En Colombia ya es obligatoria la facturación electrónica, la DIAN es la entidad responsable de todo este proceso de transformación digital en el tema fiscal.
La facturación electrónica debe ser implementada por todos los obligados a facturar, los plazos reglamentados ya se cumplieron para la mayoría. La facturación electrónica busca ser una solución para la automatización de los procesos de inspección de la Dian, y una herramienta contundente contra la evasión fiscal.
Es por eso por lo que hoy hablaremos en este artículo los aspectos más importantes de la Resolución 000012 del 09 febrero de 2021 y la 000063 con la cual cambió la fecha de habilitación para el anexo 1.8 de factura electrónica que contiene los eventos para título de valor, entre otros.
¿Qué es la facturación electrónica?
Puede que este tema sea nuevo para ti, si es así te haremos un breve resumen de lo que es la facturación electrónica y los detalles que debes conocer.
El sistema de facturación electrónica es una herramienta informática, el equivalente a la que ya conocemos en papel, mediante la cual se soportan transacciones de venta de bienes y/o servicios de una empresa a una persona o razón social. A pesar de ser un título valor digital, las facturas electrónicas pueden tener una representación física, por ejemplo, en archivo PDF, imagen, entre otras; sin embargo, esta representación física no es el título de valor en sí mismo.
¿Cuáles fueron las resoluciones que tratan el anexo técnico de la facturación electrónica?
Por medio de la Resolución 000012 emitida el 9 de febrero del 2021, se actualizó este anexo, el cual tiene como finalidad optimizar y garantizar la calidad en las actividades correspondientes al registro de la información. Posterior a esta, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) expidió la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, la cual define aspectos relacionados con el documento equivalente, documento soporte de nómina electrónica, registro de facturas electrónicas como título valor Radian y anexo técnico 1.8 de factura electrónica.
Inicialmente, la obligación de realizar ajustes a la facturación electrónica según anexo técnico de factura electrónica, versión 1.8 es el 18 de agosto de 2021, sin embargo, teniendo en cuenta las solicitudes de contribuyentes la Dian amplió el plazo para la implementación del anexo para el 31 de enero del 2022, a partir de esta fecha las facturas que no cumplan con las reglas establecidas en esta versión, serán objeto de rechazo por el servicio electrónico de validación de la DIAN.
¿De qué se trata el anexo técnico de factura electrónica de venta Versión 1.8?
El anexo técnico de la factura electrónica – versión 1.8, entró a modificar la versión 1.7 emitida en la resolución 000042 del 5 de mayo del 2020, esta actualización tiene nuevos requisitos que deben cumplir todo aquel que esté obligado a facturar electrónicamente.
Este anexo técnico describe las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación y registro de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente.
El anexo técnico se compone entre otras especificaciones por reglas de validación, las cuales deberán contener la información que se solicita para cada una de ellas. En caso de que la información solicitada no corresponda a reglas de validación que generan como consecuencia el rechazo de esta, éstas se denominan como “validaciones de notificación”, para las cuales el proveedor tecnológico y/o facturador electrónico podrá informar la opción “otros o alternativa” definida en el mismo anexo.
La mencionada resolución desarrolla diferentes temas que impactarán su proceso de factura electrónica, en general, estos son los más relevantes a los que hace referencia:
- Incluir la firma digital en los documentos adjuntados.
- Dirección del adquiriente no requerido en las facturas de exportación.
- Eliminación del requerimiento relacionado con el reporte acumulado, definido en la resolución 42, articulo 11, numeral 6.
- Modificación de la definición de los prefijos utilizado en la numeración de la factura.
- Cambio en las reglas de validación.
- Nuevos campos en el XML, relacionados con la factura.
- Especificación de nuevos campos en el XML – para sectores específicos: salud, transporte, alimentos, intercambios profesionales, fiduciario y notario.
¿Cuáles son los cambios más importantes del anexo técnico de facturación electrónica?
A continuación, enumeramos algunos de los cambios más importantes que encontrarás en esta resolución:
- Si realizas la venta de un bien o servicio en el exterior, con esta nueva versión 1.8 no es requerida la dirección del cliente.
- Ajustes de redacción en el artículo 11 de la resolución 000042 que trata del cumplimiento de requisitos en la factura electrónica.
- Nuevo parágrafo en el artículo 39 de la misma resolución en donde se estipula que los prefijos en facturas electrónicas pueden ser hasta de 4 caracteres: números, letras o ambos. Este ítem aplica para quienes decidan incorporarlo al emitir facturas electrónicas.
- Todos los interesados en emitir documento soporte, deberán hacer previamente todo el proceso de habilitación como facturador electrónico; donde se indique a la DIAN el software que se vaya a utilizar.
- Se solicitará informar el régimen al que pertenece el vendedor y su dirección actual.
- Se va a generar un contenedor electrónico, que es el mismo que se genera por la factura de venta, este contenedor tiene la información del documento soporte y la respuesta de validación de la DIAN.
- En esta nueva versión el documento soporte tendrá un CUDE (código único de identificación electrónica).
¿Cómo sé que cambios debo hacer con esta nueva versión 1.8?
Una de las principales responsabilidades como responsable de la facturación electrónica es mantenerse informado con la normativa cambiante del tema, de esta forma debes verificar qué cambios corresponden en tu caso como contribuyente, la Dian enfatizó:
“Es muy importante que los facturadores finalicen los ajustes en su software en la fecha indicada, para que los documentos estén conformes con las definiciones establecidas en el anexo 1.8 y así las facturas, notas débito y crédito electrónicas sean validadas adecuadamente por la Dian”.
Por lo que la mejor forma de actualizar tus procesos y cumplir con los nuevos lineamientos es acudir a tu proveedor tecnológico ya que éste tiene como una de sus principales funciones mantenerse actualizado para garantizar el cumplimiento de los requisitos que tenga la Dian. Este es tan solo uno de los beneficios que tendrás al trabajar de la mano con un especialista y que no te costará un peso más al acudir a él.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
