En Colombia, todas las empresas deben entregar a sus clientes la factura de venta para soportar las transacciones de los bienes y servicios que se prestaron, estas facturas deben cumplir con todos los requisitos que ha impuesto la DIAN. En este artículo de Loggro, te contamos más acerca de los tres tipos de facturas que cumplen con los requisitos para ser expedidas. Recuerda que existen algunas facturas electrónicas que pueden convivir entre sí mismas y para esto es necesario que cumplan con todos los requisitos del Artículo 617 del ET.
Tipos de factura electrónica que acepta la DIAN
Dependiendo de las necesidades de tu empresa y de sus responsabilidades tributarias es indispensable emitir algún tipo de factura para los clientes. A continuación, vamos a describir cada factura junto con sus características principales para que sepas cuál es la más adecuada en tu negocio.
Factura electrónica de venta
La factura electrónica tiene la misma validez que las facturas impresas o realizadas en papel, pero la emisión de este tipo de factura se debe realizar con un software de facturación especializado y autorizado por la DIAN.
Por ser un documento de tipo electrónico se debe generar en el formato XML, además debes enviárselo a la DIAN para que esta realice el proceso de validación previa en el que se verifica que la factura electrónica cumpla con todos los requisitos para facturar electrónicamente. Estos requisitos se encuentran estipulados en la Resolución 000030 de 2019.
Las facturas electrónicas de venta son muy seguras
Como las facturas electrónicas se generan utilizando un software especializado, esto hace que se puedan incorporar distintos elementos que garantizan la seguridad de la información que contienen las facturas. Dentro de los principales aspectos que garantizan la seguridad de la información podemos encontrar los siguientes que son requisitos indispensables para facturar electrónicamente según la DIAN.
- El formato debe ser XML: Este incluye un lenguaje estándar en el que se pueden escribir las facturas electrónicas de venta.
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- Código CUFE: El código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) es el encargado de identificar cualquier factura electrónica de forma inequívoca.
- Código QR: el código QR (Quick Response o de respuesta rápida) se caracteriza por contar con barras bidimensionales para el almacenamiento de la información.
- Firma digital: la firma electrónica es otro de los aspectos más importantes en la seguridad de las facturas electrónicas, esto se debe a que garantiza que la información que contiene la factura es verídica, legal y garantiza la identidad de quien la está firmando. Recuerda que la firma digital y la electrónica son diferentes. Aquí puedes conocer sus diferencias.
Sistema POS de facturación
El sistema POS de facturación hace parte de los documentos equivalentes a la factura electrónica y se realiza por medio de máquinas registradoras que permiten la emisión de las facturas en los diferentes puntos de venta en donde se han instalado. Este tipo de factura se utiliza con gran frecuencia en supermercados y comercios de pequeño tamaño porque les permite registrar la información de todo su portafolio de productos de forma rápida y ágil.
Otras funciones del sistema POS de facturación
Si cuentas con un sistema POS de facturación moderno va a ser posible que registres y proceses transacciones con tarjetas de crédito, ordenar los registros de tus ventas, analizar los costos y tener un registro actualizado de tus inventarios.
Otro aspecto de gran valor con el que cuenta el sistema POS es la posibilidad de trabajar en la mercadotecnia de tu empresa gracias al registro de la base de datos de tus clientes en donde se incluye las compras, fechas y otra información de mucho valor, con seguridad esto te va a ayudar para que conozcas mejor a tus clientes para ofrecerles una mejor atención.
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¿Qué sucede con el sistema POS y los documentos equivalentes a partir del 2021?
Con la emisión del Decreto 358 de marzo 5 de 2020 y la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, se establece que los documentos equivalentes a la factura electrónica que emiten las máquinas registradoras por medio del sistema POS van a ser válidos para registrar impuestos descontables en el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y gastos y costos como deducciones en el Impuesto de Renta hasta el 1 de noviembre de 2020.
Otras características del sistema POS de facturación
Un aspecto importante acerca de las facturas que se generan con el sistema POS de facturación es que pueden o no llevar escrito el nombre del cliente, esto depende de cómo se configura la información en cada establecimiento. El Decreto 1165 de 1996 regula las condiciones para la emisión de los documentos equivalentes a las facturas de venta del sistema POS y estas son sus principales exigencias.
- Debe incluir los datos del vendedor con apellidos y nombres o el NIT.
- También el número consecutivo que le corresponde a la transacción.
- La fecha en que se realizó la transacción.
- Debe incluir una descripción de los productos o servicios prestados.
- El valor total de la operación.
Facturas en papel
Las facturas en papel o también conocidas como talonarios, se caracterizan por ser plantillas básicas en donde se relacionan los datos de la empresa, el cliente, productos e impuestos, si es necesario. Estas facturas por lo general se utilizan en tiendas o negocios pequeños.
Facturas realizadas en computador
Este tipo de factura son formatos que se generan por medio de programas instalados o aplicaciones como es el caso de Excel. Cabe destacar que las facturas que se realizan tanto en computador como en papel deben seguir los requisitos que menciona el Artículo 617 del ET:
- Se debe indicar sobre qué se trata la factura de venta.
- Debe incluir los datos del vendedor como apellidos y nombres o el NIT.
- Incluir los datos del comprador como apellidos y nombre o el NIT, también es necesario incluir la discriminación del IVA.
- Debe contar con el sistema de numeración consecutiva.
- La fecha en que se realizó la transacción.
- Una descripción breve de los productos o servicios prestados.
- Debe incluir el valor total de la operación que se realizó.
- Incluir el NIT del Impresor de la factura.
Debe indicar la calidad de retenedor del IVA.
Las facturas de papel y hechas en computador van a dejar de ser recibidas por la DIAN
Es importante resaltar que, gracias a la implementación de la facturación electrónica en el país, las facturas en papel o realizadas en computador van a dejar de ser aceptadas por la DIAN, esto quiere decir, que muchas empresas van a tener que dejar de expedir este tipo de facturas porque se encuentran obligadas a emitir facturas electrónicas de venta.
¿Cómo sé si estoy obligado a emitir facturas electrónicas de venta?
Si cuentas con una empresa en la que se emiten facturas de papel o hechas a computador, revisa tu actividad económica principal que se encuentra inscrita en tu RUT, ya que puedes estar obligado a facturar electrónicamente. Por otro lado, debes revisar la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 en donde puedes ver los nuevos plazos de implementación de la facturación electrónica en Colombia que se encuentran discriminados por tipos de actividades.
Estos son los tipos de factura que acepta la DIAN, ten presente cuál es el que más se adapta a tu negocio o si aún no cumples con los requisitos de Ley te invitamos a que conozcas nuestro software de facturación electrónica con el que vas a poder cumplir con este requisito y poner a otro nivel tu empresa, por otro lado, también vas a tener la asesoría de nuestros expertos por si tienes dudas en el momento que sea.
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Equipo Editorial Loggro
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