Los voluntarios de facturacion electronica fueron habilitados por la DIAN gracias a la Resolución 001122 de febrero de 2019. Significa que las personas naturales y jurídicas que voluntariamente quieran iniciar el proceso de facturacion electronica deben acogerse a los términos del Decreto 2242 de 2015 y contarán con tres meses para que puedan iniciar a facturar electrónicamente a partir del momento en que le notifiquen a la DIAN que quieren hacerlo de forma voluntaria. Cualquier empresa puede ser voluntaria de facturación, pues no existe ninguna normativa al respecto que especifique las características que deben tener los voluntarios.
Habilitación de los voluntarios de facturación electrónica según la DIAN
¿Por qué ser voluntario de facturacion electronica?
Debes tener presente que la facturación electrónica, como su nombre lo indica, es una factura, y por lo tanto cuenta con los mismo cuenta con los mismos efectos legales que tiene una factura tradicional de papel.
La factura electrónica en comparación con la factura tradicional se caracteriza por tener la posibilidad de expedirse de manera electrónica y quien la recibe lo hace por el mismo medio.
En resumen, con la facturación electrónica cuentas con un documento que da constancia de las transacciones de venta y compra de servicios o bienes y su operación se realiza por medio de equipos electrónicos o con soluciones informáticas.
Por todo esto, es importante que veas la facturación como una oportunidad para digitalizar y ordenar tu empresa mientras cumples con tu obligación tributaria.
¿Qué hacer para facturar electrónicamente como voluntario?
Según lo indicó la DIAN, para los que estén interesados en habilitarse como facturadores electrónicos voluntarios, deben informarlo utilizando su plataforma Muisca, el siguiente paso comprende las pruebas de habilitación durante los siguientes tres meses, luego de que obtengas la aprobación por parte de la DIAN debes esperar hasta tres meses más con el fin de obtener la Resolución que indica la fecha en la que podrás comenzar a facturar de manera electrónica.
Es importante que consultes aquí la Resolución más actualizada de la DIAN para facturar electrónicamente, especificada en la Resolución 000064 del 1 de octubre de 2019 o bien, te invitamos a que revises el marco legal histórico de plazos de la DIAN en esta página en la que encuentras toda la normatividad vigente sobre facturación electrónica.
Beneficios que tienen los facturadores electrónicos voluntarios
Aquellos que opten por facturar electrónicamente como voluntarios tendrán diferentes beneficios económicos, administrativos y ambientales, a estos se suman los siguientes aspectos.
- Al interior de la organización podrás promover una cultura digital, gracias a la implementación de la factura electrónica.
- Sacarás ventaja, pues las empresas que opten por ser voluntarios de facturación contarán con la antelación necesaria para que ajusten y adecúen la facturación electrónica a las necesidades y operación de la organización. Al fin y al cabo, la factura electrónica es un proceso que está en masificación y más temprano que tarde, hasta las personas naturales con profesiones liberales tendrán que emitirla.
- Contarán con la ventaja de mejorar su gestión empresarial gracias a la implementación adecuada de procesos mejorar su gestión empresarial gracias a la implementación adecuada de procesos automáticos; sin embargo, para esto es necesario que contrates una solución que no solamente te permita facturar electrónicamente, sino que además sincronice la facturación con los diferentes procesos operacionales de tu empresa, como
- Inventarios
- Recobro de cartera
- POS
- Finanzas y contabilidad
- Cotizaciones
- Nómina
- Entre otros
- Disminuirás los costos asociados a la facturación; como el pago de personal para envío de facturas o bien su envío por correo certificado, el almacenamiento y el tiempo en ejecutar una factura, sumado al margen de error que hay al emitirla en las formas tradicionales.
- La eficiencia contable será notoria, pues tu contador solamente tendrá que entrar al sistema para verificar los movimientos y realizar todas las operaciones conexas, sin necesidad de digitalizar durante horas toda tu operación de venta.
- Para esto también es necesario que cuentes con un sistema de gestión más que uno de facturación y recuerda que los contadores cobran más por sus honorarios cuando su cliente no cuenta su cliente no cuenta con un software de gestión, debido a que el trabajo es mucho más dispendioso.
Requisitos para facturar electrónicamente como voluntario
Los requisitos para facturar electrónicamente, tanto en voluntarios, como en obligados por la DIAN son los mismos; a continuación te contamos cada uno para que los tengas presentes a la hora de iniciar tu proceso:
- Debes registrarte en la plataforma MUISCA de la DIAN para que te habilite como facturador electrónico.
- Es importante que tu RUT se encuentre vigente y actualizado.
- Debes ser el responsable del impuesto sobre las ventas.
