Con la globalización y la llamada era de la tecnología, se ha ido dejando atrás el trabajo manual y las actividades fiscales y contables han sido automatizadas de acuerdo con las necesidades de las compañías. La nómina electrónica ha sido el último proceso de obligatoriedad para las empresas y no es un secreto que ha causado muchas inquietudes en su implementación.
Desde inicios de 2021 se reglamentó la generación de un soporte de pago de nómina electrónica para empresas que tengan entre uno y diez empleados. Son muchas las dudas y preguntas que se han generado desde ese entonces y es allí donde aparece el anexo técnico, en este artículo profundizaremos qué papel desempeña este documento en la generación del documento soporte de nómina electrónica.
¿Qué es la nómina electrónica?
En términos generales, la nómina electrónica es un documento digital que equivale a la nómina tradicional de empleados de una compañía, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que se envía tanto a la DIAN como al empleado. Este documento contiene la información detallada de los pagos y descuentos que se realizan a cada uno de los trabajadores y/o pensionados en el mes inmediatamente anterior.
Para efectos de la DIAN, la nómina electrónica es un comprobante que le brinda a los contribuyentes la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo XML. Los expertos en materia tributaria afirman en que este modelo trae muchos beneficios y es importante para la modernización del sistema colombiano, teniendo en cuenta que en países de la región como Chile, Brasil y México desde hace tiempo opera la generación de este soporte electrónico.
¿Qué es el soporte de pago de nómina electrónica?
Según la Dian, el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria. Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de estos.
Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador). El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:
- Estar denominado.
- Identificación completa del sujeto obligado.
- Identificación del beneficiario del pago.
- CUNE.
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
- El medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado.
- Identificación del software
¿Qué es el anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Según la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 el anexo técnico se define como:
“El documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
¿Qué papel desempeña el anexo técnico en la generación del Documento soporte de nómina electrónica?
Un anexo técnico es muy relevante, ya que es el documento que permite saber específicamente lo que debe contener el documento soporte de nómina electrónica, el objetivo de este es buscar, una estandarización del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, permitiendo que la información pueda ser utilizada de la manera más eficaz, eficiente y efectiva posible.
En el anexo técnico se describe en detalle el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Además, contiene el tratamiento de datos personales relacionado con la seguridad de la información que contienen los documentos.
Dentro de él podrás encontrar:
- Calidad de la información: las validaciones
- Convenciones utilizadas en las tablas
- Formato para la generación de los documentos electrónicos
- Inconvenientes tecnológicos
- Tablas de contenidos de elementos y de atributos
- Reglas y mensajes de validación
- Políticas de la firma
- Mecanismos de Control del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
- Descripciones Tecnológicas del Web Services de Método Síncrono.
- Campos definidos en las extensiones
- Preguntas frecuentes
- Servicio de consulta
- Herramienta para el consuno de web services
- Control de cambios
En resumen, en este documento es en donde encontrarás de forma muy detallada la explicación de lo que contiene el documento soporte de pago de nómina, es una guía que describe cada elemento que hace parte de ella y resuelve las dudas más comunes que se pueden presentar, claro al inicio puede parecer un documento muy robusto y de difícil entendimiento, pero una vez que vas conociendo cada apartado te darás cuenta de que es muy útil a la hora de empezar con este proceso. Aún así es clave que cuentes con un aliado tecnológico de software de nómina experto que te ayude a aclarar de forma más sencilla las preguntas que puedas tener al respecto, ellos estarán actualizados con la reglamentación vigente y además tendrán todo el bagaje para resolver cualquier inconveniente que llegues a tener.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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