La facturación electrónica se ha convertido en un tema de vital importancia para las empresas y personas naturales en el año 2020. Con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) impulsando esta iniciativa, es fundamental entender quiénes están exentos de esta obligación y cuáles son los requisitos para aquellos que deben cumplirla. En este artículo, exploraremos detalladamente estos aspectos para brindar claridad y orientación sobre la facturación electrónica en Colombia.
La facturación electrónica es una realidad y, actualmente, la DIAN planea solicitar diferentes documentos electrónicos, como la nómina, el pago de parafiscales, entre otros documentos que reglamentan la legalidad de las empresas y que disminuyen el trabajo informal. Esta es una de las razones por las que se está masificando la facturación electrónica y las personas naturales están dentro del escenario de los obligados a cumplir con esta obligación de la DIAN, por eso, en este artículo te contamos si debes o no facturar electrónicamente, incluso si crees estar exento de facturar electrónicamente.
¿Quiénes NO están obligados a facturar?
Debido a que la cantidad de obligados es tan alta, resulta más fácil analizar quienes están exentos de facturar, por eso te referimos el listado, de acuerdo con el Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997. Las personas que no tienen que facturar son:
- Las autoridades educativas que estén clasificadas en la Sección P. Educación, de acuerdo con la Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012.
- Personas naturales que desarrollan la función notarial, de acuerdo con lo que dispone el Decreto 960 de 1970.
- Las personas naturales que en el año anterior hayan tenido ingresos menores a 3 500 UVT. Este valor es de $119 945 000 para 2019; las autoridades educativas descritas anteriormente están excluidas de esta categorización.
- Bancos, corporaciones financieras, de ahorro y vivienda, y compañías de financiamiento comercial.
- Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales o jurídicas que no son responsables de IVA (abajo descritas).
- Distribuidores de cualquier derivado del petróleo y de gas natural comprimido. Siempre que su naturaleza sea minorista.
- Empresas que presten servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
- Personas naturales o jurídicas que presten servicio de baños públicos.
- Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria.
- Personas naturales que vendan bienes excluidos de IVA, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.
Requisitos que deben cumplir las personas naturales para facturar en 2020
Con la Ley de Financiamiento se entendía que los términos “Régimen Común” y Régimen Simplificado habían cambiado y que a partir de la entrada en vigencia de dicha Ley, las denominaciones cambiarían a Responsables del impuesto a las ventas y No responsables del impuesto a las ventas; sin embargo, la inexequibilidad de la Ley de Financiamiento ha replanteado esta concepción y depende de la aceptación o rechazo del nuevo texto para saber cómo se llamarán los contribuyentes y no contribuyentes durante 2020 y en adelante.
Condiciones para no facturar IVA electrónicamente si eres persona natural
Para empezar, las personas naturales son los trabajadores que se ocupan de actividades consideradas como mercantiles por la Ley. Además, es importante que sepas que las personas naturales facturan si deben declarar IVA y por lo tanto, para estar exento de facturar debes tener las siguientes características propias de los exentos de facturar con IVA:
- Tus ingresos brutos totales durante el año en curso o durante el año anterior debieron ser inferiores a 3 500 UVT provenientes del ejercicio de tu actividad.
- Solamente podrás tener una oficina, sede, local o negocio donde ejerces tu actividad económica.
- Tu establecimiento de comercio no podrá ser una franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- No puedes ser usuario aduanero
- Ninguno de tus contratos debió superar las 3 500 UVT, ni durante el año en curso, ni durante el año anterior.
- La suma de tus consignaciones no pueden superar 3 500 UVT, ni durante el año en curso, ni durante el año anterior.
- No puedes pertenecer al Nuevo Régimen Simple de Tributación.
(destacado) ¿Qué es un usuario aduanero?
De acuerdo con la DIAN, es aquella persona natural o jurídica que interviene directa o indirectamente en las operaciones de importación y/o exportación de bienes y/o servicios y/o de tránsito aduanero. Un usuario puede tener dos o más calidades de las señaladas en la tabla, salvo que por disposición legal no sea posible.
