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oportar los costos y gastos que los contratos de sus empleados le generen. En el caso de los contratos por prestación de servicios, los empleadores no se encuentran obligados a generar el documento soporte de nómina electrónica porque este no vincula directamente al trabajador.
En este artículo te contamos con más detalle este caso.
La Importancia de la nómina electrónica en los Contratos Laborales: Documentos Soporte y Exclusiones
¿Por cuáles contratos de trabajo sí debes emitir el documento soporte de nómina?
Cabe destacar que los contratos de trabajo son un acuerdo que existe entre un trabajador y su empleador; el primero por medio del contrato se compromete a ejecutar ciertas tareas y a seguir los lineamientos que el empleador exija, todo a cambio de la retribución que hayan pactado.
En cuanto a la nómina electrónica, la Resolución 000013 de 2021 indica que los obligados a generar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica son los contribuyentes que:
- Responden por el impuesto sobre la renta y complementarios.
- Hagan pagos o abonos en las cuentas que se deriven por una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria.
- Realicen pagos a pensionados.
- Que necesiten soportar sus costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA.
Tipos de contrato en donde debes generar la nómina electrónica
Los contratos de trabajo son la forma en que se formaliza la vinculación, y según lo indica el Artículo 37 del Código Sustantivo del Trabajo, en Colombia existen dos formas para realizar un contrato de trabajo: verbal y escrita.
Contrato de trabajo verbal
En el contrato verbal no se firma ningún documento, todos los acuerdos se pactan de palabra, en este contrato tanto el empleador como el trabajador deben cumplir con todas sus obligaciones. Este contrato lo regula el Artículo 38 del CST.
Contrato de trabajo por escrito
Este contrato se encuentra regulado por el Artículo 39 del CST, todo lo que acuerden las partes debe quedar contenido en un documento; aparte de las firmas del empleador y el trabajador, este documento no requiere de alguna otra formalidad para que sea válido. Dentro de los contratos de trabajo escritos que más se utilizan en Colombia, y que deben ser soportados en la nómina electrónica, son los que mencionaremos a continuación.
Contrato de trabajo a término fijo
Este es un contrato que se realiza con una fecha definida de finalización; es decir que cuando lo firman las partes, se acuerda que este contrato terminará en la fecha que ha quedado consignada en el contrato, esto no impide que pueda ser renovado formal o automáticamente si se cumplen los lineamientos legales.
Contrato de trabajo a término indefinido
Este contrato se firma sin acordar o fijar una fecha para su terminación. El contrato se puede extender tanto como las partes lo vean necesario, este contrato los regula el Artículo 47 del CST.
Contrato de obra o labor
El contrato de obra o labor se caracteriza porque dura el tiempo que sea necesario para terminar una obra o labor. Es una forma de contrato parecido al término fijo, pero cambia porque la duración no se da por una fecha, sino por el tiempo que se necesite para terminar la obra o la labor por la que se contrata al trabajador.
Contrato laboral ocasional, accidental o transitorio
Este es el mismo contrato de trabajo a término fijo, pero se origina por la necesidad de cubrir algún puesto de forma temporal, transitorio, accidental, como el reemplazo de un trabajador que está en vacaciones, una licencia de maternidad, o para realizar un trabajo de forma temporal en la empresa.
Como te puedes dar cuenta, los contratos de trabajo en los que debes emitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica son aquellos en donde los empleados se encuentran directamente vinculados con la empresa o con el empleador y por tal razón existen otros compromisos que no existen en otros tipos de vinculaciones.
Los contratos por prestación de servicios no se incluyen en la nómina electrónica
Las personas que están vinculadas a una empresa utilizando un contrato de prestación de servicios no deben incluirse en el pago de la nómina electrónica, porque legalmente no son parte de la empresa, es decir que no hacen parte de su nómina y por esta razón no necesitan un soporte de pago de nómina electrónica. Las siguientes son algunas de las razones por las que este contrato es diferente a los que mencionamos anteriormente.
- Es un acuerdo voluntario entre las personas jurídicas y naturales en donde se acuerdan ciertas condiciones para prestar un servicio a cambio de honorarios.
- El servicio se presta con total independencia y autonomía entre quien actúa como contratante y contratista.
- Las cláusulas de los contratos por prestación de servicios se enfocan en describir la finalidad de la contratación, el valor que tendrá el contrato, la forma de pago, duración de las tareas o actividades y la relación de las posibles situaciones que originen la finalización del contrato.
¿Cómo generar mis documentos de nómina electrónica?
Si cumples con todos los requisitos para generar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica en tu empresa, lo mejor es que te habilites en el servicio informático electrónico de la DIAN y luego generes y transmitas tus documentos utilizando un software de nómina electrónica para que la DIAN los valide; de esta forma evitarás sanciones por no cumplir con este requisito.
Si te interesa, te invitamos a conocer nuestro software de nómina electrónica en la Nube autorizado por la DIAN, con este podrás emitir los documentos de nómina para tu empresa, cumpliendo con todos los requisitos que exige la Resolución 000013 de 2021. Tenemos planes que se ajustan a las necesidades de tu empresa para que no tengas que pagar servicios o documentos que no utilices.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
