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Son muchos los emprendedores y empresarios que aún tienen preguntas acerca de la nómina electrónica, ¿Cómo funciona?, ¿Cuáles empleados debo reportar?, ¿las personas que trabajan o nos asesoran a través de contratos de prestación de servicios también se deben reportar?, estas y otras preguntas más las resolveremos en el desarrollo de este artículo para que puedas cumplir con la reglamentación actual.

Ahora que la facturación electrónica ya fue implementada en la mayoría de las empresas colombianas surgen algunas dudas entorno al tema. Vamos a empezar por lo más general.

¿Qué es la nómina electrónica?

El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica corresponde al soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA (cuando aplique) se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

La nómina electrónica está compuesta por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de estos.

Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador). El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.

¿Quién debe cumplir con el requerimiento de nómina electrónica?

De acuerdo con la información emitida por la DIAN en la Resolución 000013 de 2021, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, es decir los obligados a generar, transmitir y validar la nómina electrónica son todas las empresas que realicen pagos o abonos a sus empleados por la retribución de sus servicios, así como también los pagos a pensionados.

¿Debo reportar a los freelancers en la nómina electrónica?

Esta es una de las preguntas más comunes, las personas vinculadas a empresas a través de contratos de prestación de servicio no están incluidas en la nómina electrónica. Lo anterior debido a que los freelancers están bajo contrato por prestación de servicios, es decir, no son empleados, así que no hacen parte de la nómina y, por tanto, no se deben reportar a la Dian. Los contratos de prestación de servicios en Colombia se pactan para la elaboración de servicios específicos que desarrolla una persona, dependiendo de su experiencia, capacidad y formación en algún tema específico por ello no se consideran parte de la nómina de tu empresa.

¿Qué es el contrato por prestación de servicios?

El contrato por prestación de servicios es de las formas de vinculación más comunes en el campo profesional en Colombia (junto con el contrato a término fijo e indefinido). Este suele ser visto como una forma de contratación informal, ya que, aunque es conocido como un contrato, no es más que el acuerdo entre dos partes por la realización de una labor personal.

Se puede decir que los contratos por prestación de servicios son más bien un tipo de contrato civil que no concibe la existencia de relaciones o vínculos laborales; ya que no hay relación directa entre el empleador y trabajador, lo que evita que se generen una serie de obligaciones legales y laborales, tanto para el contratista como para el contratante.

¿Cuáles son los factores que determinan una relación laboral?

De acuerdo con el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) las siguientes son tres condiciones que permiten la relación o contrato laboral:

  • Que exista una obra o labor que deba desempeñar el empleado.
  • La continua subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, es decir, que el empleado debe regirse a un reglamento, seguir órdenes o cumplir con un horario de trabajo.
  • Un salario como retribución del servicio o el trabajo realizado

De tal forma que, si una persona suscribió un contrato de prestación de servicios, pero en la realidad se configura un contrato laboral de conformidad con lo anteriormente expuesto, debe acercarse al Ministerio de la Protección Social y presentar ante un inspector del trabajado la reclamación correspondiente, a fin de que le sean reconocidos los derechos y pagos laborales a que haya lugar.

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¿Cuáles son las características que debe cumplir mi freelancer para no incluirlo en la nómina?

Es clave que pactes con tu freelancer el cumplimiento de una labor, una fecha de entrega y unos honorarios por el cumplimiento. Siempre ten presente que el freelancer no está obligado a tener una subordinación permanente.

El freelancer tendrá entonces independencia y autonomía para manejar su tiempo y la forma en la que va a ejecutar la labor acordada con sus propios criterios, fuentes o los insumos que cuente.

Tu como contratante, estarás exento de pagar prestaciones sociales al contratista, así como de conceder vacaciones remuneradas y aportar a seguridad social –pensión, salud y riesgos profesionales–, las cuales deben ser asumidas por el trabajador independiente o freelancer.

Además de lo anterior, cuando el contrato termine, no tendrá derecho a prima ni liquidación del servicio, ya que no tuvo nunca relación real con la empresa que requirió sus servicios, la empresa u organización solo le pagará por sus servicios

Este tipo de acuerdos suele regirse por cualquier monto, ya que no está regido o contemplado en el CST. Por ello, su regulación dependerá del Código Civil o del Código de Comercio, de acuerdo con la actividad pactada previamente.

Como empresario es fundamental que comprendas la nómina electrónica no sólo como un requisito más de la Dian sobre el control de los pagos que realizas, sino como una gran oportunidad para automatizar la contabilización de estos pagos en las cuentas de tu negocio. Sin duda tu equipo contable podrá confirmar que si eliges un software para liquidar tu nómina electrónica y así cumplir con los requisitos de la Dian estarás además aumentando la productividad de tu negocio y ahorrando tiempo en procesos que venías haciendo de forma manual.

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