Seguridad, insuficiencia y costos extra de último momento son los principales inconvenientes de la facturación electrónica. Conoce cómo afrontar estos desafíos.
Claves para Elegir un Sistema de Facturación Electrónica Gratuito en Colombia: Más Allá del Precio
Además de la DIAN, varias empresas han optado por ofrecer un sistema de facturación gratuito; sin embargo, te sugerimos tener en cuenta varios aspectos a la hora de optar por un sistema específico de Facturacion Electronica gratuita en Colombia.
1. Sistema de facturación e inventario gratis
La facturación va de la mano con el sistema de inventario, así que debes asegurarte de que el sistema de Facturación Electrónica que elijas te permita integrar una plataforma de inventario, o bien la tenga incluida.
Ten presente que si el sistema de inventario está incluido en tu software, probablemente también tenga una plataforma de cobros, acciones de marketing, registro de clientes, manejo de nómina, entre otras funcionalidades útiles para tu negocio, es decir que nunca será suficiente un software gratis de facturación. Es importante que tu contador pueda tener acceso en conjunto a toda la información contable y que tú conozcas cómo va tu empresa, más allá de tener un resumen de la facturación.
2. Facturas gratis para descargar
Lo mismo ocurre con las facturas que te ofrecen gratuitas en Internet. Es importante que conozcas la diferencia entre los diferentes comprobantes de venta: factura por talonario, POS, por computador y electrónica.
Al contratar un software administrativo como servicio para tu empresa o Saas (en inglés: software as a service) también contarás con la gran ventaja de tener plantillas para configurar y que se adecúen a los colores de tu identidad corporativa y que a su vez te permite cumplir con todos los requisitos de ley, a diferencia de las facturas que encuentras en Internet de descarga gratis.
Los comprobantes de venta autorizados por la DIAN son:
- Factura por talonario:
Está impresa en papel, por medios liltográficos o tipográficos.
- Factura POS:
Es una máquina compuesta por un hardware y un software que, programada, permite el control y ejecución de tareas que realizas cotidianamente en tu punto de venta, entre ellas la facturación.
- Factura por computador
Similar al sistema de facturación POS, la factura por computador también implica la consigna de varia información que se genera a la hora de emitir una factura, como las unidades vendidas, los precios y horas de la transacción, valor, impuestos descontables, entre otros y por muchas razones te resulta más útil contar con un software que integre esta información con un centro de reportes que te deje ver cómo avanza tu empresa.
- Factura electrónica
Este documento soporta transacciones de venta por medios computarizados y debe cumplir con criterios como expedición, validación previa, recibo, rechazo y conservación de la factura electrónica.
3. Cualidades del sistema
¿Cuántas facturas puedes emitir con la factura electrónica?
En algunos casos, los software gratuitos tienen un número limitado de facturación. Es importante que te preguntes si el software gratis de facturación que elegiste te ofrece el número de facturas que necesitas, pues cuando son limitadas deberás pagar más por cada factura extra que utilices o bien pagar por un plan adicional; esto te acarreará cargos de último momento que no tenías contemplados o peor aún, esperar hasta que te activen los beneficios por los que pagaste un cargo extra.
4. Otros cargos adicionales que puedes tener en un software gratuito
Te has preguntado, ¿cuánto vale facturar electrónicamente? En realidad las facturas pueden salirte gratis, pero también es cierto que una factura se compone de varios elementos que, por lo menos en Colombia, son obligatorios, así que al momento de suscribirte es probable que no te cuenten cuáles son los requisitos o cargos extra de la facturación obligatoria. Asegúrate de que tu plan gratuito incluya:
- La firma electrónica
- El Código Único de Facturación electrónica (CUFE)
- La implementación para que empieces, en algunos casos incluye la migración de datos que tengas en otro software o en Excel.
¿Los planes gratuitos de facturación incluyen documentos electrónicos?
Ten presente que en muchos casos deberás corregir facturas, por lo que las notas débito y crédito son necesarias.
Antes de suscribirte a un servicio gratuito de Facturación Electrónica averigua si tienes derecho a todos los documentos electrónicos que necesitas emitir y qué cantidad de cada uno, pues bien sea por equivocación o por procedimiento, muchas facturas son corregidas más de una vez. Revisa aquí nuestro artículo sobre los diferentes documentos electrónicos.
¿Cuáles son los proveedores que puedes contratar?
Por más de que el software que te ofrecen sea, además de gratuito, funcional, necesitarás tener seguridad de las siguientes características:
- Debe cumplir con los requisitos con los que cuentan los proveedores autorizados por la DIAN, pues hay programas internacionales y puedes llegar a confundirte, ya que la hacienda de los países es muy similar, así como los requisitos de la factura electrónica.
- Asegúrate de que funcione perfectamente, pues aunque hay pasos que deben seguir los facturadores, como la validación previa, existen sanciones para los facturadores que no entreguen la factura en lapsos específicos sin justificación técnica y que no emitan factura de contingencia, por eso es importante que el software gratuito que elijas te dé la garantía de que funcione perfectamente.
¿Qué tan fácil es la experiencia de usuario?
- Navegabilidad:
Una mala experiencia de usuario puede meterte en problemas e incluso acarrear sanciones. Asegúrate de que el software gratuito que implementes te ofrezca un manejo fácil para que evites cometer errores a la hora de facturar electrónicamente.
- En la nube:
Facturar electrónicamente desde cualquier lugar es necesario para los empresarios que van de un lado al otro, así que te recomendamos que tu facturación sea totalmente en la Nube.
¿Es nuevo?
Si es nuevo, asegúrate de que funcione bien y de que cumpla el proceso óptimo de envío, validación previa, recepción y almacenamiento durante por lo menos cinco años, de acuerdo con lo que estipula la DIAN.
Como consejo final, analiza cuál es tu propósito. Mantener el bienestar de tu negocio debe ser uno de tus objetivos y en ocasiones resultan insuficientes las herramientas gratuitas, por eso es necesario que te enfoques en tus objetivos empresariales y que emplees todas las herramientas que necesitas.
Recuerda siempre que la tecnología es la amiga número 1 del crecimiento en escala de las empresas, pues te ayuda a analizar el estado de tu negocio en tiempo real en ámbitos: financieros, administrativos, de seguridad, de personal, entre otros; y si bien existen soluciones gratuitas, es necesario que analices tres aspectos:
1. ¿La solución gratuita que te brindan va de la mano de tu crecimiento empresarial?
2. ¿Estás seguro de que la tecnología a la que te suscribirás te garantiza seguridad de la información de tu empresa?
3. ¿Te resulta suficiente un software de facturación o tu empresa requiere de una herramienta robusta que le aporte valor a todas tus operaciones?
Si necesitas un Software Contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer LOGGRO, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
