liquidación de la nómina son iguales al del periodo pasado.
  • Reduces costos al no tener que contratar un analista de nómina, pues tú o un asesor contable pueden realizar la liquidación de la nómina sin necesitar de expertos en finanzas.
  • Puedes tener a tiempo el pago para tus trabajadores.

Todos estos son los aspectos que debes tener en cuenta al elegir entre una plantilla para la gestión de la nómina. Siempre te beneficiarás de un software de nómina. En Loggro contamos con uno de los mejores sistemas que pueden ayudarte en esta y muchas otras tareas relacionadas con la gestión de tu empresa, a esto se suma que puedes tener asesoría por parte de nuestros expertos en el momento que más lo necesites.


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