¿Qué es un punto de venta y cómo funciona?

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Seguramente has oído hablar de un “sistema de punto de venta“, si no sabes que significa o si tienes el adecuado en tu negocio, en este artículo te explicaremos rápidamente que es un punto de venta y cómo funciona.

Si le pides al dueño de un comercio que defina un punto de venta, responderá que es la base de la estructura o el corazón de su negocio, en donde empieza y culmina la operación del mismo. Ahora bien, si queremos una definición más exacta será que un punto de venta es la combinación de herramientas de software y hardware que le permite a un negocio realizar transacciones diarias ágilmente manteniendo información clave de la operación diaria de tus ventas.

También llamado POS por sus siglas en inglés (point of sale), es el conjunto de dispositivos encargados de gestionar la venta en un comercio, la suma de un software y un hardware que suele denominarse “terminal”. Este conjunto es el encargado de realizar el proceso de venta completo, desde la captura de los productos en su base de datos, la lectura de la información usando dispositivos externos, la emisión de comprobantes de compra/venta de los productos o servicios, registra todas las transacciones, administra el inventario, organiza los datos del cliente, además se encarga de la emisión de reportes, cálculo y generación de estadísticas, entre muchas otras funciones más.

Entendiendo esto, podemos decir que el principal objetivo del POS no es otro que facilitar el proceso de ventas y llevar un registro metódico y automático sobre estas, resultando en una mejor atención al cliente, además de ofrecer practicidad en otras áreas y tareas de la compañía.

Todas estas funcionalidades se traducen en ahorro de tiempo, no sólo del personal de ventas y otras áreas relacionadas, sino también del cliente que en últimas es la prioridad de tu negocio, sumado a esto te permitirá reducir al mínimo los errores que pueden surgir en el momento de venta al público, facturar electrónicamente, generar información en tiempo real entre otros beneficios, pero el mayo de todos será que podrás enfocarte en lo que realmente importa y no en la parte operativa del negocio, aumentando la productividad de tu personal y así enfocarse en generar mayor utilidad y crecimiento.

¿Cómo funciona un punto de venta? 

Un sistema de puntos de venta automatiza y une diversos procesos que involucra la venta en un comercio así reduce los tiempos que implican que los colaboradores y clientes usan procesando una transacción. Ahora bien, encontraremos variedad de sistemas y componentes, van desde los más tradicionales que solo cuentan con una caja registradora a los más completos que incluyen diferentes funciones. El diseño siempre dependerá de las características del negocio, de lo avanzado y automatizado que quieras tener tu negocio. Lo cierto es que en un mundo que avanza a toda velocidad, las exigencias que pide el mercado a un comercio son cada vez mayores y hacen que estos sistemas tomen cada vez más valor.

Para entender un poco más su funcionamiento analicemos el sistema en un prototipo de comercio que podemos llamar “genérico”.

Un cliente en tu local elige los artículos que va a comprar y lleva esos productos seleccionados a la caja, en donde el cajero usando un dispositivo manual para leer en un código el precio y la descripción del producto. El sistema le brindará información del producto automáticamente, restara los descuentos, promociones o cupones que le apliquen si los hay y aplica los impuestos correspondientes. A su vez, envía a un sistema de control de inventarios el registro de la venta y la información del cliente a una base de datos que los contiene. 

El sistema de control de inventarios puede en ese momento reportar que se está agotando las cantidades necesarias por lo que puede emitir órdenes de compra para suplirlos. Luego el cliente elige la forma de pago, digamos que usa su tarjeta de crédito, la pasa por un lector y firma. En este momento el sistema imprime un recibo para el cliente y ¡listo!, ¿has podido ver todas las tareas que hizo en sólo un instante? 

Componentes de un POS 

Como ya lo mencionamos anteriormente, un punto de venta está conformado por software y hardware, a continuación daremos algunos ejemplos de estos componentes: 

Hardware 

El primer componente de un POS es el hardware, que traduce todos los equipos físicos o también llamados “duros” con los que cuentas para el proceso de ventas. En este ejemplo pudimos ver varios componentes del hardware fundamentales para que tu sistema de punto de venta funcione correctamente, como son:

  • Pantalla de registro
  • Escáner de código de barras
  • Impresora de recibos
  • Caja registradora / Lector de tarjetas
  • Computador 

Software 

Es importante implementar herramientas que faciliten y organicen tu trabajo, estás serán la clave del éxito de tu empresa sea grande o pequeña, gracias al avance tecnológico, los comerciantes cuentan cada vez más con modernas y más completas herramientas para registrar sus transacciones comerciales, los software de punto de venta son sin duda el mejor ejemplo, especialmente cuando nuestra empresa empieza a expandirse y a tener sucursales, ya que tendrás que operar múltiples cajas registradoras con máximo control, haciendo un seguimiento a la apertura de la caja, su saldo inicial, sus movimientos durante el respectivo turno y su cierre. Es allí en donde las ventajas de estos sistemas operativos en la nube son mayores.

Estas son las opciones que puedes encontrar:

  • Software de Instalación local: este es el modelo tradicional, el cual funciona adquiriendo licencias que serán instaladas en cada uno de los equipos que usas. En este formato no sólo tendrás que hacer una gran inversión inicial, sino que también serás responsable del soporte y actualizaciones del software, por lo que debes contar con el personal de IT para que realice estas funciones.
  • Software en la nube: Este modelo funciona 100% en internet por lo que no necesitarás espacio en tu disco duro y tendrás la información a tu disposición desde donde estés ya que se sincroniza en tiempo real, si tienes varias sucursales o puntos de venta esta será la solución perfecta para ti, no sólo requiere de menor inversión sino que además se adapta a tus necesidades.

Evidentemente el hardware y software son interdependientes, por ello es fundamental que sepas que elementos necesitas, o si ya los tienes que sean suficientes para las funcionalidades del software.

La elección de un sistema de punto de venta es algo que no puede tomarse a la ligera, para hacerlo se debe analizar detalladamente las necesidades de tu negocio, los planes de crecimiento, los elementos que ya tienes y sobre todo el objetivo que tengas en mente para esta herramienta. Contar con sistema de punto de venta completo y que cumpla tus requerimientos permite que tu negocio se enfoque en generar ganancias, te ahorra tiempo a ti y muy importante, a tus clientes, mejorando tu relación con ellos. Implementar esta herramienta puede marcar la diferencia entre ganar o perder grandes sumas de dinero. La pregunta clave no es si necesitas o no un punto de venta, lo relevante es preguntarte si quieres aumentar tus ventas, la satisfacción del cliente y el control de tu negocio. Si aún tienes dudas te invitamos a que conozcas un poco más de un sistema POS 


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