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El desarrollo de los Software a nivel mundial, ha generado un boom de multiplicidad de programas de acuerdo a la misma multiplicidad de negocios que cada día se crean.

Adicionalmente, la creación de nuevos modelos de negocios con complejidades vinculadas al desarrollo tecnológico, deja entrever la imperiosa necesidad de crear programas cada vez más específicos para atender estas necesidades empresariales.

Si bien se han desarrollado diferentes programas que atienden una necesidad específica, también algunos se han concentrado en abarcar todas esas necesidades en un solo software, en aras de hacer la vida empresarial más fácil y amena, que en un últimas, es lo que cualquier dueño de negocio quiere: algo que le simplifique su vida, para así dedicarse a los negocios, y no a los menesteres administrativos.

Por ello, es importante empezar de entrada que un Software de Gestión atiende una necesidad específica, y aquel que es capaz de abordar varias necesidades en uno solo, es un Software ERP. A continuación, se ampliarán los conceptos básicos vinculados a cada uno, para así entender lo que es cada uno.

¿Qué es un Software de Gestión?

Un Software de Gestión es una solución que permite, de una manera más ágil y organizada, planificar, controlar y automatizar aquellas tareas administrativas de una empresa, y que son altamente repetitivas y, por ende, no generan ningún valor agregado. El sistema de gestión analizar y considerar las posibilidades que tienen un modelo de negocio, para que al momento de la ejecución sea lo más amigable posible para el usuario.

Viéndolo desde un plano más general, se podría entender entonces que un sistema de gestión puede abarcar ya sea un proceso de la empresa, o los procesos de una área en específico de la empresa. Esa unificación se entiende como la posibilidad de tener todas las operaciones abarcadas y que quizás, en un programa como excel y sus hojas de cálculo, no sean tan eficientes de administrar, por ello la imperiosa necesidad de tener un Software que haga estos procesos rutinarios mucho más llevaderos.

¿Qué es un Software ERP?

Un Software ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), es un sistema de planificación de recursos empresariales, que lo que permite es tener todas (o en su defecto, la gran mayoría) de las actividades de la empresa, concentradas en un Software. Para ello, las empresas que desarrollan estos Software, usan varios casos de negocios (Business Cases), para mapear de la mejor manera posible las necesidades de las empresas y transformarlas en una solución más sobria y automatizada, que les permita llevar de la mejor manera posible el día a día de los negocios.

Sin embargo, un Software ERP por sus altas capacidades per sé, representan un alto costo de inversión para aquellas empresas que puedan estar empezando en el mundo de los negocios. Por ello, se sugiere que solo las empresas con procesos muy robustos o con altísimos volúmenes de información, sean los que adquieran ese tipo de programas, para así maximizar la alta inversión que estos programas tienen.

¿Es entonces un Software de Gestión similar a un Software ERP?

Considerando lo de párrafos anteriores, se puede entonces entender que básicamente la diferencia está en su misma definición: mientras el primero abarca una operación específica de la empresa, el segundo abarca todas las demás actividades de la empresa; por lo que el segundo es más completo que el primero, y eso va ligado directamente en el costo de la inversión que habría que hacer sobre cada uno.

Al final, se podría decir que un Software ERP es un Software de Gestión per sé, solo que este es más robusto y completo.

¿Qué diferencias hay entonces entre el Software de Gestión y el Software ERP?

ítemSoftware de GestiónSoftware ERP
Gestión de la informaciónEn un Software de Gestión, la información se realiza a través de múltiples módulos, con la connotación de que estos datos no se centralizan ni se consolidan, por lo que forza al usuario a ingresar la misma información en cuántos módulos dentro del Software de Gestión sean necesarios, lo que encarece el proceso administrativo de ingreso de información.En un Software ERP, la información se centraliza bajo la modalidad de un “único dato”. Esto es que, el dato nace en un módulo dentro del Software ERP, y este puede ser explotado en todo el Software, sin necesidad de duplicidades, lo que significa un ahorro significativo en el proceso administrativo de ingreso de información.
Proceso de ImplantaciónEn un Software de Gestión, por ser un solo proceso en específico (o varios dentro de una misma área), el proceso de implantación resulta mucho más sencillo, ya que solo se deberá mapear esa necesidad en particular, lo que hará más sencillo su arranque.En un Software ERP, el proceso puede resultar mucho más complejo, ya que, al abarcar todas las operaciones dentro de la empresa, se debe hacer un exhaustivo mapeo de cada uno de los procesos, para asegurar que el proyecto sea todo un éxito, y se logren en los tiempos acordados, ya que cualquier demora, en un sobrecosto a las empresas.
InversiónEl costo de inversión en un Software de Gestión es mucho menor respecto a un Software ERP, ya que al ser de una operación en específico reduce el costo tanto de su implantación como de su capacitación.El costo de inversión en un Software ERP puede ser muy grande, dado la misma complejidad de los procesos y porque los procesos de capacitación deben hacerse a todas las áreas y niveles, por lo que todo estos rubros deben ser considerados a la hora de tomar la decisión.
MantenimientoLos costos de mantenimiento resultan siempre ser mucho menores respecto a un Software ERP.El costo de mantenimiento puede ser alto en función de todos los módulos y las posibles actualizaciones que puedan haber.

Conclusiones

  • Si la empresa es pequeña y no cuenta con mucho músculo financiero para adquirir un Software ERP, se recomienda entonces realizar un mapeo del área más crítica (la que usualmente tiene mayores volúmenes de información) y así adquirir un Software de Gestión a la medida de la solución.
  • Si la empresa cuenta con mucho más músculo financiero, se recomienda poder adquirir un Software ERP, ya que podrá tener todos sus procesos centralizados y con la explotación de un único dato, evitando así duplicidad en bases de datos.

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