En 2021, la DIAN tiene como objetivo masificar el uso de la nómina electrónica, y es una oportunidad para mejorar la administración tributaria, del mismo modo como ha sido la facturación electrónica.
La implementación de estos nuevos sistemas es un paso importante en cuanto a modernización tributaria y transformación digital para el país, por medio de la nómina electrónica, la DIAN quiere dar otro paso más impulsando la nómina electrónica, por esto en este artículo te contamos qué ventajas trae para tu empresa.
Más allá de ser un requisito, la nómina electrónica es una oportunidad que trae muchas ventajas para las empresas. Es un gana-gana, tanto para la DIAN, como para las organizaciones en Colombia, porque implica la continuidad de una renovación tecnológica que empezó con la facturación electrónica.
¿Qué es la nómina electrónica y para quién aplica?
Con la nueva Resolución de nómina electrónica, la DIAN estableció desde febrero de 2021 que es obligatorio el soporte de pago de nómina electrónica.
El soporte de pago es el documento que certifica el pago de la nómina para que sea tenido en cuenta para la deducción de costos o impuestos descontables que se derivan de los pagos realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos que se realizan a los pensionados.
En conclusión, la implementación de la nómina electrónica se convertirá en un documento estratégico para la administración tributaria, por esta razón debes estar pendiente del calendario de implementación de nómina electrónica para que sepas cuándo debes transmitir el acumulado de nómina de tus empleados por medio del sistema de gestión con el que cuenta tu empresa.
¿Cómo va a funcionar la nómina electrónica en Colombia?
Del mismo modo, como el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica va a estar compuesta por distintos conceptos, los devengos o deducibles; estos van a ser expuestos por medio de operadores autorizados y certificados por la DIAN.
Los operadores serán los encargados de hacer llegar dicha información a esta entidad haciendo uso de archivos encriptados que son muy seguros. Por otro lado, quienes se encarguen de generar la nómina para una empresa o también conocido como el emisor de la información, recibirá una notificación a su correo electrónico o como lo disponga dicha organización de acuerdo con el correspondiente soporte de validación de la nómina electrónica, algo muy similar a como se reciben las facturas electrónicas actualmente.
¿Qué debes tener en cuenta para implementar la nómina electrónica?
Lo primero que se debe tener en cuenta es que la implementación de la nómina electrónica demuestra la competitividad y la capacidad de las empresas por responder rápidamente a los nuevos requisitos del Gobierno Nacional, por eso los plazos son más cortos que en el caso de la facturación electrónica. Esto quiere decir que, la implementación de la nómina electrónica en Colombia va a ser un reto conjunto, tanto de las empresas que deben hacer sus reportes a la DIAN, como de las que se encargan de prestar sus servicios tecnológicos, tal cual como se vivió con la implementación de la facturación electrónica.
¿Cuáles son las principales ventajas de la nómina electrónica para Colombia?
La implementación de distintos tipos de software para la gestión administrativa de una empresa trae múltiples beneficios; en el caso de la nómina electrónica, sus principales ventajas son:
- Puedes tener actualizaciones automáticas: esto es posible gracias a la programación y el monitoreo constante del operador tecnológico.
- Impuestos descontables: la nómina electrónica te permite presentar tu constancia de pago a tus trabajadores y, esto te da algunos beneficios tributarios.
- Suscripción flexible: puedes optar por una suscripción bien sea mensual o anual, todo depende de los requerimientos de tu empresa.
- Información en la Nube: este es uno de los aspectos más importantes porque vas a poder acceder a la información de tu nómina desde el dispositivo electrónico que quieras, lo único que debes tener es una conexión a Internet.
- Integración con otras herramientas: si cuentas con otros sistemas administrativos, puedes integrarlos a tu sistema de nómina electrónica con el fin de optimizar los procesos de tu empresa.
- Datos seguros: esto es posible gracias a la encriptación de la información que se presenta tanto en el envío como en la recepción.
Conocimiento de la situación laboral del país: para el crecimiento económico del país se espera formalizar procesos y disminuir el número de empresas que están fuera del sistema reglamentario para afiliación de trabajadores.
Otras ventajas de la nómina electrónica para las empresas
Propiamente para las organizaciones, existen diversos beneficios, que también benefician a colaboradores y a la DIAN. Algunos son:
Automatiza tus procesos
Deja atrás la realización de tu nómina en Excel, con un software especializado en nómina puedes automatizar tus procesos para que ahorres tiempo y te concentres en tareas estratégicas; este tipo de software realiza por ti:
- Edición de la nómina de tu empresa.
- Envío y recibo de pagos.
- Recuento de vacaciones pagadas, entre otros.
La nómina electrónica va a ser muy fácil de enviar para fines administrativos y legales, esto se debe a que todo su proceso de generación y de firma es digital. Ten presente que la nómina es generada gracias a la implementación de los servicios de un software especializado.
La nómina electrónica te brinda economía y escalabilidad
Debes saber que tus servicios con un software de nómina pueden variar dependiendo de la versión, los módulos o las funcionalidades adicionales que elijas. Esto te permite ajustar esta herramienta a las necesidades de tu empresa y hacer ajustes de acuerdo con su evolución.
Reduce los errores de tu nómina
Con un software de nómina también va a ser posible reducir el riesgo de cometer errores a la hora de generar tu nómina. Lo único que debes hacer es automatizar esta tarea. Este es un aspecto muy importante ya que la nómina electrónica debe ser enviada a la DIAN para que esta entidad haga la debida validación o rechazo por errores.
Acceso para tus empleados
Un software de nómina tiene la ventaja de integrar a tu equipo de trabajo, esto se debe a que podrán acceder a toda la información de su nómina en el momento que quieran. A esto se suma que puedes establecer diferentes derechos de acceso a módulos o funciones, dependiendo del perfil del usuario. Esto quiere decir que en tu departamento de Recursos Humanos van a tener acceso a toda la información de tu nómina, mientras que tus empleados tendrán información específica o personal.
Con un software de nómina puedes cumplir con todas las exigencias de Ley
Un software de nómina debe incluir las obligaciones legales que se relacionan con la nómina. A esto se suma que muchos ofrecen la gestión de impuestos, incluyendo sus diferentes tasas aplicables. Por otro lado, si surge un nuevo lineamiento aplicable para la nómina, tu software de nómina lo incluirá con una actualización que no se tardará mucho tiempo y de esta forma estarás al día con todas las disposiciones legales.
Tienes reportes personalizados
Con un software de nómina puedes exportar reportes e informes personalizados y sintetizados con solo un clic; esto te va a ayudar para que realices un seguimiento más detallado de lo que sucede en tu empresa y así vas a realizar proyecciones e inversiones más ajustadas. Estas son las principales ventajas que la nómina electrónica puede traer para tu empresa, recuerda que este va a ser un requisito obligatorio y por esta razón te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina y de facturación electrónica con los que podrás estar al día con estos nuevos lineamientos legales; además en Loggro te brindamos la asesoría que necesites en el momento indicado.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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