Realizar pagos a tiempo, calcular y liquidar vacaciones, pagar cesantías, controlar los costos, entre muchas otras tareas, exige que los encargados de la gestión humana se vuelvan cada vez más ágiles y eficientes, por ello, tener una plataforma que automatice estos procesos de gestión de nómina, se ha convertido más que en una necesidad en una prioridad para poder cumplir con todos los requerimientos legales y al tiempo obtener mayor eficiencia en el personal administrativo contratado en cualquier compañía. Si te aburriste de pasar horas y horas liquidando la nómina de la empresa y tomaste la decisión de dejar el papel atrás, ya te decidiste por obtener un software de nómina. Ahora bien, tendrás que revisar las opciones en el mercado y seguramente una de las primeras decisiones que deberás tomar en este proceso será la de elegir una herramienta local o en la nube. En este artículo te contaremos las principales características, beneficios y ventajas que tiene elegir un software en la nube.
Principales características, beneficios y ventajas que tiene elegir un software en la nube.
Menor inversión
Uno de los mayores beneficios que te brinda tener un software en la nube es sin duda alguna el ahorro en la inversión inicial. Un software local requiere del pago de licencias y en algunos casos adquisición de servidores y contratación de personal técnico para poder realizar la instalación y mantener el sistema andando adecuadamente. Al inicio en un software tradicional local aparentemente no tienes más gastos que el pago de la adquisición ya que el programa será tuyo para siempre, ahora bien, ten en cuenta que si requieres la última actualización del mimo o necesitas en algún momento soporte tendrás que pagar una cuota de mantenimiento anual o mensual lo que irá sumando e incrementando el costo total.
Acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo
Poder acceder, consultar y procesar la información relacionada con tus trabajadores desde donde sea que estés se convierte en uno de los beneficios que toma mayor valor de tener el software en la nube, sobre todo ahora que el teletrabajo se impone en todo tipo de industrias, ¿Qué necesitas? conexión a internet y un dispositivo, solo eso es suficiente para visualizar lo que necesites en el lugar y hora que lo requieras en tiempo real.
Imagina que te levantas con el pie izquierdo, vas camino a una reunión y te das cuenta que olvidaste el portátil, con un software en la nube podrías acceder a la información que requieras desde otro dispositivo, incluso desde tu celular.
Seguridad y almacenamiento de la información
Atrás quedaron los estantes llenos de grandes AZ donde se archivaban innumerables hojas con la información del personal, o la necesidad de contar con una gran capacidad de almacenamiento en los computadores, discos extraíbles o servidor local para conservar a salvo estos valiosos datos. El software en la nube almacena copia de tus operaciones realizando backups automáticos, así que tu información estará siempre a salvo. Y si dudas de la seguridad en la nube, te contamos que es más usual que los hackers puedan tener acceso a un servidor local de una compañía que a uno en la nube que aloja información de grandes empresas y multinacionales como Amazon o incluso la Nasa, los proveedores de servicios en la nube ofrecen certificados SSL para garantizar un acceso cifrado y seguro. La seguridad de tus datos no es un problema si están en la nube.
Escalable, crece a medida que tu negocio lo hace
No tenemos la certeza de la velocidad a la que crecerá nuestro negocio, o incluso si en algún momento decrecerá, nuevas y diferentes funciones pueden aparecer en el camino y debemos estar preparados para ello. Un software de nómina en la nube es la solución para responder acertadamente a estos cambios en las necesidades de una empresa, la escalabilidad de este tipo de sistemas te permitirá tener mayor flexibilidad y capacidad de adaptación en el tiempo. Aumentar el número de usuarios, adicionar módulos, procesos, o aumentar la complejidad de los mismos es una posibilidad que te ofrece este tipo de software. Así mismo si en algún momento requieres disminuir cualquiera de esas características lo podrás hacer. Adecuar el sistema a cada momento en la curva de tu negocio es quizás de los beneficios preferidos por los usuarios.
Ahorro de tiempo
Además de pagar una fracción del costo en el que incurrirías al adquirir un software tradicional, al obtener un software en la nube ahorrarás tiempo en la implementación. Realizar la parametrización y posterior capacitación al personal en un software local puede tomar en promedio 90 días hasta que se pueda usar a satisfacción, en contraste, un producto en la nube le permite al usuario configurar y hacer pruebas del servicio en cuestión de minutos, disminuyendo considerablemente el desgaste del personal.
Actualización constante
Cuando adquieres un software de licencia con el tiempo tendrás que estar pendiente de sus actualizaciones para instalar nuevas versiones del mismo, si no lo haces quedarás estancado en el tiempo, un software en la nube tiene la posibilidad de estarse actualizando y mejorando continuamente, lo que garantiza estar siempre a la vanguardia, cumpliendo además con los cambios en la legislación local. Siempre tienes a tu disposición la última versión disponible.
Multiplicidad de usuarios
Optimizar el equipo de trabajo administrativo es clave en una empresa, simplificar tareas, optimizar procesos y automatizar otros aumentarán significativamente la motivación de los trabajadores y hará que se centren en generar valor e innovar. Un software de nómina en la nube no sólo es muy fácil de usar, también te permitirá el trabajo colaborativo, tener una o varias personas realizando cambios y transacciones de forma simultánea, con lo cual ya no tendrán que esperar a que otro termine para realizar tareas al mismo tiempo y además podrán ver los cambios que otro esté haciendo en tiempo real.
Aumento de eficiencia en procesos
Estos son algunos ejemplos de los procesos que podrás optimizar y mejorar con un software de nómina en la nube:
- Liquidación de novedades del periodo automáticamente
- Comunicación constante con cada empleado (Envío de comprobantes por correo, avisos etc)
- Generación de archivo plano para pagar en el banco.
- Generación de archivo plano para pago de la planilla de seguridad social.
- Liquidación de prestaciones sociales.
- Generación de reportes con información actualizada en el momento en el que lo requieras.
- Historial de pagos de la nómina y consultas en tiempo real.
Como has podido ver, tener un software de nómina en la nube trae diversas ventajas y garantiza la mejora en muchos procesos de tu negocio. Sabemos que las empresas que más se benefician son las pequeñas y medianas, ya que ahora tienen la posibilidad de utilizar modelos de negocio que hasta hace poco sólo estaban a mano de las grandes empresas. Sin lugar a duda, este servicio en la nube es una propuesta muy interesante, especialmente si gran parte del tiempo que le dedicas a tu negocio estás en constante movimiento o en cuarentena como pasó este 2020, es ahí en donde podrás sacarle provecho a las ventajas que trae para tu negocio tener la información en la nube. Deja el pasado y anímate a probarlo.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
