5 herramientas que debe manejar un contador

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En los últimos años hemos visto un proceso de aceleración de la transformación digital y automatización en los modelos de negocios de las empresas de todas las áreas productivas y tamaños. 

Sin lugar a duda la labor del contador durante muchos años ha sido importante en el desarrollo y transformación de esos nuevos modelos adoptados por las compañías, siendo los contadores protagonistas y pioneros en adoptar nuevas tecnologías transformando así mismo su rol dentro de la organización. La tecnología se ha convertido en un pilar fundamental para que los contadores públicos exploten su valor como profesionales al máximo, y así mantener su rol vigente en un mundo en constante cambio. En este artículo reunimos cinco herramientas que debe manejar un contador en la actualidad para ser realmente productivo.

Es fácil recordar la época en la que el gerente pedía un balance mensual y el contador debía pasar horas realizando operaciones manuales teniendo como mejor herramienta su calculadora   y en el mejor de los casos un complejo archivo de Excel, el ejercicio contable podía resultar un auténtico problema. Hoy en día, en cambio, con el uso de un programa el contador puede hacer un cierre contable con tan solo pulsar una tecla. Mejor aún, también puedes depositar las cuentas, liquidar los impuestos y hasta enviar facturas, todo mediante vía electrónica.

A continuación, listamos 5 herramientas que todo contador debe tener hoy en día:

1. Software contable

El gran protagonista y revolucionario de la contabilidad. De la mano del desarrollo del hardware vino el desarrollo del software y, con él, la aparición del software contable. Esta herramienta permite optimizar la gestión contable y acelerar todos los procesos que involucran esta labor. Atrás quedó la contabilidad manual propensa a errores y reprocesos, con un software contable, inviertes menos tiempo en tareas tediosas y repetitivas, este tiempo puedes aprovecharlo en labores más estratégicas que realmente le den valor a tu posición dentro de cualquier organización.

Un software contable constituye una herramienta indispensable para la administración de todo negocio, simplificando tareas como la gestión del inventario, actualización del stock de productos, registro de compras y ventas, generación de los reportes financieros, etc.

2. Servicios en la nube o “Cloud services”

Las tareas contables involucran una cantidad navegable de información: datos, números, informes, documentos, registros, todos con igual importancia que debe ser archivado y almacenado en un lugar seguro incluso por años. Si a esto se le suma la necesidad de tener acceso a esta información en cualquier momento y de forma organizada, se hace casi imposible hacerlo físicamente.

Los servicios en la nube son servicios que se utilizan a través de Internet. Es decir, no están físicamente instalados en tu computador. Antes de que apareciera la nube, todos los programas y softwares se instalaban ocupando memoria en tu equipo o los equipos donde se instalaran. Estos servicios son programas que se alojan en un servidor “en la nube” accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Las ventajas de este tipo de servicios son evidentes, ya que su uso no está restringido a un solo computador, bajas los gastos de mantenimiento y de IT, aumentas la seguridad de tu información, así como la capacidad de almacenamiento ya que los recursos de la nube son mayores que los de cualquier equipo de oficina.

Mejor aún, Software contable en la nube.

Si sumas las dos primeras herramientas, tendrás todos los beneficios potencializados, siguiendo con la tendencia de tener los servicios y datos que no son almacenados en tu equipo, en la actualidad es indispensable tener un software contable en la nube.

3. Sistema para Facturación Electrónica

El gobierno colombiano, siguiendo el camino de otros países de la región hace algunos años empezó su transformación digital con el objetivo de mejorar el control y fiscalización de las empresas además de lograr la evaluación del comportamiento adquisitivo y de consumo de los colombianos en tiempo real. Este proceso arranca mediante el decreto 2241, con la factura electrónica. Este documento tributario electrónico respalda las operaciones comerciales entre contribuyentes, otorgando mayor seguridad a las transacciones y agilizando los procesos al permitir una mayor trazabilidad que su versión física.

Sin duda, se trata de un elemento indispensable para todo emprendimiento en la era digital, que puede causar resistencia al inicio, pero contar con una herramienta para hacerlo facilitará no sólo el proceso, sino que además traerá grandes beneficios. Más allá de tratarse de una exigencia del entorno tributario, esta metodología de facturación agiliza el proceso de venta y permite hacer un registro automatizado del mismo, generando mayor confiabilidad y mejorando la experiencia del cliente.

4. Software de Nómina electrónica

La DIAN luego de haber implementado el proyecto de masificación de la facturación electrónica, continuó con la publicación de la Resolución 0000113 del 11 de febrero de 2021, con la que reglamenta el uso y la implementación de la nómina electrónica. En términos generales, la nómina electrónica se puede definir como un archivo electrónico que las empresas deben generar en un software, ya sea privado o el que provee la Dian. Lo más importante de esta nueva reglamentación es que es una oportunidad para que dejes atrás los cálculos manuales de vacaciones, cesantías, incapacidades, etc. Con un software de nómina podrás realizar estos cálculos en segundos, además de cumplir con la regulación actual.

5. ERP o Sistema integrado

Siguiendo con la tendencia de automatizar procesos y optimizar el tiempo, todo contador debe trabajar en sistemas integrados en los que ya no sólo es suficiente un software de contabilidad, éste debe unirse a otros módulos y ser personalizable para que responda a las necesidades de cada empresa. Módulos de cobranzas, sistema POS, módulo de nómina, manejo de inventarios, entre muchas otras serán las herramientas más demandadas. Cada software a medida deberá integrarse en un sistema más grande para entender a nivel macro la organización.

Un sistema de gestión empresarial es capaz de abarcar una gran parte de los procesos con los que cuenta una compañía, desde la gestión de recursos humanos hasta finanzas. En un inicio un ERP, se trata de una herramienta mayoritariamente utilizada por grandes empresas, pero lo cierto es que su uso se ha democratizado y cada vez más PYMES tienen acceso a ellas incluso sacándoles mayor provecho. La necesidad de migrar a un modelo de gestión inteligente e interconectado nos permite vislumbrar que los ERP seguirán en expansión y se consolidarán como tendencias tecnológicas corporativas claves en el rol de un contador que será uno de los mayores usuarios para leer tendencias, comportamientos y predecir oportunamente los retos de la empresa.

También te puede interesar: Software ERP Más que un sistema para cumplir con facturación electrónica Con estas herramientas de contabilidad aprovechas mejor las oportunidades digitales y actuales de tu emprendimiento, porque estás digitalizando procesos clave de diversas áreas, simplificando flujos de trabajo y liberando tiempo que puedes dedicar a optimizar el core de tu negocio.


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