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Nómina electrónica: todo lo que debes saber

Con el boom que significó la Facturación Electrónica durante el año 2020, en el que muchas empresas, casi que de manera forzada, pero a la vez necesaria, empezaron a dar pasos hacia la transformación digital que hoy demandan tanto el entorno de los negocios en aras de ser competitivos, la DIAN emitió un proyecto de resolución que va ligado a esa transformación digital y es la implementación de la nómina electrónica.

En principio, es necesario acotar que la nómina electrónica se deberá integrar con la facturación electrónica, por lo que resulta conveniente que la empresa obligada, en la medida de lo posible, pueda realizar esta implantación con sus mismo proveedor de facturación electrónica, dado que ya tendrán los medios para implementarla y, adicionalmente, en pro de hacer este proceso más amigable, ya existe un conocimiento previo de metodologías, que deberían facilitar esta gestión tanto del lado de la empresa, así como de la empresa que implantará la nómina electrónica.

Dicho lo anterior, abordaremos paso a paso todo este proyecto de Nómina Electrónica.

Los obligados

Esta es, sin duda, la pregunta de rigor que cualquier empresa se hace cuando un nuevo proyecto o resolución aparece, por lo que es necesario acudir a la resolución que expresa: “los sujetos que estarán obligados a generar, transmitir y validar las correspondientes nóminas de sus empleados de manera electrónica y a través del nuevo sistema desarrollado por la Dian serán todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción”.

Básicamente, empresa que tenga empleados bajo nómina, y estas erogaciones son usadas como costo o deducción para efectos de la declaración de renta, deben transmitir la nómina electrónica. Básicamente, todo el espectro empresarial que contrate bajo nómina, está obligado a transmitir la nómina electrónica. Todos los documentos soportes generados por esta nómina electrónica, estarán bajo una numeración alfanumérica denominada CUNE (Código Único del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica).

Calendario de obligados

La DIAN establecerá un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. El calendario se establecerá de acuerdo al número de empleados que las empresas obligadas tengan. A continuación el detalle:

Adicionalmente, el proyecto de resolución emitido por la DIAN deja abierta la posibilidad para que las entidades, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de su obligatoriedad puedan hacerlo, siempre que se rijan a las disposiciones de la DIAN. Se sugiere usar el plazo que otorga la resolución, en aras de poder realizar con más holgura las pruebas con su proveedor de software de nómina electrónica.

¿Cómo plantea el proyecto de resolución la transmisión de la nómina electrónica?

El proyecto emitido por la DIAN contempla que la periodicidad de transmisión será mensual, y la misma debe efectuarse en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente. A manera didáctica: la nómina de noviembre de 2021, debería transmitirse máximo hasta el 10 de diciembre de 2021.

Efectuada la transmisión de la nómina, la DIAN procederá a validarla y luego generará un documento electrónico, en donde validará o rechazará la información transmitida por el responsable. En el caso donde la DIAN valide la nómina electrónica, posteriormente la misma entidad enviará de regreso a la emrpesa responsable la nómina debidamente validada y firmada, para fines de conservación. En el caso donde la DIAN rechace la nómina electrónica, la empresa responsable recibirá una notificación electrónica en donde se expondrán los errores causales de tal rechazo y deberá volver a transmitir la nómina electrónica para su pertinente validación.

En caso de que, tanto la plataforma de la DIAN como la del Contribuyente, presenten problemas tecnológicos para recibir y transmitir la información, el Contribuyente contará con 48 horas contadas a partir del día siguiente, al que cualquiera de los dos servicios informáticos electrónicos restablezcan su funcionalidad para transmitir la nómina electrónica.

¿Cómo abordar de la mejor manera la implementación de la nómina electrónica?

Lo primero que hay que decir, es que esto más que una carga operativa y/o fiscal para las empresas, debe entenderse como un paso más hacia la transformación digital, que si bien en parte fue forzada por la pandemia, en algùn momento debía suceder y dado la situación actual, resulta el mejor momento para poner estos planes en marcha y así aumentar la competitividad de las empresas en materia de digitalización.

Por otro lado, la mejor manera de abordar esta implementación es validando con la casa de Software que implementó la Facturación Electrónica, ya que el funcionamiento de la Facturación Electrónica y la Nómina Electrónica es bastante similar, por lo que las lecciones aprendidas y los métodos de implementación serán más fáciles. Ya pasamos del CUFE al CUNE, por lo que no hay necesidad de buscar otro tercero, con otra metodología, que pueda complicar la implementación.

Se sugiere que en la medida de las posibilidad, la empresa pueda adquirir un Software ERP que tenga integrada tanto la Facturación Electrónica como la Nómina Electrónica, ya que esto significará un ahorro significativo en términos operativos y financieros para dar cumplimiento a cabalidad a este requerimiento, y evitar así sanciones indeseadas.

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