- Es importante que cuentes con la acreditación ISO 27001, esta se relaciona con la seguridad de la información. Si no cuentas con la acreditación la puedes obtener durante los dos años siguientes a tu autorización.
- Contar con un patrimonio líquido superior o igual a los 20.000 UVT y en cuestión de activos fijos 10.000 UVT directamente relacionados con el patrimonio líquido.
- Conocer y cumplir con las condiciones operativas en tecnología que estipule la DIAN.
Recuerda que ya no se habla de pertenecientes al Régimen Común o pertenecientes al Régimen Simplificado, sino de responsables del Impuesto a las Ventas y de no responsables del Impuesto a las Ventas.
Artículo recomendado: Empresas autorizadas por la DIAN para facturación electrónica
Si eres voluntario así debes implementar la facturación electrónica
Como ya te contamos, los requisitos son los mismos para obligados y voluntarios, por eso te recomendamos que sigas estas instrucciones al momento de implementarla en tu negocio.
- Identifica los cambios que debes realizar en tu proceso de facturación actual con el fin de acogerte en su totalidad con lo que exige la ley.
- Crea un plan de trabajo que involucre a todas las áreas directamente relacionadas con la facturacion electronica para que se capaciten en todo lo que les compete.
- Infórmate sobre lo que más puedas acerca de facturación electrónica para que obtengas experiencia que se ajuste a tus necesidades.
- Ten presente las necesidades o requisitos tecnológicos que necesita tu negocio.
- Algo muy importante a la hora de ahorrar dinero es identificar qué software te llama la atención y si este se ajusta a las necesidades que tienes o si vas a dejar de utilizar otras opciones que te ofrecen.
- Aquí puedes revisar nuestro artículo sobre el mejor software de facturación electrónica: cómo elegirlo y cuál es el mejor.
- Revisa las opciones de facturación electrónica que tienes se encuentran validadas por la DIAN.
- Antes de iniciar a facturar electrónicamente es importante que tramites tu resolución de facturación.
- Pide las capacitaciones necesarias para que tu equipo de trabajo aprenda a utilizar el software que contrataste. Asegúrate de si te cobran o no por las capacitaciones extra.
- Realiza pruebas de facturación antes de comenzar formalmente a utilizarla, esto con el fin de evitar errores con tus clientes.
Ten presente las actualizaciones legales que surjan luego de haber iniciado a facturar electrónicamente.
¿Qué beneficios puedes tener si facturas electrónicamente con Loggro?
Loggro es un software administrativo que cuenta con su propio aplicativo de facturación electrónica sin necesidad de tercerizar el servicio, recibirás el soporte que requieras sin necesidad de recurrir a otras empresas cuando se te presente alguna limitación o si no sabes cómo realizar algún procedimiento. Tampoco sufrirás por fallos en la integración de tu facturación con todas las demás operaciones administraciones de tu software.
Loggro es ideal para tu negocio y si eres facturador electrónico voluntario, pues nuestros paquetes incluyen la implementación, capacitación hasta que tu compañía trabaje de forma adecuada con nuestro software, CUFE, Certificado Digital, documentos electrónicos, entre otros beneficios. También puedes contar con:
- Un sistema de facturación libre de integraciones con otros software, esto quiere decir que todo el proceso de facturación electrónica se realiza en nuestra plataforma, incluso el envió de las facturas a la DIAN y su respectivo seguimiento para verificar el estado.
- Loggro se encarga de proveerte un certificado proveerte un certificado digital gratuito, esto hace que no se incrementen los gastos de tu compañía.
- Luego de que tengas un plan con nosotros, solo te cobraremos por los documentos electrónicos que generes, esto quiere decir que siempre vas a pagar en proporción a lo que consumas.
- Si tienes un plan vigente con Loggro, nos encargaremos de guardar tus documentos electrónicos por durante 6 años, tal cual como lo establece la Ley.
- Luego de adquirir un plan con nosotros el costo de tus facturas electrónicas es granular, es decir que solo debes pagar las facturas electrónicas que consumas lo que se traduce en a más facturas, menos es lo que nos tendrás que pagar.
- Además de facturar electrónicamente con Loggro también es posible llevar las finanzas y contabilidad, hacer una gestión de cartera, tener un control de inventarios, realizar ventas de mostrador y contar con informes gerenciales en el momento que necesites.
Así que si estás pensando en iniciar o si ya iniciaste a facturar electrónicamente de manera voluntaria, te invitamos a que optes por una alternativa integral para ordenar tu negocio desde el principio.
Organiza de la mejor forma tu negocio, pues también somos un software que se actualiza constantemente para estar al día con todas las nuevas exigencias que la Ley Colombiana exige respecto a la facturación electrónica se necesita.
Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
