La facturación electrónica en Colombia ya es un hecho, ha cumplido su fase de implementación. A la fecha el país cuenta con más de 750.000 facturadores electrónicos, entre obligados y voluntarios que decidieron digitalizar sus procesos y hacer esta transición; la meta establecida por la Dian para el 2022 es superar los 800.000 empresarios facturando de esta forma.
Gracias a esta herramienta, se abren una gran posibilidad de trámites virtuales que puedes hacer, entre ellos habilitar la numeración de tu facturación electrónica en tiempo real, 24/7 y desde el lugar en el que estés, sin tener trasladarte a los puntos presenciales de servicio de la DIAN. En este artículo de Loggro te contaremos el proceso para esta habilitación y otros temas que te serán de gran utilidad.
¿Para quiénes va dirigido el trámite de habilitación de numeración de facturación?
Si aún no sabes si debes hacer este trámite, te contamos que este proceso va dirigido a todas las personas o compañías con calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, y que, por cualquier otro motivo legal, requieran expedir factura o documento equivalente en las operaciones que realizan.
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¿En qué consiste la habilitación de la numeración de facturación electrónica?
Para poder hablar de la habilitación es necesario halar de la autorización:
La autorización de facturación electrónica es un trámite administrativo exigido por la DIAN, a toda persona o empresa que este obligada a facturar. Este proceso consiste en el permiso que da la DIAN al solicitante para que éste pueda facturar acorde con una numeración consecutiva o rangos de números. Este proceso se debe hacer de acuerdo con la resolución de la DIAN número 0042 de 2020 a partir de su artículo 37.
Ahora bien, cuando se habla de habilitación de numeración de facturación electrónica, nos referimos a la solicitud de ampliación de rangos en previamente autorización o que no han sido utilizados. Este trámite debe realizarse 15 días antes de la fecha de vencimiento de la vigencia, mientras que la autorización es la solicitud de nuevos o ampliación de rangos consecutivos,
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Pasos y requisitos para habilitar la numeración de Facturación Electrónica
| Paso | Descripción |
|---|---|
| Inscripción en la DIAN | La empresa debe estar inscrita y actualizada en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN. |
| Acceso al módulo de numeración | Iniciar sesión en el portal de la DIAN y acceder al módulo de “Numeración de Facturación Electrónica” para solicitar la habilitación. |
| Solicitud de rangos de numeración | La empresa debe solicitar los rangos de numeración para facturación electrónica, especificando el prefijo y la cantidad de números requeridos. |
| Generación de facturas en formato XML | Asegurar que el sistema de facturación pueda generar facturas en formato XML, cumpliendo con el estándar de la DIAN. |
| Certificado Digital para firma electrónica | Adquirir un certificado digital autorizado para firmar electrónicamente cada factura y garantizar su validez. |
| Validación en tiempo real con la DIAN | Las facturas electrónicas deben ser enviadas y validadas en tiempo real con la DIAN antes de ser entregadas al cliente. |
| Control de consecutivos | Asegurarse de que el sistema maneje los consecutivos correctamente para evitar duplicaciones o saltos en la numeración. |
| Conservación de Facturas Electrónicas | Las facturas deben ser almacenadas digitalmente por un período mínimo de cinco años, garantizando su integridad y disponibilidad. |
¿También se pueden inhabilitar rangos de la numeración de facturación electrónica?
Si, este proceso también es posible. Se debe solicitar la inhabilitación de rangos sobrantes, los cuales no podrán ser utilizados una vez realizado el trámite en casos especiales de circunstancia exterior, imprevisible o inevitable, que sea de fuerza mayor, como, por ejemplo:
- Liquidación de la persona jurídica.
- Cese definitivo de actividades comerciales
- Cambio de sistema de facturación.
¿Cómo habilitar rangos de la numeración de facturación electrónica?