Esto es copia textual. Es preferible, casi que “must be” ponerlo en una imagen para evitar contenido duplicado
Una persona natural podría ser un facturador electrónico en 2020
Ser persona natural no te excluye de presentar IVA; incluso, a pesar de las exenciones del Impuesto a las Ventas para la Economía Naranja y de acuerdo con la Resolución 000020 de 2019, deben expedir factura electrónica, así que si cumples por lo menos alguno de los siguientes requisitos, deberás facturar electrónicamente:
- Declaran IVA
- Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo);
- Comerciantes que ejerzan profesiones liberales;
- Comerciantes que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales;
- Comerciantes agrícolas;
- Comerciantes ganaderos;
- Voluntarios de la facturación electrónica, y
- Adscritos al SIMPLE, en caso de que se apruebe la Nueva Ley de Financiamiento.
¿Qué proveedor de facturación debe contratar una persona natural que esté obligada a declarar IVA y en consecuencia a facturar electrónicamente?
Actualmente, existen cuatro formas por las que pueden optar las personas naturales que deben facturar electrónicamente.
- Desarrollar un software propio de facturación
- Contratar un proveedor autorizado por la DIAN
- Optar por la solución gratuita de la DIAN
1. Desarrolla tu propio software de facturación
A pesar de que los procesos de habilitación como facturador electrónico pueden resultar engorrosos, son una buena solución para muchas personas naturales que prefieren tener sus propias integraciones y sus propios desarrollos; sin embargo, puede resultar ser una opción demasiado costosa para las Mipyme y para las personas naturales, pues el tiempo que la DIAN tiene para aprobar a los facturadores son demasiado largos, teniendo en cuenta que se aproxima la masificación de la factura electrónica.
También es importante que debes contar con personal de todo tipo para desarrollar tu propio sistema de facturación, desde diseñadores, profesionales en user experience, desarrolladores, expertos en seguridad informática, contadores, revisores fiscales, expertos en tramitación con la DIAN, entre otras profesiones.
Como puedes ver, los costos tangibles e intangibles son muy altos; sin embargo, puedes empezar tu trámite para habilitarte como proveedor autorizado siguiendo los pasos que encuentras en esta guía.
2. Contratar un proveedor autorizado por la DIAN
Esta es la opción más viable para las personas naturales que deben facturar electrónicamente, debido a que además de abaratar costos, puedes organizar tu negocio, pues dentro de estas dos opciones puedes:
a. Contratar un software de facturación
A pesar de que un software de facturación te permite cumplir con tu obligación legal, es importante que aproveches la oportunidad para contratar una solución que te dé más ventajas que la simple facturación electrónica.
b. Contratar un sistema de gestión con facturación electrónica
Esta opción es la más viable para las Mipyme y las personas naturales, pues la facturación debe estar vinculada al sistema de gestión contable que te permita llevar en orden el funcionamiento de tu negocio; adicionalmente, debes ser consciente de que la facturación es el principio de la operación del servicio o producto que tienes en el mercado y por tal razón debes tener en orden todos los procesos subyacentes a esta, como el sistema de cobros, el inventario, el módulo contable, la sistematización de los bancos; entre otros.
Te recomendamos revisar nuestro artículo en el que podrás comprobar cuánto cuesta facturar electrónicamente, además de ver que es mucho más económico contratar un software de gestión administrativa con su propia plataforma de facturación electrónica, en comparación con un sistema que solamente te permita facturar.
c. El sistema gratuito de la DIAN
A pesar de que algunas personas naturales y Mipyme gozaron del beneficio de la DIAN respecto al certificado electrónico gratuito, más conocido con firma electrónica, te recomendamos tener presente que la plataforma de la DIAN recibe varias solicitudes y, por lo tanto, colapsa en algunos momentos.
Para terminar queremos recomendarte que empieces con tu proceso de facturación electrónica, ya que puedes hacerlo voluntariamente. Ten presente que esta es una obligación legal que se masificará muy pronto y podrías ganar ventaja con todos sus beneficios antes de que se convierta en un requisito obligatorio para todas las actividades económicas que deben o no facturar IVA a la vez que digitalizas los procesos de tu negocio para crecer en orden.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
