Desde sus inicios, los computadores han sido una herramienta indispensable para las empresas dada la mejoría evidenciada en procesos administrativos y operativos. El software administrativo es un claro ejemplo de avance.
De estos avances no han estado exentos los procesos contables, que antes de la aparición de estos desarrollos tecnológicos se hacían de forma manual dada la necesidad que tenían las personas de llevar un orden en sus registros de transacciones de todo tipo. En esta nueva etapa, dichos procesos se han fortalecido con el diseño de programas especializados como los software administrativo, que se han convertido en grandes aliados de contadores y responsables de temas tributarios y financieros.
Sin embargo, muchas empresas -en especial las PyMES- han optado por elegir otras herramientas tecnológicas igualmente válidas como el Excel para optimizar sus presupuestos. Como es sabido, Excel fue creado por Microsoft para las gestiones en las que se requieren cálculos matemáticos con fórmulas y gráficas que pueden ser muy útiles, pero que frente a las funciones que ofrece un software administrativo, han mostrado muchas limitaciones.
A continuación, explicaremos por qué un software administrativo es la mejor herramienta para tu negocio.
1. Genérico vs Especializado
Excel se ha caracterizado por ser una herramienta que ofrece muchas bondades a sus usuarios, pero de todos modos no deja de ser un programa genérico, lo que quiere decir que desde que fue diseñado, llevar la contabilidad de una empresa no era su única funcionalidad, ni tampoco su especialidad.
Si bien en tiempos pasados su utilidad para los contadores fue valiosa, hoy en día ha perdido terreno frente al software administrativo, que es mucho más completo en su lista de opciones para dicha labor, y además de estar actualizado frente a las necesidades diarias de estos profesionales.
En Excel, el usuario pierde mucho tiempo en la configuración y en la preparación de las celdas, ajustándolas a lo que él quiera, mientras que el software administrativo ya viene predeterminado según dicho requerimiento, lo cual facilita su uso.
2. Actualización permanente y automatizada
Esta es una de las grandes ventajas que el software administrativo le lleva al Excel, ya que la dinámica legal en Colombia va cambiando con mucha frecuencia, y los contadores deben estar atentos a los nuevos decretos, leyes, reformas, resoluciones, entre otras normas, y para eso requieren de un sistema que se vaya adaptando a ese contexto con rapidez y oportunidad. El software administrativo tiene la virtud de que todos esos cambios se van ajustando de manera automatizada, gracias al trabajo “detrás de cámara” realizado por los programadores que efectúan la asistencia técnica del programa, mientras que con el Excel no ocurre lo mismo, y su actualización debe hacerse de forma manual y por cuenta y responsabilidad del usuario.
3. Facilidad para generar informes y balances
Excel ganó créditos en años anteriores dado que ofrecía soluciones “estéticas” muy útiles para la presentación de balances e informes, con gráficas y recuadros que sintetizaban de alguna manera la información contable, pero que, bajo el rigor de las normas fiscales, no prestaban servicios muy amplios para temas relacionados con Normas Internacionales de Información financiera, NIIF.
Con el software administrativo que ofrecen empresas como Loggro, los contadores no tienen más que preocuparse por almacenar en el programa asuntos como inventarios, deterioro de cartera, asientos contables generados en la facturación, entre otros –mucho de esto lo hace el programa automáticamente.
4. Más almacenamiento
Aun cuando sean PyME, hay compañías cuya generación de información contable es muy voluminosa, y requieren de una gran capacidad de almacenamiento que en ocasiones no es compatible con la generación de varios archivos de Excel, que tiende a sobrecargarse cuando intenta mezclarlos, y por ende se convierte en una molestia para el usuario.
Con un software administrativo, este problema está resuelto ya que el programa posee un soporte adecuado para recibir tal cantidad de información de forma instantánea, y de tenerla disponible en cualquier momento en que el usuario así lo requiera.
5. Amistoso con usuarios no expertos
El software administrativo es diseñado para que cualquier usuario, independiente de su experiencia en temas tecnológicos, pueda utilizarlo pues cuenta con un sistema amigable que ofrece una guía adecuada para todas sus funciones. Por el contrario en Excel -si bien cualquiera puede crear una hoja de cálculo en él-, exige cierto conocimiento de todas sus funciones más avanzadas para la gestión contable, o de lo contrario la información registrada podría estar en peligro de ser alterada de manera involutaria a través de errores en las fórmulas. Adicionalmente, el software administrativo tiene la ventaja de que todos sus procesos están configurados previamente, y el contador no tendrá que organizar nada, pues casi todo está hecho. Su labor, entonces, se concentrará en los temas que le competen, más que en la digitación manual de datos.
6. Menor margen de error
Por muchas de las razones antes expuestas, el Software Administrativo limita la posibilidad de que se cometan errores en la gestión de la información contable, en especial cuando nos referimos a temas de actualización normativa y al almacenamiento de datos. El Excel, por ser aún una herramienta muy manual, incrementa el riesgo ya que por ejemplo no advierte cuando se digita mal un dato que puede luego llevarlo a un problema mayor.
7. Información disponible todo el tiempo en la nube y en cualquier dispositivo
El software administrativo que se encuentra disponible en el mercado, que elaboran firmas como Loggro, tienen entre sus ventajas que toda la información se encuentra alojada online, es decir en la nube, lo cual permite que esta se encuentre disponible en cualquier momento, cualquier sitio y cualquier dispositivo. Adicionalmente, las herramientas profesionales creadas para administrar una empresa desde la nube, tales como los sistemas contables, generan copias de seguridad de la información, permitiendo que esta resida de manera segura y con un respaldo profesionalmente gestionado desde la nube.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