A continuación, te mostramos el paso a paso para realizar esta operación:
1. Ingresa al portal de internet www.dian.gov.co por los exploradores Mozilla o Chrome.
2. El proceso de autenticación implica que la DIAN tiene conocimiento previo sobre ti si eres persona natural o tu compañía, y del tipo de servicios disponibles para ella. Debes tener usuario registrado y habilitada tu cuenta, con esto haz clic en el icono de “Usuarios Registrados”,
3. Ingresa los datos de la cuenta de usuario registrada para el uso de los servicios en línea de la entidad.
4. Se visualiza la pantalla del menú inicial del sistema muisca, seleccione el icono numeración de facturación
5. Dé clic en la opción de Numeración de facturación
6. Nuevamente da clic en la opción numeración de facturación y despliega el menú
7. El sistema generará un aviso, información del contribuyente y recordatorio de vencimiento, sigue las instrucciones. Recuerda que, para solicitar la numeración de facturación, debes tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercios
8. Al ingresar por esta opción te debe aparecer un cuadro con el nombre: Autorizaciones pendientes a vencer, dependiendo si tiene autorizaciones próximas a vencer o no.
9. Selecciona la opción Habilitar Rangos, la siguiente solicitud de numeración de facturación, procede en los casos de Rangos previamente autorizados próximos a vencer y que no han sido utilizados
10. Se consulta por tipo de facturación, prefijo, establecimiento (Es necesario aclarar, que no se debe seleccionar el establecimiento cuando los rangos fueron expedidos por el anterior sistema fac 20)
11. Te debe salir un mensaje el cual le indica: seleccione la opción editar al final de la fila dale clic en el ícono del lápiz que te permitirá editar el rango.
12. Se habilita la casilla Rango Desde, allí digita el número consecutivo del rango de facturación.
13. Una vez se modifica el rango desde, ES IMPORTANTE que no olvides dar clic en el ícono (visto bueno) confirmar de color verde para aprobar el rango digitado. De lo contrario el sistema, retorna el rango inicialmente autorizado y consultado y habrás perdido la información que habías ingresado hasta acá.
14. Ahora, se selecciona el rango, presiona borrador y se genera un mensaje en el que te pregunta si confirmas la información del rango o rangos solicitados
15. En la parte inferior de la pantalla da clic en la opción ver documento y se descarga el formato 1302 en borrador. “Es importante verificar los datos de los rangos de numeración informados, con el fin de identificar cualquier error o modificación a que haya lugar, antes de firmar electrónicamente”.
16. Da clic en la opción Aceptar y selecciona el botón Definitivo
17. Automáticamente observarás en la pantalla la posibilidad de firmar electrónicamente (formato 1302)
18. Se genera el formato 1302 en definitivo, si se elige la opción ver documento.
19. Una vez le das clic en Aceptar, automáticamente remite a la pantalla solicitud de numeración de facturación, recuerda que el trámite no finaliza hasta que sea firmado el formato 1876 “Autorización de Numeración de Facturación” da clic en firmar formato 1876, para finalizar el trámite.
20. Automáticamente se observa la pantalla para firmar electrónicamente (formato 1876)
21. Da clic en ver documento 1876
22. Finalmente firmado el documento, se genera el documento oficial 1876 “Autorización de numeración de facturación” con la marca de agua transversal AUTORIZADO, el cual contiene la vigencia y los rangos habilitados en la hoja 2 y subsiguientes.
Habilitar la numeración de facturación electrónica es un paso esencial para cumplir con las regulaciones de la DIAN y garantizar que todas las transacciones comerciales se realicen de forma transparente y segura. Este proceso no solo facilita la gestión de facturas sino que también permite un mayor control fiscal y optimización administrativa.
Implementar un sistema que automatice la habilitación y generación de estas facturas es fundamental para cualquier empresa que busque eficiencia y cumplimiento normativo en sus operaciones diarias. Usar una solución como la que ofrece Loggro facilita el proceso, asegurando un cumplimiento preciso con la normativa y una gestión de facturación simplificada.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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