Si eres contador, debes conocer que una función básica de la contabilidad es identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de una empresa o ente económico de forma clara, completa y fidedigna.
Entendiendo la doble contabilidad: su significado, implicaciones legales y la importancia de cumplir con los objetivos contables
Para cumplir con esta función básica debes utilizar un sistema para el procesamiento de las operaciones o transacciones, sistema que debe cumplir con el logro de los siguientes objetivos:
- Asegurar la integridad de los datos, es decir que todas las transacciones sean registradas.
- Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
- Confiabilidad de la información financiera
Si tienes un negocio, debes saber que los contribuyentes que están obligados a llevar contabilidad pueden ser sancionados si no llevan correctamente los libros de contabilidad a que están obligados. En este artículo hablaremos acerca de qué es la doble contabilidad y cuáles son sus implicaciones legales.
¿Qué es la doble contabilidad?
Según el artículo 74 del Código de Comercio “habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos”.
La doble contabilidad o cualquier fraude similar se trata de la existencia de una contabilidad para engañar a terceros, que pueda estar regularmente llevada, es decir acomodada formalmente a los requisitos legales, pero que, resulta ineficaz, por ocultar las operaciones verdaderas. La contabilidad irregular por su lado también es ineficaz, por no ajustarse a las formalidades legales, así refleje operaciones verdaderas.
En otras palabras, hay empresas que llevan dos o más libros de contabilidad, en los cuales se registran de forma diferente las mismas operaciones o comprobantes de los mismos actos, con lo cual existe incompatibilidad de los libros contables. Esta es una de las formas más comunes de fraude, existen contribuyentes que desesperados por la situación económica del país se ven involucrados en delitos que pueden terminar de una muy mala manera, una de las principales razones para hacerlo es evadir los impuestos establecidos sobre las actividades comerciales por la reglamentación colombiana.
El código de comercio menciona que al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.
2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.
3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.
4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario.
Con todo, si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos.
Sanción por irregularidades en la contabilidad
Vale la pena destacar que existen varios hechos irregulares en la contabilidad desde el punto de la norma tributaria:
- No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
- No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
- No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
- Llevar doble contabilidad.
- No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
- Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.
Cualquier de esos hechos dan lugar a que se aplique la sanción por libros de contabilidad.
En general, la sanción por irregularidades en la contabilidad está contenida en el artículo 655 del estatuto tributario, y consiste en una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al que se impone la sanción, la cual no puede exceder de 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario).
La doble contabilidad o cualquier irregularidad también puede ser sancionada con el cierre del comercio o espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. De acuerdo con el artículo 657 del Estatuto tributario, este cierre se puede realizar por un término de 3 días.
Si te estás preguntando si es posible evitar esta sanción, la respuesta es sí, aunque la sanción inicialmente planteada es onerosa, la ley introdujo importantes reducciones para incentivar al contribuyente a colaborar y subsanar los errores voluntariamente. La empresa señalada de llevar doble contabilidad puede pagar una multa equivalente al 20% de los ingresos operacionales, obtenidos en el mes anterior a la fecha en que cometió el delito.
Adicionalmente según el artículo 640 del Estatuto Tributario, se puede llegar a una rebaja del 50% de la sanción si se cumplen los siguientes requisitos:
- No haber incurrido en una infracción similar a la evidenciada en los últimos 4 años.
- Que se acepte la sanción impuesta y responda por ella.
Ahora bien, si pasaste por este proceso y consideras que es injusta la acusación por doble contabilidad, el estatuto tributario te permite imponer un recurso de consideración, el cual es un documento en donde solicitas a la DIAN que se cambie o revoque la sanción, debes tener en cuenta que tienes máximo 2 meses para poder acudir a este recurso y la respuesta puede darse hasta en un año.
Sin lugar a duda la mejor decisión es no cometer ningún tipo de estas irregularidades, para lo cual te damos algunos consejos:
- Elige siempre un profesional adecuado para llevar tu contabilidad, con la educación y experiencia necesaria para hacerlo.
- Ante problemas económicos acude a las posibles fuentes de financiación o diferentes ayudas que el gobierno puede darte y no a evadir los impuestos a los que tienes obligación.
- Cuenta con un software de contabilidad confiable que tenga ya parametrizado todos los cálculos que garanticen que cumples con la reglamentación actual.
- Ante cualquier inquietud pide una segunda opinión, no tienes por qué saberlo todo.
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