Los propietarios de pequeñas empresas tienen muchas actividades dentro de su gestión administrativa. Es por eso por lo que puede dar un poco de miedo darse cuenta de que la contabilidad es otra tarea que debe completar para mantener su negocio en funcionamiento.
Aprende con Loggro algunas razones por las que todos los propietarios de Pymes deberían saber un poco sobre cómo llevar la contabilidad.
La importancia de la contabilidad para las pequeñas empresas
La contabilidad de las pequeñas empresas es una parte crucial del funcionamiento de una empresa. La contabilidad permite a las Pymes organizar, almacenar y analizar información financiera. Mediante el uso de esta información financiera, puede sacar conclusiones precisas sobre la seguridad financiera de su empresa.
Pero esa no es la única razón por la que la contabilidad es importante para las pequeñas empresas. De hecho, la DIAN requiere que las empresas mantengan ciertos registros y utilicen la contabilidad para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. Esto requiere que tu mantengas registros de:
- Ingresos brutos
- Compras
- Gastos
- Activos
- Gastos de viaje, dotaciones, transporte, entretenimiento y bonificaciones.
- Nómina
Sin contabilidad comercial, es difícil rastrear y reportar la información necesaria a los organismos de control. Sin mencionar que los informes inexactos o la falta de presentación pueden dar lugar a sanciones y multas.
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Ventajas de usar un software contable para pequeñas empresas
| Ventaja | Descripción |
|---|---|
| Automatización de procesos | Reduce el tiempo dedicado a tareas manuales como cálculos, registros y conciliaciones bancarias. |
| Precisión en los registros | Minimiza los errores humanos, mejorando la exactitud en las transacciones financieras. |
| Cumplimiento fiscal | Facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y tributarias, asegurando que las declaraciones sean correctas y puntuales. |
| Generación de reportes financieros | Proporciona informes detallados en tiempo real que permiten una mejor toma de decisiones. |
| Ahorro de tiempo y costos | Al automatizar y centralizar los procesos contables, se optimiza la gestión financiera y se reduce la necesidad de contratar personal adicional. |
| Acceso en tiempo real | Permite a los propietarios y contadores acceder a la información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento. |
6 maneras en que la contabilidad puede ayudar a las Pymes
Ahora que sabes por qué es tan importante la contabilidad básica para las pequeñas empresas, te invitamos a conocer seis maneras con las que puedes sacarle ventaja a la contabilidad:
1. Organizar registros
Independientemente de lo que suceda en tu empresa, la organización de tus registros financieros es fundamental. Cuando se trata de hacer un presupuesto, solicitar préstamos o subvenciones, o ver si está obteniendo ganancias, la contabilidad le permite encontrar la información que necesita rápidamente.
La contabilidad básica para pequeñas empresas le permite organizar la información en un solo lugar. Sin contabilidad, los datos financieros están dispersos y no pueden formar una imagen clara de las finanzas de tu negocio. La contabilidad reúne toda esa información en un sistema fácil de leer.
Además, la información financiera organizada puede ayudarte a planificar los pagos de facturas. Al conocer de anticipadamente cuándo vencen las facturas, puedes organizar los gastos en el calendario de obligaciones.
2. Tomar decisiones
Hay muchas decisiones que los dueños de negocios deben tomar. Y, la contabilidad simple para pequeñas empresas facilita las decisiones.
Algunas decisiones que las empresas pueden necesitar tomar incluyen si deben o no:
- Solicitar préstamos.
- Presentar solicitudes de financiación.
- Contratar empleados.
La lista continua. Mediante el uso de la contabilidad, los empresarios y sus contadores pueden evaluar los datos para tomar decisiones informadas. Por ejemplo, ¿se pueden realizar contratación de nuevo personal? Mire a través de información concreta para determinar si su empresa puede permitirse sumar talentos a la nómina.
3. Crear registros financieros precisos
Al tener información organizada, puedes crear registros financieros precisos. Esos registros te permiten realizar una variedad de tareas.
Por ejemplo, necesitas saber cuánto gastaste el año pasado en material de oficina. Podrías reunir todos tus recibos, facturas y pasar horas sumando hasta el último centavo. O bien, puedes registrar cada transacción en tus libros contables o en un software de contabilidad electrónica y extraer los datos con facilidad cuando los necesites.
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4. Declaración de impuestos
Los impuestos pueden ser aterradores, lentos y estresantes. Pero, tienes que declarar impuestos cuando eres dueño de un negocio. Si cuentas con el apoyo de un contador profesional para liquidar y presentar tus impuestos, los registros contables pueden ayudar con el proceso de presentación de impuestos.
En lugar de pasar por un archivador de diferentes documentos, facturas y recibos, puedes presentar registros detallados a tu contador o permitir que este acceda a tu software contable en la nube.
Después de usar su contabilidad para presentar tus impuestos, los organismos de control fiscal y tributario pueden optar por realizar una auditoría. En caso de que eso suceda, necesitarás registros contables precisos; la contabilidad organizada te ahorrará tiempo durante el proceso de auditoría.
5. Presupuesto
La contabilidad simple para Pymes ayuda con la planificación financiera y la elaboración de presupuestos. Con registros claros, organizados y precisos, puedes revisar la información anterior para elaborar un plan sobre cómo proceder.
¿Tuviste un año bueno en ventas? ¿tus proveedores aumentaron los costos e impactaron el costo de bienes vendidos durante el año? Todas estas cosas influyen en cómo planeas el próximo año.
Cuando llega el momento de hacer un presupuesto, debes tener una visión precisa de cómo se desempeñó tu negocio en el pasado. Los gastos excesivos durante el año aparecen en los registros contables, al igual que las medidas de ahorro. Si estás por encima del presupuesto, tu contabilidad te lo dice. Y si está por debajo del presupuesto, también puedes verlo.
6. Conseguir inversionistas
Las empresas necesitan financiación para tener éxito. Esa financiación puede venir en forma de capital del propietario, apoyo de programas a empresarios, préstamos comerciales e inversionistas. Pero los inversionistas deben tener una buena idea de tu negocio antes de invertir.
Si no tiene registros contables, los inversionistas no pueden determinar el éxito o el fracaso de su empresa. Necesitan información actualizada y precisa. Y esa información debe ser de fácil acceso. Si no utilizas la contabilidad, es posible que los datos no estén al alcance de tu mano justo cuando más los necesitas.
En resumen, en la actualidad puede ser muy fácil agilizar los procesos contables de las Pymes, solo es necesario apoyarse en un programa o software de contabilidad para lograrlo.
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Equipo Editorial Loggro
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