Con la obligatoriedad de la facturación electrónica es importante que tengas claro los requisitos que se deben cumplir y las sanciones en las que se incurre por no hacerlo; uno de estos requisitos es el NIT de quien vende un bien o servicio. ¿Qué pasa si la factura se emite sin NIT, o si este queda con errores?
¿Qué es la factura?
Una factura es un documento comercial que demuestra una compraventa de un bien o servicio y que, debe registrar toda la información de la operación. Es decir, qué, quién, cómo, cuándo y por qué de la actividad comercial entre cliente y empresa.
Ahora bien, la factura electrónica es la digitalización de la factura, tiene la misma validez legal, pero, se genera, valida, recibe, rechaza y conserva de forma electrónica.
En términos legales, de acuerdo con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Importancia de la factura
La factura tiene validez legal como prueba de la actividad de comercio realizada entre dos partes, demuestra que la operación fue válida y que se pagan los impuestos correspondientes. También es importante en cualquier servicio posventa, pues es necesaria para realizar una devolución o un reclamo.
Por otro lado, sirve como garantía ante cualquier problema entre las partes. Además, para la empresa o vendedor las facturas son los soportes de los ingresos por ventas y los impuestos recibidos. Para el comprador, las facturas son los soportes de gastos.
Requisitos legales de la factura
Las personas y empresas obligadas a expedir factura deben hacerlo con el cumplimiento de los requisitos que señala el artículo 617 del estatuto tributario, con el fin de que sea válida, estos requisitos son:
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Número consecutivo de la factura, resolución de autorización de la numeración de la DIAN y fecha de vencimiento.
- Fecha de emisión de la factura
- Datos fiscales del vendedor o prestador del servicio: nombre o razón social, dirección, y NIT.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
- Datos fiscales del cliente: Nombre, dirección y documento de identidad.
- La descripción del producto o servicio y precio.
- Forma de pago
- Los impuestos de la transacción
- Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
La omisión de cualquiera de los anteriores requisitos puede anular su validez.
¿Qué es el NIT?
El NIT es el Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN con el fin de identificar cada uno de los contribuyentes colombianos, con este número único se puede conocer la información tributaria, económica, aduanera y comercial de cada empresa.
Expedición de facturas sin requisitos y sanción por no cumplir los requisitos
Con base en lo establecido en el artículo 652 del Estatuto Tributario se determina que quien haya facturado incumpliendo con los requisitos enumerados anteriormente, incurrirá en una sanción equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin que esto exceda de 950 UVT*.
(*UVT= Unidad de Valor Tributario)
La mencionada sanción del 1%, aplica de la misma forma cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales.
Ahora bien, si el incumplimiento se da por errores en algún dato, es importante que sepas que también puedes recibir una multa del 4% sobre las sumas, en concordancia con el artículo 651 de Estatuto Tributario. Ten en cuenta que si presentas las correcciones pertinentes antes de la fecha de vencimiento del plazo no serás sancionado.
Por otra parte, si en la factura no se encuentra el NIT del vendedor, el establecimiento será cerrado y sellado por evasión. También se puede presentar que el comprador del bien o servicio no suministre sus datos, entre ellos el NIT, cuando así ocurre se aplica lo dispuesto por el artículo 11 de la resolución Dian 000042 del 2020, que en el literal d) de su numeral 3 señala:
“Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral.”
De cualquier modo, no podemos obligar a que una persona nos suministre su identificación, lo importante es registrar la venta, simplemente facturamos a nombre de ese Nit o cédula genérica. Este comprador no podrá usar la factura como gasto para la deducción de sus impuestos y el vendedor no incurrirá en ninguna falta.
¿Cómo realizar las correcciones de una factura?
Una factura emitida no se puede eliminar, pero lo más recomendado cuando se emite una factura con errores es emitir una nota crédito para anularla, o realizar correcciones o ajustes; estas notas crédito deben ser validadas o aprobada por la DIAN.
Es importante saber que la factura no se debe eliminar para que exista una trazabilidad o evidencia de la operación que se anula con la nota crédito, y así estará disponible para ser consultada. Recuerda que la operación de anular una factura no significa desaparecerla.
¿Qué son notas crédito y débito?
Las notas crédito y débito son los documentos que permiten hacer ajustes y o correcciones, o cambios a las facturas electrónicas, se generan y transmiten a la Dian para ser validadas.
La nota crédito se realizan para anular facturas, modificar valores o corregir errores. Las notas débito se emiten para incrementar el valor de la facturación por intereses de mora, acumulación de pagos u otros sobrecobros.
En conclusión, una factura sin los requisitos legales genera una sanción para quien la expide, y otra para quien la recibe en la medida en que no podrá deducir ese pago del impuesto a la renta. Es por esto por lo que contar con un buen proveedor tecnológico de software de facturación electrónica podrá ayudarte a evitar sanciones, pues este debe evitar que generes facturas sin el cumplimiento de los requisitos de ley, tal como la ausencia NIT, además con una buena parametrización podrás evitar errores en el mismo.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
