La nómina electrónica es el último requisito que la DIAN ha implementado para los empresarios colombianos, son muchos los que tienen frecuentes preguntas al respecto, por ello, en este artículo de Loggro les reunimos un listado de conceptos claves de Nómina que define la entidad.
Nómina electrónica en Colombia
Tal como lo establece la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 la Nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Dicho en otras palabras, es la digitalización de tus documentos soporte de pago de nómina a empleados y notas de ajuste derivados de éste, y se conforma por los valores devengados, las deducciones y el valor total de la diferencia de estos.
Tal como lo establece a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, el objetivo principal de la nómina electrónica es servir como un documento estratégico para la administración y control tributario.
Acceso al software:
Es la facultad otorgada a DIAN, para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
Ambiente de producción en habilitación:
Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, y, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la DIAN, y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con lo indicado en el anexo técnico del documento de nómina electrónica «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
Ambiente de producción en operación:
Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica:
Es el documento proferido y dispuesto por DIAN, que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica:
Es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.
Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de estos.
Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador). El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.
Beneficiario del pago:
Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, en relación con estas actividades.
Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica- CUNE:
Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento.
Contenedor Electrónico:
Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, el cual se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión de este, así como de la información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por DIAN, cuando fuere el caso.
Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica:
Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala DIAN.
Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica:
Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale DIAN.
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Período de conservación:
El periodo de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica:
Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a DIAN, la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica.
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Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
El procedimiento de validación del documento de soporte de pago de nómina genera un documento electrónico por parte de DIAN, que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad.
Valor devengado de nómina:
Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago. (Sueldo, Bonificaciones, Horas Extras).
Valor deducido de nómina:
Son los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago. (Aportes de salud, aportes de Pensión)
Esperamos que te hayan sido útiles, si tienes alguna inquietud nuestro equipo estará disponible para resolverla.
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¿El documento soporte de nómina electrónica se debe realizar por cada trabajador?
El documento soporte de pago de nómina electrónica se refiere al soporte de costos que los empresarios deben generar por cada uno de sus empleados cuando tienen una relación laboral legal o reglamentaria y que ahora deben reportar a la DIAN de manera electrónica.
De acuerdo con el inciso tercero del artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.
Además, en el numeral 3 del artículo 5, enuncia: “Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.” Al estar en singular se ha entendido e interpretado que se genera un documento soporte de pago por cada beneficiario.
Así las cosas, las empresas están obligadas a trasmitir el mencionado documento soporte de pago de nómina electrónica para cada uno de los empleados que tenga a su cargo. En otras palabras, si tienes 10 empleados, debes generar y transmitir 10 nóminas electrónicas.
En resumen, sí, se debe generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se deriven de este por cada empleado a tu cargo.
Como ves, la nómina electrónica trae consigo diversos conceptos que vale la pena entender y cumplir como lo indica la ley para evitar sanciones por no emitir la nómina electrónica correctamente. Si tienes más preguntas consulta a nuestros expertos.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
