Un buen software de inventarios debe permitirle manejar, al menos, lo siguiente:
Múltiples bodegas de inventario. Aún si usted opera un solo establecimiento, es probable que requiera bodegas diferentes (una, por ejemplo, para recibir el inventario de sus proveedores, otra para tener a la mano la mercancía que más rota, otra para manejar los obsoletos o artículos en promoción, entre otros). Esto último cobra, por supuesto, aún más importancia si usted opera múltiples locales. Allí se hace esencial un software robusto e interconectado, que le permita, por ejemplo, no perder una venta en uno de sus locales si usted tiene existencias en el otro local. Igualmente, un software de inventarios interconectado le permitirá hacer traslados de inventario de un local donde un ítem se encuentre en existencia en exceso, a otro local donde escasee, evitando que compre más de lo que requiere para sostener su negocio.
Robusto control de costos. Muchos software “meramente contables” padecen de un pobre control de los costos del inventario. Un buen software para inventarios le debe permitir entender cuál es su costo promedio de inventario comprado, para poder entender el margen real de un respectivo ítem. Muchas son las sorpresas que se lleva el empresario al darse cuenta que el ítem que más vendía, le causaba pérdidas con cada venta (¡O no le generaba ninguna ganancia!).
Manejo logístico ordenado. Si su negocio maneja más de 300 referencias (lo cual es muy común) usted requiere de un sistema organizado de almacenamiento para operar su inventario. En el mundo moderno, el cliente que se encuentra en el mostrador no tendrá la paciencia de esperar a que usted encuentre el ítem que él necesita. Por tal motivo, poseer un software de inventarios que permita organizar su bodega en anaqueles, pasillos y estanterías (donde cada ítem tiene su lugar), se hace crítico para contar con una logística robusta y una operación eficiente.
Informes de gestión parametrizables. Como gerente, una de las decisiones más importantes que usted toma en su día a día es qué comprar para abastecer su empresa. Es allí donde usted invierte su capital de trabajo, y donde usted garantiza que tiene el producto adecuado en el momento adecuado para generar la venta. Un software de inventarios robusto debe ofrecer informes que le ayuden a tomar decisiones de cuánto comprar, en qué momento, para evitar tanto agotados como excesos de inventarios. Muchos software contables utilizados por las PYMES hoy flaquean en esto, limitándose a duras penas a contar el número de ítems de una referencia que usted tiene en un momento dado.
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